Portail RH

Le portail RH permet à votre service RH de stocker les données de vos collaborateurs en toute sécurité et de faciliter la gestion des demandes administratives pour tous.

Les points forts du module

Un espace collaborateur

Chacun de vos collaborateurs possède un espace qui leur est dédié sur isiRH. Ils pourront mettre à jour leurs informations personnelles et professionnelles, faire leurs demandes administratives et récupérer leurs documents administratifs.

Une gestion des contrat de travail rapide et sécurisée

Fini les documents papier, les feuilles volantes et les nombreuses demandes administratives à traiter. Désormais, vous pouvez gérer tous les contrats de vos collaborateurs et dématérialiser la signature du contrat directement sur le logiciel.

Un coffre sécurisé

Donnez accès aux différents documents professionnels et confidentiels de vos collaborateurs dans un espace de stockage dédié comme les contrats de travail et les bulletins de paie. Chacun possède un coffre sécurisé où il retrouvera tous ses documents.

Une gestion des demandes administratives efficace

Toutes les demandes administratives se font directement en ligne sur le logiciel. Ainsi, le service RH peut y répondre plus facilement et plus rapidement aux demandes administratives du personnel.

Les différents modules

Mon profil

Collaborateurs

Contrats

Coffre sécurisé

BDES

Registre du personnel

Gestion des intérimaires

Gestion des demandes administratives

Personnalisez les espaces de vos collaborateurs

Chacun de vos collaborateurs possède son propre espace personnel et accède à ses informations rapidement pour les modifier simplement (permis, adresse du domicile,…). 

Donner cette autonomie aux collaborateurs permet de faire gagner du temps à vos responsables RH sur ces tâches administratives.

Gérez les infos de vos collaborateurs facilement

Fini les données éparpillées sur différents fichiers Excel ou dans des dossiers papiers ! La gestion des informations des collaborateurs est simplifiée sur le logiciel isiRH grâce à une centralisation des données à un même endroit avec un historique de toutes les données des collaborateurs.

Soyez informé à l’avance des différents renouvellements à effectuer : visites médicales, permis et habilitations, carte de séjour et notifier les collaborateurs de leurs échéances importantes (fin de contrat, entretiens,…).

Gérez les alertes de changement de profil de vos collaborateurs pour rester informé en temps réel d’une actualisation sur vos dossiers du personnel.

Numérisez et gérez vos contrats sur le logiciel

La gestion des contrats de travail se fait entièrement en ligne grâce à isiRH : gérer les nouveaux contrats, créer vos propres modèles de contrat avec les articles de vos contrats papiers, récuperer de façon automatique les informations des dossiers RH et générer le processus de signature électronique du logiciel de façon dématérialisée. 

Une couverture juridique de vos processus et un gain de temps apprécié par les services RH et par les collaborateurs. En effet, ils pourront ainsi signer leurs contrats en ligne et retrouver leurs contrats de travail à tout moment dans leur espace personnel.

Stockez tous vos documents de façon sécurisée

isiRH stocke de façon sécurisée tous les documents professionnels importants. Cela vous permet de dématérialiser vos documents liés à la gestion administrative du personnel tels que le contrat de travail, les bulletins de salaire ou les habilitations.

Les collaborateurs pourront retrouver dans leur coffre sécurisé tous les documents mis à leur disposition dont leur contrat de travail, leur arrêt de travail eti tous leurs bulletins de paie.

Accédez aux indicateurs RH essentiels

Le logiciel isiRH vous offre une base de données économiques et sociales (BDES) complète afin de suivre les principaux indicateurs RH comme la masse salarialé, le turnover, l’abstéisme, l’égalité homme/femme.

Ces indicateurs RH permettent aux responsables RH de prendre des décisions basées sur les données réelles et actualisées de l’entreprise.

Diffusez la BDES auprès de vos représentants du personnel  aux couleurs de votre charte graphique d’entreprise afin de présenter des données chiffrées lors de réunions de pilotage.

Automatisez la tenue du registre du personnel

Avoir un registre unique du personnel en permanence à jour, document juridique à présenter en cas de contrôle de l’URSSAF.

Avec isiRH, ce document s’automatise en fonction des contrats mis en place dans le logiciel, les dates d’entrée et de sortie.  Réduisez le stress causé par les contrôles surprises avec une gestion des documents légaux simplifiée. 

Facilitez votre gestion des intérimaires

Le travail temporaire est l’un de vos principaux budgets d’achats indirects des entreprises. Il est important d’avoir une gestion administrative efficace du personnel intérimaire.

Avec isiRH, simplifiez votre gestion des intérimaires en centralisant les données intérimaires et  en dématérialisant les déclarations de personnel intérimaire (DPI).

Ainsi, bénéficiez d’un gain de temps considérable et d’une amélioration de la marge de l’entreprise par une réelle maîtrise de ce coût indirect.

Réduisez les temps passés sur les demandes administratives

Simplifiez les demandes administratives et leur gestion grâce à isiRH. Les collaborateurs peuvent réaliser leurs demandes directement depuis leur espace. La personne chargée de traiter la demande administrative reçoit une notification pour y répondre au plus vite et diminuer le temps de traitement de ce type de demande.

Configurez les différents types de demandes de votre entreprise et les processus de notifications nécessaires pour chaque type de demande comme, par exemple, les demandes d’acompte.

FAQ sur la gestion administrative du personnel et le portail RH

À quoi sert un portail RH ?

