Administration du personnel

Automatiser et simplifier votre administration du personnel

isiRH élimine les tâches administratives chronophages pour gagner du temps au quotidien et gérez les données de l’arrivée du collaborateur à son départ

administration du personnel
icone portail rh

Portail RH

  • Centralisez les données administratives de vos collaborateurs
  • Gérez les demandes administratives de vos collaborateurs
  • Dématérialisez tous les documents (bulletin de paie..) dans un coffre sécurisé
  • Automatisez le registre du personnel
  • Analysez les statistiques de l’entreprise grâce à une BDES complète

icone absences et congés

Gestion des absences et congés

  • Découvrez l’espace dédié au collaborateur pour faire ses demandes
  • Validez les congés de vos collaborateurs en quelques clics
  • Créez vos processus de validation sur-mesure
  • Accédez à un planning pour suivre précisément l’absentéisme des collaborateurs

icone onboarding

Onboarding

  • Renforcez l’engagement de nouvelles recrues
  • Anticipez l’arrivée du collaborateur au sein de son équipe avec un workflow de notifications
  • Générez le contrat de travail du collaborateur et signez-le en ligne
  • Numérisez une étape cruciale : le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur

icone visites médicales

Visites médicales

  • Planifiez les visites médicales de vos collaborateurs
  • Gérez les suivis médicaux particuliers
  • Soyez alerté.e par un système de notifications des renouvellements à effectuer

icone gestion de la paie

Gestion de la paie

  • Automatisez la récolte des éléments variables de paie
  • Centralisez les données paie sur un seul tableau récolte des EVP
  • Distribuez les bulletins de paie dans l’espace de chaque collaborateur
  • Connectez votre logiciel de paie ou celui de votre cabinet comptable avec isiRH

Télétravail

  • Déclarez les jours de télétravail selon la charte de télétravail de l’entreprise
  • Validez les jours de télétravail en quelques clics
  • Créez un processus de validation sur-mesure
  • Accédez à un planning pour suivre précisément le télétravail des collaborateurs

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Portail RH

  • Centralisez les données administratives de vos collaborateurs
  • Gérez les demandes administratives de vos collaborateurs
  • Dématérialisez tous les documents (bulletin de paie..) dans un coffre sécurisé
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  • Analysez les statistiques de l’entreprise grâce à une BDES complète

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  • Découvrez l’espace dédié au collaborateur pour faire ses demandes
  • Validez les congés de vos collaborateurs en quelques clics
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  • Accédez à un planning pour suivre précisément l’absentéisme des collaborateurs

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Onboarding

  • Renforcez l’engagement de nouvelles recrues
  • Anticipez l’arrivée du collaborateur au sein de son équipe avec un workflow de notifications
  • Générez le contrat de travail du collaborateur et signez-le en ligne
  • Numérisez une étape cruciale : le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur

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  • Planifiez les visites médicales de vos collaborateurs
  • Gérez les suivis médicaux particuliers
  • Soyez alerté.e par un système de notifications des renouvellements à effectuer

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Gestion de la paie

  • Automatisez la récolte des éléments variables de paie
  • Centralisez les données paie sur un seul tableau récolte des EVP
  • Distribuez les bulletins de paie dans l’espace de chaque collaborateur
  • Connectez votre logiciel de paie ou celui de votre cabinet comptable avec isiRH

Télétravail

  • Déclarez les jours de télétravail selon la charte de télétravail de l’entreprise
  • Validez les jours de télétravail en quelques clics
  • Créez un processus de validation sur-mesure
  • Accédez à un planning pour suivre précisément le télétravail des collaborateurs

Des avantages pour tous !

Collaborateur

 

  • Être autonome pour réaliser des démarches administratives comme une demande d’absences, de congés ou une déclaration de télétravail
  • Consulter ses compteurs de congés actualisés en temps réel
  • Accéder à ses informations personnelles, professionnelles et à ses documents en ligne : bulletins de paie, contrats de travail, arrêts maladie, convocation de visites médicales
  • Suivre un parcours d’onboarding à son arrivée dans l’entreprise
  • Déclarer ses jours de télétravail pour informer ses collaborateurs

Manager

 

  • Être informé lors d’une nouvelle demande administrative et pouvoir la traiter
  • Valider les demandes d’absences et de congés et les déclarations de télétravail de son équipe facilement
  • Consulter le planning de son équipe en ligne
  • Gérer la signature des contrats de travail de son équipe
  • Suivre le parcours d’onboarding des nouveaux collaborateurs
  • Relancer sur des actions non réalisées
  • Valider les jours de télétravail de son équipe 

Responsable RH

 

  • Centraliser les données salariales : dossier RH, contrat de travail, rémunération
  • Gérer les intérimaires 
  • Automatiser le registre du personnel de l’entreprise : historique des entrées et sorties actualisé en temps réel
  • Suivre les principaux indicateurs de l’entreprise via la base de données économiques et sociales
  • Accéder à des tableaux récapitulatifs
  • Être notifié des renouvellements à effectuer comme les visites médicales
  • Récolter, alimenter et envoyer les éléments variables de paie en toute simplicité
  • Suivre le télétravail de l’entreprise
  • Intégrer la charte de télétravail

Tout savoir sur la gestion administrative du personnel

Comment définir la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel, également appelée administration du personnel, regroupe les démarches administratives obligatoires et les procédures réglementaires d’un service ressources humaines en lien avec un collaborateur, de son arrivée à son départ de l’entreprise. Cette fonction traite de multiples problématiques qui sont indispensables à la vie de l’entreprise.

Quelles sont les missions d’un service RH en matière d’administration du personnel ?

