Gestion des achats
Gagnez en visibilité sur les dépenses de votre entreprise en centralisant les commandes d’achat et les coordonnées fournisseurs nécessaires au bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise.
Gérez les demandes d’achats et suivez le statut de chacune des commandes réalisées suite à une demande. et réglez-les facilement depuis la plateforme.
Les points forts du module
Une génération de bon de commande automatisée
Suite à la validation d’une demande d’achat, vous pouvez générer le bon de commande à transmettre au fournisseur ou une demande de prix afin d’avoir une proposition de devis. Gagnez du temps grâce au pré-remplissage automatique avec les éléments de la demande d’achat et supprimez le risque d’erreur lié à la saisie manuelle.
Une centralisation des informations fournisseurs
Gérez la liste des fournisseurs avec qui vous travaillez régulièrement en centralisant les informations sur le fournisseur : informations générales, SIRET, coordonnées, code APE, devise, condition de paiement, adresse de facturation, adresse d’intervention. Cela permettra de suivre les achats, la facturation et votre comptabilité facilement.
Un suivi des achats en temps réel
Facilitez le suivi des achats de l’entreprise sans passer par des tableaux Excel complexes avec un tableau de suivi complet. Réduisez le temps passé sur la gestion des achats et le suivi des commandes pour garder le contrôle sur les dépenses de l’entreprise.
Une imputation des commandes d’achat à des projets et à des salariés
Avec isiRH, les commandes d’achats sont liées aux autres modules du logiciel comme les dossiers RH du personnel ou la gestion de projets. Suivez le coût global d’un projet ou les dépenses associées au personnel en temps réel.
Les différents modules
Demandes d’achats
Suivi des achats
Catalogue d’articles
Fournisseurs
Facilitez les demandes d’achats de vos collaborateurs
Vos collaborateurs ont la possibilité de faire des demandes d’achat dans un espace dédié et de choisir parmi le catalogue d’articles proposés par l’entreprise. Ainsi, cela limite les nombreux échanges de mails et chacun peut suivre l’état de la demande effectuée et les commandes associées. Le service achats pourra ensuite valider ou invalider les demandes selon la pertinence de la demande,, la politique d’achat, le budget restant,…etc.
Un espace pour stocker les documents associés à la commande d’achat permet de déposer le devis comme document complémentaire pour justifier la demande lors de la vérification de la commande par un responsable. La facture pourra être ajoutée par la suite si la demande est validée.
Gérez les achats et exportez les données nécessaires
Suivez les différents achats de votre entreprise par fournisseur, par projet, selon l’état de la commande d’achat, selon une période donnée ou encore la personne concernée par la demande.
Vous pouvez exporter un tableau de gestion des achats pour vos comptes rendus d’entreprise, vos statistiques ou pour étudier les commandes d’achats afin de mesurer la rentabilité à tout moment et gérer les dépenses efficacement.
Stockez facilement les différents documents comme les factures de vos achats et dématérialisez-les afin de faciliter votre gestion administrative et éviter les erreurs lors de contrôles.
Listez les articles disponibles à l’achat ou la vente
Listez les articles qui sont nécessaires à votre activité d’entreprise, leur prix d’achat et de vente, le taux de TVA et le fournisseur pour gagner du temps lors d’une demande d’achat.
Vous pouvez ainsi entrer le fournisseur officiel de votre entreprise, les prix d’achats et de vente, le taux de TVA et l’unité dans lequel est acheté ou vendu l’article : litres, centimètres, kilogrammes,nombre,…etc. Configurez un maximum d’informations sur les articles afin que les champs se pré-remplissent automatiquement lors d’une demande d’achats ou lors d’une commande d’achat.
Listez les fournisseurs et facilitez leur comparaison
Listez les différents fournisseurs de votre entreprise et récupérez rapidement leurs informations afin que les champs se pré-remplissent lors d’une demande d’achat.
Gérez les fournisseurs externes pour les commandes d’achat mais également ajouter des fournisseurs internes, c’est-à-dire, les collaborateurs qui sont en capacité de fournir une prestation de services à des clients afin d’optimiser votre processus de vente interne.
FAQ sur la gestion des achats
Puis-je avoir différentes personnes chargées de la validation des achats selon le montant de la commande ?
Vous pouvez avoir des processus de validation pour les demandes d’achats selon des tranches de prix. Par exemple, le manager pourra valider un achat de moins de 200€. Pour les achats de plus de 500€, il faudra en plus la validation du service achat dans un second temps.
