Gestion du parc de véhicules et du matériel

Centraliser la gestion du parc de véhicules et du matériel de l’entreprise

La centralisation de la gestion du parc de véhicules et du matériel permet un meilleur suivi et une optimisation des coûts.

Facilitez les missions de vos collaborateurs des rappels automatiques et disposez d’une visibilité générale sur votre parc de véhicules et votre gestion du matériel en ligne.

un logiciel gta pour gerer les temps de travail et les projets

Gestion du parc de véhicules

  • Accéder au listing de votre flotte de véhicules et leurs caractéristiques
  • Gérer les entretiens de vos véhicules et les alertes relatives aux entretiens à venir
  • Suivre les prêts de véhicules de vos collaborateurs
  • Accéder à l’historique de réservation et des attributions d’un véhicule 
  • Mettre en place rapidement un plan d’actions préventives ou correctives pour prévenir ou gérer les sinistres de vos véhicules
  • Faciliter la déclaration d’anomalies par vos collaborateurs
  • Suivre les contrôles réglementaires à réaliser

Gestion du matériel

  • Accéder au listing du matériel de l’entreprise 
  • Planifier et suivez les entretiens du matériel et soyez alerté des entretiens à venir
  • Suivre les prêts et les réservations de matériels
  • Mettre en place rapidement des plans d’actions préventives ou correctives pour prévenir ou gérer les sinistres de votre matériel 
  • Suivre les contrôles et les objectifs des contrôles réglementaires
  • Contrôler facilement les charges financières et la gestion des E.P.I et E.P.C
  • Gérer les commandes d’achats des E.P.I et leur location

Gestion des réservations de ressources

  • Créer une liste de ressources disponibles à la réservation pour les collaborateurs  : salles, équipements spécifiques, matériel bureautique…
  • Gérer les réservations de véhicules, matériels ou autre ressource sur un planning
  • Éviter tout doublon de réservations avec un planning accessible à tous 
  • Accédez à l’historique de réservation sur chaque véhicule et matériel et sur les ressources disponibles à la réservation

Gestion du parc de véhicules

  • Accéder au listing de votre flotte de véhicules et leurs caractéristiques
  • Gérer les entretiens de vos véhicules et les alertes relatives aux entretiens à venir
  • Suivre les prêts de véhicules de vos collaborateurs
  • Accéder à l’historique de réservation et des attributions d’un véhicule 
  • Mettre en place rapidement un plan d’actions préventives ou correctives pour prévenir ou gérer les sinistres de vos véhicules
  • Faciliter la déclaration d’anomalies par vos collaborateurs
  • Suivre les contrôles réglementaires à réaliser

Gestion du matériel

  • Accéder au listing du matériel de l’entreprise 
  • Planifier et suivez les entretiens du matériel et soyez alerté des entretiens à venir
  • Suivre les prêts et les réservations de matériels
  • Mettre en place rapidement des plans d’actions préventives ou correctives pour prévenir ou gérer les sinistres de votre matériel 
  • Suivre les contrôles et les objectifs des contrôles réglementaires
  • Contrôler facilement les charges financières et la gestion des E.P.I et E.P.C
  • Gérer les commandes d’achats des E.P.I et leur location

Gestion des réservations de ressources

  • Créer une liste de ressources disponibles à la réservation pour les collaborateurs  : salles, équipements spécifiques, matériel bureautique…
  • Gérer les réservations de véhicules, matériels ou autre ressource sur un planning
  • Éviter tout doublon de réservations avec un planning accessible à tous 
  • Accédez à l’historique de réservation sur chaque véhicule et matériel et sur les ressources disponibles à la réservation

gestion du temps de travail et suivi des projets avec un logiciel sirh

Des avantages pour tous !

Collaborateur

 

  • Être sensibilisé.e à l’entretien et au soin des véhicules et du matériel de la société
  • Prévenir le gestionnaire de la flotte de véhicules ou le service concerné à la moindre anomalie
  • Être sensibilisé.e à l’éco-conduite
  • Réaliser des demandes de réservation de véhicule, de matériel ou d’une ressource spécifique comme une salle en quelques clics 
  • Disposer d’un QR code pour son véhicule afin d’accéder rapidement aux caractéristiques et aux entretiens

Manager

 

  • Attribuer les véhicules rapidement à vos collaborateurs pour leurs déplacements
  • Consulter rapidement le listing du matériel attribué à un collaborateur
  • Déclarer les anomalies des véhicules ou de matériel de son équipe
  • Identifiez les véhicules ou le matériel sans erreur possible grâce à des QR codes.

Gestionnaire de flotte

 

  • Restez informés sur les besoins de véhicules des collaborateurs
  • Maîtriser les réservations et les charges financières 
  • Gérer les problématiques en mettant en place des plans d’actions
  • Garder un oeil sur les entrées et sorties des véhicules et du matériel
  • Générer un QR code pour chaque véhicule ou matériel et accéder instantanément à l’ensemble de ses caractéristiques et des entretiens en cours

Tout savoir sur la gestion du parc de véhicules et du matériel

Pourquoi est-ce important d’avoir une gestion du parc de véhicules et du matériel ?

Le parc de véhicules et la gestion du matériel dans une entreprise sont deux missions essentielles qui nécessitent une gestion précise pour éviter les coûts supplémentaires et optimiser les charges relatives. Par exemple, les coûts d’achats et les coûts de maintenance sont des coûts qui ne sont pas minimes et doivent être réfléchis en tant qu’investissement financier. 

