Saisie du temps de travail

Simplifier la gestion du temps de travail et les saisies tout en allégeant la charge de travail des collaborateurs. Le collaborateur pourra entrer ses temps de travail et consolider ses activités en quelques minutes et le manager validera en quelques clics tout en ayant une visibilité sur les actions menées par son équipe. 

illustration saisie temps travail

Les points forts du module

processus validation

Des processus de validation personnalisés

Adaptez les processus de validation à chaque saisie de temps et organisez les processus sur un ou plusieurs niveaux. Ainsi, les managers et/ou le service RH et.ou la direction pourront examiner et approuver les feuilles de temps en quelques clics grâce à un système d’alerte par mail et des relances de validations non traitées.

visibilite rh

Une visibilité sur les indicateurs RH des temps de travail

Des exports personnalisés sur les temps travaillés sont générés en Excel : temps de travail des équipes, temps de travail par établissement, temps passé sur des projets…Toutes les données de temps de travail sont exportables en cas de contrôle et peuvent être analysées à tout moment.

saisie facilite

Une saisie pour le collaborateur en quelques clics

Saisir son temps de travail ne prend plus une éternité. Grâce aux raccourcis sur son accueil et des feuilles de temps pré-remplies sur une base administrative, le collaborateur passe quelques minutes sur la déclaration de ses temps.

consolidation automatique

Une consolidation automatique des temps de travail

Une fois la feuille de temps validée, la durée du temps de travail et les heures supplémentaires payées remontent automatiquement dans le tableau consolidant l’ensemble de vos éléments variables de paie.

illustration saisie temps travail

Les différents modules

saisie temp travail

Saisie des temps de travail

forfait jour

Forfait jour

heures supplementaires

Heures supplémentaires et compteur de temps

compte rendu activite

Compte-rendu d’activité

indicateur rh

Indicateurs RH

Alléger la saisie des temps de travail des collaborateurs

Suivez quotidiennement les heures de travail de vos employés. Approuvez ou rejetez leurs feuilles de temps pour mieux gérer la productivité des employés et consolider automatiquement les temps des salariés dans vos variables de paie.

Pour simplifier la saisie des collaborateurs, les feuilles de temps hebdomadaires seront pré-remplies avec les horaires de travail du collaborateur et les absences, jours fériés et jours de télétravail remontent automatiquement.

Il ne reste plus qu’à saisir les potentiels écarts de temps travaillés. De plus, le collaborateur peut saisir son temps sur des affaires, des projets ou des tâches créés en amont afin d’affecter son temps de travail sur ces missions.

Dernier point. Ces feuilles de temps sont entièrement personnalisables. Vous pouvez choisir d’ajouter ou de retirer des informations à compléter lors de la déclaration du temps de travail par le collaborateur.

saisie temps travail digital
detail forfait jour

Suivre les cadres au forfait jour efficacement

Sans outil numérique, il est compliqué de suivre les salariés au forfait jours qui sont libres d’organiser leur temps de travail comme ils le souhaitent. Or, l’employeur doit assurer un suivi de leur temps de travail. En effet, il doit vérifier le respect du forfait-jours et du temps de repos légal.

Gérez efficacement le suivi des forfaits jours avec des récapitulatifs et une gestion des temps de repos automatique sur isiRH. De plus, simplifiez cette gestion avec une automatisation du forfait jours basé sur les jours de présence et d’absences et avec des circuits de validation automatique.

Gérer les heures supplémentaires et les compteurs de temps

Le calcul des majorations et du nombre d’heures supplémentaires se fait automatiquement suite à la saisie du collaborateur. Ainsi, les heures supplémentaires remontent en paie ou remontent dans les compteurs de temps appropriés.

De plus, le logiciel propose une gestion des heures supplémentaires compensées optimisée afin de permettre aux collaborateurs de suivre leurs compteurs de temps (repos compensateur, jours de repos) et de saisir des absences en piochant dans le compteur de temps souhaité.

depot heures supplementaire
compte rendu activites

Suivez les temps de travail sur des projets avec le compte-rendu d’activité

Afin de suivre le temps affecté sur des projets, des affaires et facturer les clients associés, les managers planifient les affaires sur lesquels les collaborateurs doivent travailler et, tous les mois, les collaborateurs éditent un compte rendu d’activité pour valider les temps de travail effectués sur les affaires, les projets.

Ainsi, vous pourrez visualiser le temps passé sur chaque projet et le suivi des coûts prévisionnels et des coûts réels. Les comptes rendus d’activité sont éditables au format PDF afin de les partager en un clic avec un tiers, comme un client pour la facturation par exemple.

