Notes de frais 

Gérez l’ensemble des notes de frais de l’entreprise et laissez la possibilité aux salariés de saisir des notes de frais afin de se faire rembourser des frais engagés pour les besoins de l’entreprise.

Tâche chronophage, automatisez la validation grâce à des notifications automatiques et évitez les erreurs en paie ou lors de remboursements avec un suivi efficace. C’est le moment de fluidifier et de fiabiliser la gestion des notes de frais avec isiRH.

illustration note frais

Les points forts du module

gain de temps

Un gain de temps sur la gestion quotidienne

Dématérialisez la gestion des notes frais vous permet de gagner du temps sur la saisie, sur la validation et d’avoir une vision globale et analytique en centralisant toutes les informations en un seul endroit et l’historique des opérations effectuées. Fini le papier, place à la dématérialisation !

automatisation variable paie 2

Le respect de votre politique de gestion des notes frais

Remboursements des abonnements mensuels de vos collaborateurs, plafonds, forfaits, déduction d’un ticket restaurant, gestion des invités, montant de prise en charge…Vos règles de gestion des notes de frais sont appliquées automatiquement lors de la saisie par le collaborateur.

validation simple

Une validation simplifiée et personnalisée

Une fois les notes de frais du mois signées par le collaborateur, les managers peuvent vérifier, valider ou invalider celles-ci en quelques clics. Il suffit de configurer la validation selon vos processus. Petit plus sur ce module, vous pouvez mettre en place une validation selon le montant de la note de frais.

mensualite note frais

Une imputation sur des projets/affaires

Imputez un projet/une affaire sur chaque note de frais et calculez les dépenses dérivées sur chaque projet. Ainsi, vous pouvez calculer la rentabilité, voire facturer les frais à un client et suivre le coût global du projet en intégrant les frais professionnels comme les notes de frais.

illustration note frais

Les différents modules

mes notes frais

Mes notes de frais

suivi note frais

Suivi des notes de frais

type notes frais

Types de notes de frais

export sepa

Export SEPA

export

Export Excel

Saisissez une note de frais en quelques clics

Suivez la saisie des notes de frais de vos collaborateurs via des tableaux de bord complets et évitez les retards en paie ou en virement SEPA. Vérifiez les documents et les montants pour ne pas dépasser les forfaits mensuels attribués à chaque type de notes de frais. En cas de contrôle, exportez facilement les remboursements passés et l’ensemble des justificatifs en un clic.

De plus, suivez les notes de frais par nature de frais, par client, par projet, par équipe ou encore par salarié avec un système de recherche performant sur isiRH pour catégoriser et analyser les frais précisément.

depot note frais
note frais liste

Optimisez le suivi de vos notes de frais

Suivez la saisie des notes de frais de vos collaborateurs via des tableaux de bord complets et évitez les retards en paie ou en virement SEPA. Vérifiez les documents et les montants pour ne pas dépasser les forfaits mensuels attribués à chaque type de notes de frais. En cas de contrôle, exportez facilement les remboursements passés et l’ensemble des justificatifs en un clic.

De plus, suivez les notes de frais par nature de frais, par client, par projet, par équipe ou encore par salarié avec un système de recherche performant sur isiRH pour catégoriser et analyser les frais précisément.

Configurez les différents types de notes de frais de votre entreprise

Chaque entreprise possède sa propre politique de gestion des notes de frais. Tout cela est adaptable et personnalisable sur isiRH. Vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter simplement les types de notes de frais qui seront utiles à vos collaborateurs.

Configurez les seuils de remboursement, des forfaits spécifiques (midi, téléphone…) et des sous-types de notes de frais (essence, diesel…) pour différencier les paramétrages en fonction de la nature de la dépense. Plafonnez certains types de dépenses pour respecter la rentabilité de votre entreprise.

configuration type note frais
fichier export sepa

Générez facilement le fichier SEPA pour votre banque

Disposez d’un fichier de virement SEPA à transmettre à votre banque pour les notes de frais qui ne sont pas remboursées en paie.

Exportez simplement le fichier de virement SEPA de toutes les notes de frais validées pour l’envoyer directement à votre banque et procédez au remboursement rapidement.

Simplifiez la gestion comptable des notes de frais

Générer un fichier compatible avec votre logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses de votre entreprise sur une période donnée. Les dépenses sont imputées analytiquement pour une remontée détaillée en comptabilité.

De plus, avec un processus de validation automatisé et en masse des notes de frais, la gestion comptable de votre entreprise est simplifiée. Ainsi, une fois les notes de frais validées, exportez facilement les dépenses vers votre logiciel comptable sans ressaisie.

export excel complet

FAQ sur les notes de frais

Peut-on limiter les dépenses sur un type de notes de frais ?

Tous les types de notes de frais sont configurables selon vos règles de gestion. Vous pouvez créer un plafond en définissant un montant maximum possible à déposer, le pourcentage de remboursement de chaque type pour faciliter vos calculs de remboursements et le montant maximal pris en charge par votre entreprise.