Respecter et suivre la législation en vigueur

L’administration du personnel nécessite de respecter un cadre réglementaire. Il est donc essentiel de maîtriser la législation en vigueur et de pratiquer une veille réglementaire. Cette veille vous permettra d’adapter votre gestion administrative du personnel aux nouvelles dispositions légales adoptées par le gouvernement.

Gérer le personnel 

Le service RH doit également gérer la collecte et la mise à jour des données salariales et répondre aux demandes administratives de ses salariés comme les demandes de congés, le remboursement de frais professionnels, le prêt de matériel ou les souhaits de formation par exemple. Il faut également veiller au renouvellement des visites médicales du personnel.

L’administration du personnel doit être organisée. En effet, le service RH doit garantir le respect des obligations légales liées à l’exécution du contrat de travail d’un collaborateur : avant, pendant et après. En effet, il faut préparer tous les documents nécessaires à chaque étape comme la DPAE ou l’attestation employeur en cas d’expiration ou de rupture de contrat.

Gérer les absences des collaborateurs

La gestion des absences et congés des collaborateurs est une des missions essentielles d’un service RH en matière d’administration du personnel. De la gestion des compteurs de récupération des collaborateurs à la validation des absences et congés, ces tâches doivent être réalisées efficacement. 

Le solde des congés d’un collaborateur fait partie des informations les plus importantes pour lui. Cette information doit être accessible par le collaborateur à tout moment afin qu’il puisse s’offrir des jours de repos par exemple via une demande faite à son manager ou au service concerné. Le service RH doit suivre efficacement le cumul et le décompte des congés que ce soit des heures de récupération, des repos compensateurs, des RTT ou des congés payés.

Intégrer les nouvelles recrues

Dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur, son intégration, également appelé « onboarding« , doit être organisée afin de récolter les informations essentielles à une bonne gestion administrative du personnel

La première étape est la signature du contrat de travail du collaborateur par le collaborateur et son employeur. 

Ensuite, le service RH doit constituer le dossier RH, dit dossier du personnel, avec les informations essentielles sur le collaborateur : coordonnées, personnes à contacter en cas d’urgence, numéro de sécurité sociale, RIB, diplômes, permis, habilitations obtenues avant la poste, salaire à la prise de poste, adhésion à la mutuelle d’entreprise…Cette étape est déterminante pour une bonne gestion administrative du personnel par la suite.

Le nouveau collaborateur doit également prendre connaissance du règlement intérieur de l’entreprise et du livret d’accueil. Ces éléments doivent être fournis par le service RH.

Gérer les variables de paies

Parmi les obligations légales de l’employeur, la rémunération du personnel doit être assurée en toute conformité. Le service RH ou le gestionnaire de paie doit gérer le versement du salaire et la mise à disposition du bulletin de paie du collaborateur, par voie électronique ou voie postale. À cela peut s’ajouter la gestion des tickets restaurant. 

Pour assurer une paie en bonne et due forme, il faut à tout prix éviter les erreurs en paie. Le service RH ou le gestionnaire de paie est chargé de la récolte des éléments variables de paie, comme les absences ou les frais professionnels, et de la vérification de celles-ci avant l’envoi des éléments au cabinet comptable.

Étudier et analyser des indicateurs RH 

Le service RH doit pouvoir mesurer les performances de l’entreprise et des collaborateurs. Ainsi, il est nécessaire de créer des tableaux de bord RH avec des indicateurs comme le taux d’absentéisme, le coût de l’absentéisme ou encore la parité homme/femmes de l’entreprise.

Ces indicateurs doivent être actualisés afin de les communiquer lors d’une prise de décision concernant l’entreprise ou les collaborateurs.

Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion administrative du personnel ?

Un logiciel de gestion administrative du personnel permet l’automatisation des processus administratifs. L’objectif est d’alléger les lourdeurs administratives, de gagner du temps sur ces tâches chronophages et de se recentrer sur les missions RH à valeur ajoutée.

Il organise la gestion du personnel en centralisant les données salariales et les demandes administratives afin d’éviter des recherches interminables sur des tableurs Excel non mis à jour. Par conséquent, cela simplifie la collecte et la mise à jour des différents documents administratifs.

Côté collaborateur, ce type de logiciel permet de mettre à jour ses informations personnelles et professionnelles et de réaliser ses demandes administratives comme les demandes de congés dans un espace personnel dédié. Ainsi, le collaborateur gagne en autonomie et le service RH diminue son délai de traitement des demandes administratives.

Enfin, un logiciel de gestion administrative du personnel automatise plusieurs missions RH et administratives comme l’onboarding de nouveaux collaborateurs, la récolte des variables de paie et la publication des bulletins de paie dans un espace dédié au collaborateur.

Pour conclure, un logiciel de gestion administrative du personnel réduit de manière importante votre charge de travail en termes d’administration du personnel, rendant celle-ci bien moins pesante au quotidien.

Comment un logiciel de gestion administrative du personnel accompagne les managers dans leur rôle de RH ?

Accompagner les managers dans leur rôle RH est un enjeu essentiel pour le service des ressources humaines afin de déléguer un maximum de processus administratifs et RH. 

Un logiciel de gestion administrative du personnel permet de gérer les validations des absences et congés de son équipe, de gérer les demandes administratives quotidiennes et de gérer l’onboarding des nouveaux collaborateurs de son équipe. 

Ainsi, plusieurs processus de gestion administrative du personnel peuvent être délégués aux managers pour permettre d’alléger le travail du personnel RH. Par conséquent, le manager devient un relais pour le service RH auprès des collaborateurs.