Indemnités kilométriques

Donnez la possibilité à vos collaborateurs de saisir automatiquement leurs indemnités kilométriques selon le barème de l’URSSAF dans le cas où un véhicule personnel est utilisé dans le cadre de déplacements professionnels.

 

Automatisez la validation pour un traitement plus rapide des remboursements et suivez efficacement le remboursement des frais kilométriques à l’aide de tableaux de bord complets.

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Les points forts du module

calcul automatique

Un calcul des remboursements kilométriques automatique

Lors de la saisie de vos indemnités kilométriques, entrez votre destination et le logiciel isiRH calcule automatiquement la distance parcourue et les frais kilométriques associés en fonction du barème légal de l’URSSAF ou d’un barème sur-mesure.

synchronisation calendrier

Une synchronisation de l’agenda du collaborateur avec ses déplacements professionnels

Synchronisez votre agenda Outlook ou Gmail avec vos déplacements professionnels indiqués dans votre déclaration d’indemnités kilométriques. Ainsi, les déplacements seront directement rapportés automatiquement dans isiRH et inversement, si vous saisissez dans isiRH, le déplacement sera directement rapporté dans votre agenda.

gestion bareme kilometrique

Un barème kilométrique adaptable à l’ensemble des véhicules roulants

Accédez à un planning des absences et congés par service, par site ou de tous les collaborateurs mis à jour en temps réel. Ainsi, la réflexion du dépôt de ses congés est simplifiée et le travail en équipe est optimisé. En effet, le planning permet de vérifier les effectifs présents dans chaque équipe.

rappels automatiques

Des rappels automatiques configurables

Configurez des rappels tous les X mois pour que vos collaborateurs entrent leur kilométrage dans le logiciel efficacement pour respecter le barème kilométrique sur les distances parcourues et les différents remboursements.

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Les différents modules

indemnites kilometriques

Mes indemnités kilométriques

suivi vehicules

Suivi des indemnités kilométriques

bareme kilometrique

Barème kilométrique

preferences adresses

Préférences d’adresse de départ et de retour

Déclarez vos indemnités kilométriques en quelques clics

Vos collaborateurs peuvent déclarer directement leurs indemnités kilométriques tous les mois dans leur espace personnel pour un traitement plus rapide des remboursements. isiRH calcule automatiquement le montant des frais kilométriques avec le barème kilométrique configuré. Les collaborateurs pourront ajouter leurs trajets tout au long du mois avant de l’envoyer en validation à leurs responsables.

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suivi indemnites kilometrique tableau

Suivez les déplacements professionnels de vos collaborateurs et prévoyez vos frais annuels

Vous pouvez suivre facilement les déplacements professionnels de vos collaborateurs et les dépenses associées.

Un tableau récapitule l’année en cours selon le véhicule du collaborateur en fonction de sa puissance fiscale, l’estimation annuelle et le total de kilomètres qu’il a parcouru sur l’année. Ainsi, vous avez un suivi intéressant par rapport à l’estimation et par rapport à la prise en charge suivant le barème de l’URSSAF. L’estimation annuelle de vos collaborateurs vous permettra de vous projeter sur le budget de l’entreprise.

Restez serein face aux changements du barème kilométrique

À tout moment, vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer un barème kilométrique selon vos propres règles d’entreprise en fonction de la puissance du véhicule, du nombre de kilomètres parcourus dans l’année et du bonus associé afin de respecter les barèmes kilométriques imposés par l’URSSAF.

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adaptabilite

Configurez les trajets de vos collaborateurs pour simplifier la saisie

Selon votre fonctionnement d’entreprise, il est possible de forcer l’adresse de départ ou de retour lors de la déclaration d’indemnité kilométrique d’un collaborateur. Partir de l’entreprise pour revenir à l’entreprise par exemple.

Vous pouvez également laisser libre choix au collaborateur de l’adresse de départ et/ou de retour. Celui-ci pourra renseigner une adresse standardisée pour éviter de saisir plusieurs fois la même adresse lors de la saisie d’une indemnité kilométrique.

FAQ sur les indemnités kilométriques

Quelles sont les dépenses qui sont couvertes et non couvertes par les indemnités kilométriques ?

Les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques sont le coût d’achat du véhicule et de ses équipements, les frais de carburant, la prime d’assurance annuelle et les frais d’entretiens (réparation, pneus, révision, vidange etc.). Les dépenses non couvertes par les indemnités kilométriques sont les frais de stationnement (parking, parcmètre) et les frais de péage.