Les notes de frais peuvent-elles être intégrées au logiciel de paie?

Vous pouvez configurer chaque type de notes de frais avec l’intitulé et le code paie du logiciel de paie afin que chaque note de frais remontent correctement sur le logiciel de paie à la fin du mois lors de l’envoi de variables de paie à votre cabinet comptable ou à votre service paie. 

Et pour les repas professionnels ?

Vous avez la possibilité de décompter les tickets restaurants par rapport à une note de frais et de demander au collaborateur, lors de la saisie d’une note de frais “Restaurants” d’indiquer les personnes invitées comme des clients ou des collègues invités au repas. 

FAQ
portail RH illustration

Commençons ensemble ! Prêt à rendre easy vos RH ?

Tout savoir sur les notes de frais

Les notes de frais sont des factures et des justificatifs permettant aux salariés de se faire rembourser des frais engagés de leurs poches pour les besoins de leur entreprise. Généralement, il s’agit de frais de déplacement ou de logement, de repas d’affaires ou de stationnement.  

Dans quel contexte, ces notes de frais doivent-elles intervenir ? Les entreprises envoient leurs salariés en mission, ce qui les amènent à prendre le train, dormir à l’hôtel, déjeuner avec des clients au restaurant, etc. Lorsque la somme d’argent n’a pas été avancée par l’entreprise ou que les RH n’ont pas pris en charge les réservations, le salarié veille à garder les justificatifs des sommes d’argent dépensées pour se les faire rembourser en tant que notes de frais.

L’établissement des notes de frais dépend ensuite de la politique de gestion des notes de frais de l’entreprise. L’employé remplit une fiche matérialisée ou dématérialisée résumant les dépenses engagées auquel il joint les justificatifs. Cette fiche standard est différente selon les entreprises. Généralement, l’employé indique la date et le montant des frais, cadre de sa mission et éventuellement le nom de prestataire. Selon une étude réalisée par HRS et la fondation GBTA, le temps de création d’une note de frais pourrait aller jusqu’à 20 minutes. Lorsqu’un salarié revient de voyage d’affaires avec de nombreux justificatifs à rassembler, ces minutes se transforment vite en heures…

Les salariés soumettent ensuite leurs notes de frais au service administratif. Parfois, les gestionnaires sont amenés à corriger ces notes de frais et à les signaler à leurs employés. Sans l’utilisation d’un outil SIRH, cela implique plusieurs échanges par email faisant perdre un temps précieux aux deux parties. Une fois validée, la note de frais est enregistrée dans les systèmes informatiques de l’entreprise pour enclencher le remboursement. Le traitement manuel des notes de frais prend beaucoup de temps. 

De plus, la gestion des notes de frais est une tâche pénible et chronophage que ce soit pour l’employé ou l’employeur. Par ailleurs, beaucoup d’entreprises réalisent encore la gestion des notes de frais de façon manuelle ou via de simples tableaux Excel. C’est une perte de temps et d’argent considérable. De plus, les entreprises s’exposent à des sanctions si la réglementation n’est pas respectée ou si des justificatifs se trouvent égarés. Ces variables de paie sont à ne pas oublier dans les bulletins de paie et le stockage de ces documents en cas de contrôle.

Un logiciel de gestion de notes de frais vous permet d’automatiser et dématérialiser le traitement de vos notes de frais. Il vous suffit de configurer les différents types de notes de frais que votre entreprise prend en charge (repas professionnels, transports en communs, fournitures, logements,…), les devis de dépense et le montant à rembourser (pourcentage de TVA récupérable, maximum pris en charge,…). Vos collaborateurs pourront facilement prendre en photo leur justificatif et, avec la reconnaissance OCR, les champs se rempliront en quelques secondes. Tous les calculs sont alors effectués par le logiciel qui fera remonter le montant final à valider par le responsable. Vous pourrez ainsi assurer le respect de votre politique de gestion des notes de frais. En effet, si les notes de frais ne respectent pas vos règles de gestion, au moment de la saisie, elles ne pourront être saisies par le collaborateur et ne passeront pas par le circuit de validation afin d’éviter tout dépassement de budget.

De plus, vous pouvez effectuer une analyse des dépenses professionnelles de vos salariés afin d’harmoniser votre politique de frais. Évaluez le montant moyen des notes de frais afin de cibler les éventuelles corrections à apporter, les montants déclarés par les salariés étant différents selon leur métier et le secteur d’activité de votre entreprise. Évaluez les dépenses liées à des projets ou à des clients avec l’imputation possible sur des projets.

Enfin, avec un logiciel de gestion des notes frais, vous évitez les ressaisies et les risques d’erreurs avec un export des données vers le logiciel de comptabilité

Cette automatisation offre plus de confort à l’utilisateur et au service RH avec une saisie rapide et une validation organisée. La validation peut compter plusieurs niveaux et peut être configurée selon des barèmes de validation. De 0 euros à 300 euros, seuls les managers valident et dès que cela dépasse 301 euros, un double niveau peut être mis en place pour intégrer le service financier dans la validation.

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