Analyser les indicateurs RH sur les temps de travail avec des rapports complets

isiRH possède un module de reporting afin d’exporter les données de temps de travail en cas de contrôle et de procéder à des analyses poussées. Créez des rapports personnalisés selon les collaborateurs, les services, les projets et une période donnée et téléchargez des synthèses des heures travaillées des collaborateurs.

Le module de reporting vous permet également de vérifier rapidement si les collaborateurs ont bien saisi leur temps de travail ou s’ il y a des saisies manquantes.

rapport rh tableau

FAQ sur la saisie des temps de travail

Quels sont les temps de travail traités par isiRH ?

isiRH gère les forfaits jours, les forfaits heures, les temps de travail hebdomadaires avec le traitement des heures supplémentaires payées ou compensées, les heures de nuit, les comptes-rendus d’activité sur les projets facturables ou non et les temps passés sur les projets.

Aucun des collaborateurs n’a accès à un poste de travail pour saisir une fiche de temps. Comment puis-je faire sur isiRH ?

Les managers ou le service RH ont la possibilité de saisir les feuilles de temps sur isiRH pour les collaborateurs. Le collaborateur peut garder l’habitude de saisir ses heures travaillées sur papier. Le manager aura plus qu’à saisir les heures travaillées ou vérifier la remontée automatique des heures travaillées par défaut sur le logiciel et valider les temps de travail.

FAQ
portail RH illustration

Commençons ensemble ! Prêt à rendre easy vos RH ?

 Tout savoir sur la saisie des temps de travail 

Les entreprises ont l’obligation légale de suivre les temps de travail des collaborateurs. La gestion du temps de travail doit être efficace. Cela peut passer par la saisie du temps de travail pour avoir des preuves en cas de contrôle sur  les directives relatives à la durée maximale du travail, aux limites entre travail de jour et éventuellement travail du soir, heures de nuit,…etc. 

En effet, sur la base de l’ordonnance 1 de la loi sur le travail, l’employeur doit enregistrer et conserver pendant cinq ans la durée quotidienne et hebdomadaire du travail avec le début du travail, les pauses, la fin du travail, le travail en dépassement d’horaire ainsi que les heures de pause de compensation de ses collaborateurs. Cependant, si cela est mentionné dans la convention collective de votre entreprise, vous pouvez renoncer à la saisie du temps de travail.

La saisie du temps de travail peut être réalisée par les salariés eux-mêmes ou par des managers par exemple. Dans le cas où le salarié est autonome, il remplit une feuille de temps avant l’envoi des variables de paie et le manager valide à la suite que les temps déclarés sont bien les temps effectués. L’avantage pour le salarié est de déclarer ses heures, et si forte charge de travail il y, des heures supplémentaires peuvent alimentées un compteur de repos ou être ajoutées à la rémunération de celui-ci. 

Un logiciel de gestion du temps et des activités, aussi appelé logiciel GTA, permet de simplifier cette saisie pour le collaborateur et d’automatiser la validation par les managers. Le logiciel s’adapte à vos règles de gestion des heures supplémentaires et à votre saisie de temps du simple relevé d’heures hebdomadaires à l’annualisation du temps de travail en passant par de la saisie analytique sur des projets.

Lors de la saisie par le collaborateur, ses horaires de travail sont déjà pré-remplis en fonction du contrat de travail avec des horaires par défaut. Il ne lui reste plus qu’à qu’à valider en un clic ses horaires de travail de la journée ou, de modifier les horaires si le temps de travail s’écarte des horaires habituels. Suite à cette saisie, les temps de travail sont soumis à validation aux managers et/ou à un autre service si nécessaire. Les processus de validation sont adaptables à votre fonctionnement.

Un logiciel de saisie du temps de travail gère la dernière étape du processus : l’envoi des temps de travail vers la paie. L’ensemble des temps saisies par les collaborateurs et validés par les managers remontent sur les variables de paie et le calcul des heures supplémentaires est fluidifié. En effet, les heures payées ou à récupérer sont calculées automatiquement selon vos règles de gestion des seuils de majoration et de récupération. Les heures compensées remontent dans les compteurs de temps associés et les collaborateurs peuvent piocher dans ses compteurs lors d’une demande d’absence.

Ainsi, l’ensemble des éléments variables de paie (EVP) liés à la gestion du temps de travail sont centralisés automatiquement dans un module dédié. Il ne reste plus qu’à envoyer l’ensemble des EVP vers son logiciel de paie pour préparer la paie à la fin du mois. 

Tout savoir sur