De plus, il est important de définir une charte automobile pour définir les règles d’utilisation et d’entretien des véhicules. On peut alors proposer aux collaborateurs un catalogue de véhicules pré-sélectionnés en fonction de leurs droits et besoins. La gestion du matériel, elle, vise à garantir la fiabilité, la disponibilité et la conformité du parc de machines ou de matériel de l’entreprise tout en appliquant une démarche de rentabilité

Un logiciel SIRH permet de lister les points importants des différents véhicules de votre société, que ce soit au niveau juridique ou sur l’état général de celui-ci (contrôle technique, carte grise, certificat d’assurances, contrat de location…etc). Une bonne gestion de ceux-ci permet de faciliter leurs entretiens et d’optimiser le temps que vous leur consacrez.

Quels sont les différents types de suivi sur les véhicules ?

 

Le suivi de véhicules le plus répandu et le plus efficace utilise le système de GPS intégré dans la plupart des véhicules actuels. Le système récupère alors les données de géolocalisation et les envoie au gestionnaire de données pour les traiter. Couplé avec un logiciel de gestion du parc de véhicules, il est ensuite possible d’enregistrer l’attribution des véhicules aux collaborateurs ou de rendre réservable un ou plusieurs véhicules du parc de véhicules. De ce fait, vous pourrez obtenir automatiquement l’historique des réservations et des attributions de vos véhicules.

Grâce à un logiciel de gestion des véhicules, la dématérialisation de la gestion d’un véhicule permet de renseigner toutes les informations essentielles de celui-ci : carte grise, immatriculation, type de véhicule, modèle,…etc. Dans le cadre de gestion d’indemnités kilométriques, vous pourrez également renseigner la puissance fiscale et l’estimation annuelle. Cela permettra aux collaborateurs, lorsqu’ils saisiront leur trajet, d’avoir le nombre de kilomètres parcouru et la prise en charge calculés automatiquement en fonction du barème kilométrique de l’URSSAF  renseigné en amont.

Vous pourrez également planifier les entretiens à réaliser, définir le responsable de l’action et enregistrer les informations liées à l’entretien : date, prix, garage. Tout cela en ayant bien sûr planifié des alertes pour garder le contrôle sur le suivi de vos véhicules. 

Avec un logiciel comme isiRH, vous pourrez également enregistrer les véhicules de leasing. Ces véhicules auront une interface distincte afin de renseigner des informations complémentaires comportant le contrat de leasing : kilométrage contractuel, loyer mensuel, jour de facturation, date de réception du véhicule, date de fin, durée contractuelle, etc.

Comment suivre efficacement le matériel de l’entreprise ?

Il est important de centraliser l’ensemble des informations pour la gestion du matériel : caractéristiques, réservations, attributions, entretiens. Ce sont divers éléments souvent fastidieux à organiser lorsque l’on commence à avoir un listing de matériel conséquent.

L’idée d’un logiciel proposant la gestion du matériel est de pouvoir catégoriser vos matériels et générer des QR codes pour retrouver l’ensemble du matériel que vous avez intégré au logiciel. De plus, ce type de logiciel permet d’être alerté d’un entretien ou d’une anomalie sur le matériel afin d’intervenir rapidement. En effet, des alertes paramétrables vous sont envoyées automatiquement (échéances contrat, consommation, entretiens, …).

Programmez vos entretiens de matériels en définissant la date, le prix, les remarques, le fournisseur, et pourquoi ne pas les coupler aux alertes pour ne pas oublier les différentes opérations à effectuer sur vos matériels en désignant le vérificateur, le suivi n’en sera que plus amélioré pour votre gestion du matériel.

Il est également possible de planifier les vérifications périodiques de vos matériels, vous pouvez créer votre propre formulaire, attribuer un collaborateur à cette tâche et une fois les manipulations effectuées posséder un compte-rendu en PDF de la vérification périodique.

Dans le cadre d’équipement EPI ou EPC, le logiciel isiRH propose une fonctionnalité dédiée pour renseigner s’il y a une limite d’utilisation et si oui de combien d’heures et ainsi avoir le listing de la consommation des EPI, EPC et matériel pour un collaborateur. Ainsi, avec un logiciel de gestion du matériel, vous gagnerez du temps pour réaliser d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Parc de véhicules et gestion du matériel : QR Code késako ?

Le QR code est un type de code barre que vous pouvez scanner directement avec votre smartphone lorsque vous utilisez la fonctionnalité appareil photo.

Ce QR code sera donc à placer directement ou à proximité du véhicule ou du matériel. Une fois code scanné, ceci vous propose un lien vous permettant d’accéder directement à la fiche du matériel ou du véhicule comportant l’ensemble des informations nécessaires à tout moment. Pour plus de sécurité, les informations présentées sont uniquement consultables et non modifiables. De ce fait, vous n’êtes pas obligé de rechercher dans votre gestion du matériel ou dans votre parc de véhicules ce que vous souhaitez en utilisant les différents filtres proposés. En effet, il vous suffira de scanner le QR code pour directement y accéder sans faire de recherche. Le gain de temps est optimisé et engendrera une plus grande fluidité d’accessibilité à l’information.