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GPEC : quels sont les outils principaux pour une mise en place efficace ?

GPEC : quels sont les outils principaux pour une mise en place efficace ?

7 Déc, 2020

La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) est un bon moyen pour réaliser des stratégies de développement de la société. Elle permet en d’autres termes d’anticiper des problématiques à venir telles que des évolutions internes (liées à l’entreprise) ou externes (liées à l’environnement). Ainsi, la GPEC permet d’anticiper le manque de compétences pour un poste, de favoriser l’engagement des salariés dans leur évolution professionnelle ou encore de développer les compétences des salariés. Elle aura pour but de déterminer un plan d’action pour faire face aux évolutions d’effectifs, des emplois et des compétences tout en gardant en mémoire les besoins de l’entreprise.

Il est également important de préciser que le code du travail impose aux entreprises d’au moins 300 salariés et aux entreprises communautaires d’au moins 150 salariés, l’obligation de négocier sur la GPEC tous les 3 ans avec les partenaires sociaux comme le CSE.

Afin de réaliser une GPEC digne de ce nom, plusieurs outils sont utilisés. Certains permettent de faire le point actuel sur la situation de l’entreprise et d’autres de réaliser les stratégies internes d’entreprise ou d’anticiper les futurs évènements de l’environnement externe.

1. Quels sont les outils pour préparer l’élaboration de la GPEC ?

 

Il est important, avant de concevoir la GPEC, de faire un point sur la situation actuelle de la société. C’est sur cette base que vous pourrez construire et développer votre GPEC.

Ainsi, il est obligatoire de connaître les compétences que possèdent vos collaborateurs vis-à -vis des objectifs fixés. Voici quelques outils permettant cela :

  • L’organigramme : tout simplement une représentation visuelle des différents services et de la répartition des salariés de votre entreprise. Vous verrez d’un seul coup d’œil les liens hiérarchiques entre les services, les métiers. L’organigramme peut vous servir de complément pour identifier les compétences en place et celles à acquérir.
  • La cartographie des compétences : une description détaillée des compétences techniques et comportementales peut vous être d’une grande aide, par exemple, pour savoir quel salarié possède tel type de compétence pour son métier. Vous vous rendrez vite compte quelle compétence un collaborateur doit acquérir.
  • La fiche de poste : ceci fait écho à la cartographie des compétences, mais cette fois-ci par métier. Vous connaîtrez les besoins en termes de compétence pour un métier mais également les fonctions du poste, le statut. Il pourra en découler des formations à planifier pour les collaborateurs occupant le poste, voire pour de futurs recrutements.


Ainsi en combinant ces trois outils vous pourrez visualiser la situation actuelle de votre société : la répartition des collaborateurs selon les services, les compétences requises pour le poste et les compétences actuelles que possède le collaborateur. Vous pourrez vous servir de cette base pour savoir dans quelle direction vous rendre. Cela vous permettra de savoir quelles compétences manquent à tel collaborateur et comment évoluer ou améliorer certains postes. D’autres outils GPEC existent pour élaborer et réaliser vos objectifs.

2. Quels sont les outils de la GPEC pour sa réalisation et sa mise en place ?

Plusieurs outils sont disponibles pour pouvoir accéder à vos objectifs. Ces outils vous serviront à l’amélioration de vos services, de vos postes, de l’évolution professionnelle du collaborateur. Un suivi régulier sera donc à assurer pour avoir toutes les clés en main. Voici quelques outils existants permettant cela :

 

  • Les entretiens annuels d’évaluation : vous pourrez évaluer les compétences de vos collaborateurs liées à leurs postes de travail. Ce sera l’occasion de faire le point sur l’évolution de ces compétences année par année. Vous pourrez donc dégager d’éventuelles perspectives d’évolution de poste et des besoins en formation. Cela vous permettra de vous projeter vers l’avenir et de définir de nouveaux objectifs à atteindre. Profitez de ce rendez-vous pour gérer les compétences en fonction des besoins de l’entreprise et des salariés.
  • Les entretiens professionnels : autre optique, ici le collaborateur et le salarié pourront partager ensemble sur le parcours du collaborateur et de ses perspectives d’avenir : promotion, évolution du poste, etc. 
  • Le plan de formation : c’est un des principaux outils de la GPEC. Il vous permettra de planifier l’ensemble de vos formations pour vos collaborateurs. C’est via les formations que vos collaborateurs connaîtront de nouvelles compétences utiles à leur poste.

3. La formation, un outil clé de la GPEC ?

La formation professionnelle permet d’enchérir vos collaborateurs de savoir-faire et de compétences. Le collaborateur approfondira ses compétences et ainsi il gagnera en productivité. Il pourra notamment apprendre diverses techniques qui lui permettront d’optimiser son travail, son temps voire développer une meilleure organisation. En effet, le monde du travail évolue, la science évolue et donc de nouvelles techniques apparaissent. Il est primordial que vos collaborateurs puissent s’enrichir de ces nouvelles techniques pour que votre société soit au top niveau.

 

De plus, le collaborateur se sentira évoluer, pourra s’épanouir et vous le stimulerez via les formations. Il sera plus engagé dans son travail et donc naturellement le bénéfice s’en ressortira. Ainsi grâce aux formations, votre société pourra répondre plus efficacement aux stratégies imposées.

4. Pourquoi utiliser un logiciel SIRH comme outil de la GPEC ?

Alors afin de mieux s’organiser, d’accéder aux informations essentielles, pourquoi ne pas utiliser un logiciel SIRH ? Cette pluralité d’informations peut être lourde pour les RH, et sans processus vous pouvez vite prendre du retard ou vous sentir débordé. Un logiciel SIRH permettra par exemple d’automatiser vos processus. Ne cherchez plus et accédez directement à l’information souhaitée.

Le logiciel isiRH permet de vous accompagner tout au long de votre GPEC en proposant les modules adéquats : plan de formation, pilotage des entretiens annuels et professionnels, gestion des compétences, fiche de poste. Cela vous permet de faire les bons choix sur vos stratégies d’entreprise mais également d’élaborer ces stratégies avec plus d’efficacité, que ce soit en termes de temps ou de charge cognitive.

Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur le logiciel isiRH, n’hésitez pas à demander une démonstration gratuite du logiciel. Un consultant pourra répondre à toutes vos questions et vous aider dans votre projet de mise en place.

A propos de l’auteur :

Jonathan Roggiani

Rédacteur web

isiRH

Attiré par les relations humaines, le domaine de l’informatique et le désir d’apprendre.

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