Puis-je accorder des accès aux modules de la catégorie “Achats” qu'à certains de mes collaborateurs seulement ?
Vous pouvez gérer les accès aux modules selon votre mode de fonctionnement. Par exemple, autorisez l’accès aux demandes d’achats à l’ensemble des collaborateurs et l’accès aux exports des commandes ou à la gestion des fournisseurs uniquement aux collaborateurs du service achats.
Comment gérer une commande d’achat livrée en plusieurs fois ?
Une fois la commande passée, vous pouvez modifier son état et passer la commande en état ‘Reliquat’ pour indiquer que tout n’est pas encore facturable. De plus, vous avez la possibilité de détailler la livraison des articles en indiquant “Réception intégrale” par section d’articles afin de lancer la facturation ou de gérer le paiement qu’une fois la commande entièrement arrivée.
Commençons ensemble ! Prêt à rendre easy vos RH ?
Tout savoir sur la gestion des achats
Le service achats d’une entreprise est chargé de fournir les matières premières et composants nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et des produits ou services vendus par l’entreprise.
Depuis quelques décennies seulement, on considère qu’une gestion des achats efficace est importante dans la gestion de l’entreprise puisqu’elle constitue en moyenne 50% à 60% du chiffre d’affaires. Grâce à la bonne gestion des achats, on peut conserver voire même augmenter les marges bénéficiaires et leur ROI (Retour sur investissement).
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour réduire le coût de votre gestion d’achat :
- Centralisez vos données : regrouper les demandes d’achats et le suivi des commandes est indispensable afin d’avoir une visibilité précise sur les arrivées et sorties des approvisionnements et ne pas commander trop ou trop peu,
- Analysez vos données : une fois les données regroupées, il est important de les analyser pour anticiper les dépenses, les stocks et approvisionnements, la relation avec différents fournisseurs et les coûts associés à la prestation,
- Identifiez les bons fournisseurs : choisir les bons fournisseurs pour la qualité et les coûts de facturation est un challenge pour les entreprises surtout quand il s’agit de trouver de nouveaux fournisseurs,
- Réduisez les risques : identifier les risques et pouvoir les appréhender sans stress est un enjeu important pour la productivité de l’entreprise, comme les retards de livraisons, la fluctuation des coûts des matières premières, les changements de fournisseurs…etc.
Pour une gestion des achats efficace, il est nécessaire de suivre sérieusement ses commandes. Avec un tableau Excel, cela peut vite devenir compliqué si vous gérez de grandes quantités. Pour gagner en efficacité, il est possible de produire des bons de commandes à envoyer aux fournisseurs afin d’assurer un contrat entre le fournisseur et l’acheteur. isiRH est capable de générer automatiquement des bons de commandes pour augmenter la productivité de l’entreprise.
Il est aussi essentiel de s’assurer de la bonne compréhension par tous de la politique des gestion des achats de l’entreprise. La politique des achats doit énoncer clairement les règles encadrant la politique d’achat. Vos collaborateurs sont sûrs de suivre les processus d’achat de l’entreprise. isiRH permet de mettre en place un système cohérent et identique pour tous, en termes de demandes d’achats ou de gestion des fournisseurs.
Face à de nouveaux besoins en matières premières ou en composants, l’entreprise procède à une recherche de fournisseurs. L’entreprise écrit donc un cahier des charges qu’elle fait connaître à ses fournisseurs. Elle établit des critères qui peuvent varier selon la nature de l’achat : délais, qualité, conditions de garantie…Comparer et analyser les différents fournisseurs est un point clé de la gestion des achats. La qualité du produit dépendra du choix fait en amont lors de la définition du besoin et de la sélection du fournisseur mais aussi continuellement en fonction des retours et des améliorations du produits souhaité. isiRH permet de gérer la liste des fournisseurs, leurs coordonnées, leurs conditions de paiements entre autres afin de faciliter la gestion des demandes d’achats des collaborateurs avec des champs pré-remplis automatiquement.
La gestion des achats doit être réfléchie et organisée sur différents plans :
- Financier : contribuer à la rentabilité, le coût des composants influant sur la marge de l’entreprise,
- Commercial : éviter une rupture de stocks et garantit des produits et/ou un service de qualité,
- Stratégique : contribuer à la compétitivité de l’entreprise en termes de coûts et de délais.