Les tâches quotidiennes d’un responsable sont nombreuses et certaines très répétitives : gérer les entrées et les sorties des collaborateurs, générer des contrats de travail, renseigner les informations personnelles de chaque salarié de l’entreprise,… Pour permettre aux responsables RH de se concentrer sur des problématiques d’entreprises plus intéressantes, la mise en place d’un logiciel SIRH et d’un portail RH permet de numériser et d’automatiser la gestion de toutes ces tâches chronophages.

Et pour les obligations légales ?

isiRH se configure automatiquement avec les normes du Code du travail. Votre registre du personnel est tenu à jour automatiquement et s’exporte facilement en cas de contrôle de l’URSSAF. La DPAE peut être également gérée sur isiRH après la signature du contrat de votre collaborateur. isiRH se renseigne chaque jour afin d’être à jour sur les différentes réglementations en vigueur pour vous éviter le stress quotidien des contrôles légaux.

Quels documents dois-je conserver dans le dossier de mon salarié ?

Toutes les informations sur l’identité du salarié doivent figurer dans son dossier. On y retrouve aussi ses documents administratifs concernant son emploi dans l’entreprise. Il s’agit principalement des éléments comme les résultats de ses évaluations/tests, les justificatifs de ses relations avec les organismes sociaux, l’entretien hebdomadaire, le document de candidature, son contrat de travail, ses absences, ses fiches de paie…

Quels sont les contrats que je peux mettre en place dans mon entreprise ?

Vous pouvez configurer tous les contrats nécessaires pour votre entreprise avec les articles spécifiques à votre fonctionnement. Une fois les articles des contrats créés, vous pouvez les modifier, les supprimer ou en rajouter.

Commençons ensemble ! Prêt à rendre easy vos RH ?

Tout savoir sur la gestion administrative du dossier RH

Les dossiers RH du personnel se composent de nombreuses informations et d’indicateurs. Ils permettent de faciliter la gestion administrative des données RH par les responsables. On y retrouvera par exemple la gestion de la carrière du collaborateur, de son recrutement jusqu’à son départ, mais aussi la gestion des données personnelles (âge, adresse, famille…), les compétences et diplômes, les formations suivies, les niveaux de salaire et la fonction ou encore l’enregistrement des données du curriculum vitæ. L’utilisation d’un portail collaborateur via un SIRH permet de simplifier la mise à jour des dossiers RH par le collaborateur.

La gestion administrative de ces dossiers constitue une partie importante du travail des responsables RH puisqu’elle permet d’orienter l’entreprise vers les changements qu’elle souhaite opérer. Il est important légalement de constituer ces dossiers RH attentivement puisque certains indicateurs sont nécessaires aux études statistiques menées par l’INSEE ou le gouvernement, mais aussi dans les contrôles de l’URSSAF qui vérifient les cotisations et les contributions sociales des entreprises. Il est donc nécessaire de comprendre les législations et ses changements.

Une bonne structuration d’un dossier RH est le moyen idéal pour optimiser la gestion des salariés et faciliter la gestion administrative réalisée par les responsables RH. 

L’entreprise est dans l’obligation de récupérer les documents personnels du salarié qu’il aura fourni dans son dossier de demande d’emploi. On retrouvera par exemple généralement sa fiche individuelle, un justificatif d’identité et de domicile, une copie de ses diplômes et une copie de sa carte vitale. Bien sûr, d’autres documents plus spécifiques à une situation peuvent être demandés. On retrouvera par exemple dans le portail collaborateur :

  • Documents de modification de situation personnelle (acte de mariages, de naissances, certificat de scolarité des enfants,…)
  • Avis d’invalidité pour les salariés handicapés, 
  • Renouvellement des papiers de séjour pour les salariés étrangers, 
  • Certifications de stage de formation professionnelle,
  • Certificats médicaux suite aux visites médicales du collaborateur,
  • Dossier de formation,
  • Compte rendus d’entretien.

Le contrat de travail est un document administratif qui atteste de l’engagement pris entre l’employeur et l’employé. Il contient les clauses explicitant les conditions de travail et de rémunération de l’employé. Un dossier le contenant est mis en place par les entreprises pour stocker toutes les informations relatives à ce contrat : la lettre d’embauche, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE à envoyer à l’URSSAF dans les 8 jours précédant l’embauche d’un salarié) et évidemment le contrat d’embauche. Le dossier est à compléter tout au long de la carrière dans l’entreprise du salarié notamment avec les ajustements du contrat de travail initial, les lettres de demande de modification du contrat, les différents courriers échangés sur ce contrat entre l’employé et l’entreprise et les demandes de renégociation du salaire. 

Tous les justificatifs d’absences de l’employé doivent également être conservés dans le dossier RH et ce, quel que soit le motif de l’absence. Le service RH répertorie en général les arrêts pour accident du travail, les congés maternité, les maladies professionnelles, mais aussi les déclarations effectuées en cas d’accident du travail. Il est important de noter que toute réponse de l’entreprise concernant ces absences doit aussi être stockée dans ce dossier. 

Les décisions de licenciement surviennent généralement suite à des sanctions disciplinaires et il est donc important pour l’employeur de conserver les documents de ces sanctions pour éviter les accusations de licenciement abusif. On conserve donc en trace écrite dans le dossier RH les documents d’observation, les lettres d’avertissements, les convocations à l’entretien de moralisation, les notifications de sanction appliquée, les preuves de sanctions disciplinaires et celles de licenciement. À noter que tout échange de courrier entre l’entreprise et le salarié à ce sujet est aussi à conserver comme pour les motifs d’absences.