Parc de véhicules
Gérez un parc de véhicules est fastidieux et chronophage. C’est une mission qui nécessite une visibilité constante sur les différents véhicules, au niveau des entrées et sorties mais aussi sur les entretiens et les coûts relatifs.
Grâce à la centralisation des données sur isiRH, optimisez la gestion de votre parc et soyez alerté à tout moment.
Les points forts du module
Une centralisation des documents importants
Gérez facilement les contrats d’achats ou de location des véhicules de votre entreprise et stockez tous les documents liés à chaque véhicule : certificat d’assurance, carte grise, contrôle technique…etc. Pour les contrats de location, enregistrez les mensualités afin de prévoir les budgets annuels concernant la gestion du parc automobile.
Une intégration du catalogue des véhicules disponibles au sein de l’entreprise
Listez les différents véhicules disponibles à la réservation afin de fluidifier les demandes de vos collaborateurs et les attributions des véhicules. Une meilleure visibilité sur la disponibilité à travers le planning va fluidifier les demandes et la répartition des véhicules entre collaborateurs.
Des alertes pour les entretiens à passer
Programmez des alertes pour les entretiens à venir de votre parc de véhicules. Vous pouvez paramétrer selon des dates (ex : contrôle technique), des heures d’utilisation ou bien le nombre de kilomètres de chaque véhicule (ex : vidange).
Une sensibilisation des collaborateurs aux déclarations d’anomalies
Permettez à vos collaborateurs de déclarer simplement les anomalies d’un véhicule afin de rester informé sur les entretiens ou les contrôles à réaliser. Configurez un plan d’action à mettre en place pour résoudre ces anomalies et stockez les documents relatifs à l’incident.
Les différents modules
Parc de véhicules
Contrats de véhicules
Optimisez votre gestion du parc de véhicules de l’entreprise et disposez d’un système d’alertes
isiRh vous permet une gestion du parc de véhicules optimisée avec un listing complet et précis sur chaque véhicule pour la gestion de la Car Policy de l’entreprise. En effet, vous pouvez déclarer toutes les caractéristiques de vos véhicules, en ajouter selon les informations souhaitées et suivre à distance les véhicules avec la mise à disposition d’un QR code pour chaque véhicule.
Stockez tous les documents nécessaires à la bonne gestion des véhicules et leurs contrôles réglementaires (assurances, carte grise, contrôles techniques) et disposez d’un historique des véhicules sortis du parc.
Ainsi, isiRH permet le suivi de tous vos véhicules et atténue vos problématiques de gestion puisque ce module a été conçu pour aider le gestionnaire à piloter sa flotte sereinement.
Enfin, des alertes paramétrées en amont guident le collaborateur dans les actions qu’il a à réaliser et permettent au gestionnaire de flotte de gérer l’ensemble des actions à la flotte automobile.
Gérez les contrats des véhicules de la société
Chaque véhicule du parc peut posséder un contrat d’assurance. En effet, il est conseillé d’envisager de souscrire à un contrat d’assurance pour la flotte entière à partir d’environ trois à cinq véhicules. De plus, pour certains véhicules, vous pouvez créer les informations sur les contrats de leasing ou d’achat.
Avec isiRH, vous pouvez sélectionner les types de contrats, renseigner le jour de facturation ou le montant du remboursement mensuel et stocker facilement les contrats d’achats ou de location dans le logiciel afin d’avoir accès rapidement aux informations nécessaires en temps voulu.
FAQ sur le parc de véhicules
Comment puis-je autoriser certains collaborateurs à utiliser une voiture du parc de véhicules ?
Il existe une autorisation à activer sur la fiche du collaborateur afin que celui puisse utiliser un des véhicules de la flotte et surtout en amont, remplir les informations nécessaires à l’utilisation d’un véhicule comme le permis de conduire.
Quels documents puis-je enregistrer dans le logiciel concernant mon véhicule ?
Vous pouvez enregistrer le contrat du véhicule ou la preuve d’achat, le certificat de restitution du véhicule, le certificat d’assurance, la carte grise, les documents d’entretien et tout autre document que vous considérez nécessaires dans l’onglet “Documents” du véhicule concerné.