Dans quel cas peut-on bénéficier des indemnités kilométriques ?

Un collaborateur peut bénéficier d’indemnités kilométriques lorsque le véhicule utilisé n’est pas immatriculé au nom de la société et lorsque les frais de déplacement sont justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement). De plus, les déplacements doivent être strictement professionnels.

J’ai des collaborateurs qui sont remboursés de leurs déplacements que lorsqu’il s'agit d’un aller-retour entre leur domicile et nos locaux.

Avec isiRH, vous pouvez bloquer l’adresse de départ et/ ou d’arrivée des indemnités kilométriques de vos collaborateurs pour faciliter leurs dépôts, correspondre à votre fonctionnement et éviter les erreurs. 

FAQ
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Commençons ensemble ! Prêt à rendre easy vos RH ?

Tout savoir sur les indemnités kilométriques

Si le collaborateur n’a pas la possibilité d’utiliser un véhicule de fonction ou un véhicule de société, le salarié n’a pas d’autre option que d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Dans ce cas, il peut déclarer des indemnités kilométriques afin de se faire rembourser de ces frais de déplacements et cela, quelle que soit son ancienneté dans l’entreprise ou son statut. Les professions très mobiles, comme les commerciaux, les formateurs, ou encore les techniciens envoyés en intervention chez les clients, sont particulièrement concernées.

Les indemnités kilométriques sont une catégorie à part des notes de frais car les coefficients de remboursements changent en fonction du nombre de kilomètres parcourus par an et de la puissance fiscale du véhicule.  Cela se fait en fonction du barème des indemnités kilométriques édité par le gouvernement tous les ans

Les indemnités kilométriques ne sont pas réglementées par les conventions collectives. Cela permet à vos collaborateurs de déduire leurs frais professionnels de leur déclaration de revenus. Ainsi, c’est un avantage fiscal accordé par l’État. Ce barème concerne l’utilisation d’une voiture, d’une moto, d’un scooter et depuis 2016, d’un vélo. Il concerne tous les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles.

Le barème des indemnités kilométriques prend en compte plusieurs critères comme l’usure du véhicule ou la consommation de carburant. Il s’agit d’un calcul simple : la distance parcourue multipliée par un coefficient et additionnée avec une prime si besoin. Ce barème ne couvre pas les intérêts d’emprunts du véhicule acheté en crédit, les frais de stationnement et ceux de péage. Ces frais peuvent passer en notes de frais selon le fonctionnement de l’entreprise.

La gestion des indemnités kilométriques est une tâche complexe et chronophage quand elle est effectuée manuellement ou via Excel, sans automatisation. En outre, les erreurs de calcul et, par conséquent, les erreurs en paie ou lors de virement sont fréquentes. 

Dans une démarche écologique, l’Etat a élargi depuis février 2016, le remboursement des frais kilométriques pour les salariés du privé à un autre mode de transport : le vélo (qu’il soit traditionnel ou électrique). Les collaborateurs de l’entreprise peuvent recevoir jusqu’à 200 € annuels exonérés de cotisations sociales. Le montant de l’indemnité s’élève à 0,25 € par kilomètre parcouru.

Tout remboursement de frais kilométriques octroyé au salarié est sous réserve de présentation d’un justificatif mentionnant la date et le motif professionnel du déplacement ainsi que la distance parcourue. Il y a des montants à ne pas dépasser sous peine que ces derniers soient considérés comme des avantages en nature et donc soumis aux cotisations sociales. Les indemnités kilométriques reçues chaque mois doivent être mentionnées en bas du bulletin de salaire.

Grâce à un logiciel SIRH, vous pouvez mettre à jour le barème des indemnités kilométriques chaque année afin de respecter le barème de l’URSSAF pour le calcul des indemnités kilométriques de vos collaborateurs. En quelques clics, le module vous permet de calculer automatiquement le montant des indemnités à devoir chaque mois à vos collaborateurs en appliquant le bon taux en fonction de la tranche concernée. La validation est automatisée afin de ne pas être en retard dans les remboursements et de générer de l’insatisfaction chez les collaborateurs. Investir dans un logiciel SIRH vous permet de gagner du temps sur la saisie de ces indemnités kilométriques mais aussi d’éviter les erreurs de calcul de vos collaborateurs.

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