Lors de l’attribution d’un véhicule, peut-on noter le kilométrage du véhicule ?
En tant que gestionnaire de flotte, vous pouvez noter le kilométrage d’un véhicule à sa sortie et son entrée du parc ou également sensibiliser vos collaborateurs en leur demandant de l’inscrire.
Commençons ensemble ! Prêt à rendre easy vos RH ?
Tout savoir sur la gestion du parc de véhicules
La gestion du parc de véhicules demande un certain nombre de connaissances et d’optimisation. La maintenance des véhicules est le point le plus important de cette gestion. Cela nécessite d’avoir une visibilité globale et actualisée sur tous les véhicules en circulation dans votre entreprise. Une bonne gestion du parc de véhicules permet d’optimiser la durée de vie des véhicules, de maximiser leur prix de revente et de garantir la sécurité de vos travailleurs. Les véhicules peu ou pas entretenus présentent des risques de panne ou d’accident supérieure à la moyenne et les coûts engendrés par ces pannes sont beaucoup plus élevés que la maintenance en continu.
Par exemple, une gestion du parc de véhicules efficace maintient un tarif faible des assurances, augmente le prix de revente ou encore évite l’arrêt d’un véhicule en panne et donc sa productivité opérationnelle. Il est aussi essentiel de prendre en charge la gestion administrative du parc automobile (documents des véhicules, contrats,…) mais aussi la gestion logistique (disponibilité des véhicules, gestion des capacités de transports, adaptabilité,…) et la gestion technique (achat de prestation de maintenance ou de transport).
Afin d’assurer une gestion du parc de véhicules optimisée, chaque collaborateur doit savoir comment prendre soin de son véhicule et comment repérer les anomalies avant qu’elles ne se transforment en panne. Encourager ses collaborateurs à prévenir les anomalies des véhicules lorsqu’ils remarquent un voyant ou un bruit inhabituel permet de prévenir les accidents et de réaliser des contrôles et des entretiens.
L’objectif principal d’une bonne gestion du parc de véhicules est la rentabilité de l’utilisation des véhicules. Mieux répartir les ressources permet de concentrer les efforts vers les activités aux retombées les plus directes sur la productivité de l’entreprise. Une bonne gestion des équipements et de la maintenance associée assure une production de la quantité attendue sans augmenter les coûts tout en diminuant les risques d’accident pour le personnel.
Les enjeux et les obligations concernant la gestion du parc de véhicules sont au centre des préoccupations des entreprises du secteur des transports mais aussi des entreprises de professionnels devant se déplacer. Entre les démarches administratives, la maintenance et la gestion de flux des véhicules, gérer une flotte de véhicules nécessite de disposer d’outils efficaces et précis.
Chaque entreprise possède des besoins différents concernant les types de véhicules à mettre à disposition dans le parc de véhicules. Il est indispensable de considérer les différents facteurs qui peuvent influer sur le fonctionnement de l’entreprise. On retrouve par exemple le type de marchandise à transporter, pour cibler correctement le choix de véhicules adaptés. Le choix du véhicule dépend de diverses contraintes techniques dont le poids, le type de cargaison, les obligations administratives, les horaires d’entrée dans une ville,…etc.
La géolocalisation est de nos jours installée dans une grande majorité des véhicules de transport. Elle est désormais indispensable pour les transporteurs et les collaborateurs qui ont besoin de naviguer efficacement sur la route, mais aussi pour le gestionnaire du parc de véhicules qui a besoin de connaître l’emplacement des véhicules, gérer les entrées et sorties et vérifier les besoins d’entretiens.
La gestion du parc de véhicules est une tâche qui peut être chronophage et qui demande une capacité analytique efficace pour fonctionner optimalement. Décider d’externaliser cette gestion apporte un coût supplémentaire à l’entreprise. Grâce à un logiciel de gestion des véhicules, vous pouvez récupérer des datas précises et suivre les véhicules, leurs caractéristiques, les entretiens,… et ainsi, économiser du temps et de l’argent.
