Gestion des absences et congés

Simplifiez votre gestion des absences et congés et automatisez les processus de validation pour gagner du temps sur cette tâche chronophage. Laissez les collaborateurs réaliser leur propre demande d’absence ou de congés et rendez visible le solde de congés du collaborateur directement sur son espace personnel.

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Les points forts du module

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Une simplification des demandes collaborateurs

Dites stop aux mails, au post-it ou au SMS pour demander des congés ! Évitez la surcharge de demandes ou les oublis de traitement avec un logiciel SIRH. Désormais, vos collaborateurs ont accès à leurs soldes de congés et de RTT et déposent leurs demandes d’absences ou de congés en ligne en autonomie.

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Une adaptation à votre politique de congés et à votre convention collective

Le logiciel s’adapte à tout type de gestion des absences et congés quelle que soit la taille de votre entreprise, vos règles de gestion interne ou votre convention collective. Vous pouvez personnaliser chaque type d’absences et de congés à votre fonctionnement.

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Un planning mis à jour automatiquement pour faciliter les décisions

Accédez à un planning des absences et congés par service, par site ou de tous les collaborateurs mis à jour en temps réel. Ainsi, la réflexion du dépôt de ses congés est simplifiée et le travail en équipe est optimisé. En effet, le planning permet de vérifier les effectifs présents dans chaque équipe.

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Une automatisation des variables de paie

Les absences et congés remontent automatiquement dans vos variables de paie pour faciliter la gestion de la paie de chacun des collaborateurs et éviter les erreurs sur les bulletins de paie. Fini les ressaisies en paie, les absences sont transférées au logiciel de paie après vérification et les tickets restaurants sont décomptés automatiquement en fonction des jours de présence.

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Les différents modules

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Mes absences et congés

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Absences et congés

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Récapitulatif des congés

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Tableau prévisionnel

Déposez vos demandes d’absences et congés en quelques clics

Consultez votre solde de congés actualisé en temps réel : nombre de congés payés, de RTT, jours de récupération, repos compensateur…etc.

En tant que collaborateur, déposez, modifiez ou annulez vos demandes de congés facilement dans un espace dédié et accédez au planning d’absences et congés pour visualiser facilement les absences de vos collègues et facilitez votre prise de décision sur les jours de congés.

Enfin, synchronisez automatiquement vos absences et congés avec Google Agenda et/ou Outlook grâce à une connexion SSO.

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Gérez les absences et congés de vos collaborateurs

Valider les demandes de congés des collaborateurs sans logiciel SIRH est une tâche chronophage pour les responsables RH. Ce sont des dizaines voire des centaines de mails par mois pour dépôt de congés.

Avec isiRH, validez facilement les demandes d’absences et congés et recevez une notification dès qu’un collaborateur demande un congé, dépose un absence ou annule un congé. Acceptez ou refusez les demandes de vos collaborateurs en quelques clics.

De plus, un récapitulatif est envoyé par e-mail au supérieur hiérarchique à fréquence choisie, ce qui lui permet d’avoir une visibilité sur les absences à valider et ainsi y répondre depuis l’e-mail. Il est aussi possible pour le supérieur hiérarchique d’invalider l’absence en demandant au collaborateur de choisir une autre date ou autre.

Déléguez le processus de validation des congés aux managers qui seront alertés instantanément lors d’une nouvelle demande dans un espace dédié au management des équipes.

Configurez les processus de congés selon le fonctionnement de votre entreprise

Chaque entreprise possède son propre système de validation des congés : un ou plusieurs niveaux de validation, justificatif obligatoire ou non pour certaines absences…Configurez ou modifiez tous vos processus simplement pour adapter le logiciel à votre mode de fonctionnement. Des préconisations de configuration d’absences vous sont proposées par rapport aux types d’absences qui existent de manière générale dans toutes les entreprises telles que les congés payés, les congés paternité, les congés maternité,… etc.

Définissez les responsabilités de chacun dans le processus de validation des absences et congés selon des workflow de validation personnalisé, à un ou plusieurs niveaux. Les managers ou le service RH pourront ainsi approuver ou rejeter les demandes de congés du collaborateur en quelques clics selon les plannings et les congés déjà déposés des équipes.

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Suivez les absences et congés via des rapports RH

Avant de valider des congés, vous pouvez vouloir vérifier les différentes absences déjà posées par d’autres collaborateurs afin de savoir si le congés supplémentaire ne posera pas de problème au bon fonctionnement de l’entreprise. Un tableau prévisionnel pour les prochains mois est disponible afin de pouvoir faciliter ces décisions.

FAQ sur les absences et congés

Est-ce possible de limiter la visibilité du planning par service au lieu d’avoir tout le planning de l’entreprise ?

Vous pouvez créer différents services et choisir, pour chaque service, quelle sera sa vision du planning sur son accueil notamment. De plus, vous pouvez donner accès à un planning par site, par établissement si votre entreprise possède plusieurs sites grâce à une gestion multi-société optimisée sur isiRH.

Puis-je gérer le télétravail ?

Vos collaborateurs peuvent déclarer le télétravail. Vous pouvez attribuer une couleur spécifique sur le planning pour les déclarations de télétravail afin de visualiser simplement les déplacements au bureau de vos collaborateurs. Votre charte de télétravail sera également prise en compte avec notamment la limite hebdomadaire imposée.

Comment intégrer les alternants dans ma gestion des absences et congés ?

Quand vous embauchez un alternant, vous pourrez indiquer ses jours de travail (fixes s’ils le sont d’une semaine sur l’autre) ou bien lui demander son planning de jours d’école sur l’année et l’intégrer au logiciel. Sur le planning, vous apercevrez alors une icône représentant un chapeau de graduation afin de signaler les jours d’école de vos alternants.

Je possède des types d’absences bien précises dans mon entreprise, puis-je gérer la configuration de celles-ci ?

isiRH possède initialement les types d’absences obligatoires selon la loi du travail et les plus courantes. Il est toutefois possible de les modifier, de les désactiver et même d’en ajouter selon sa propre politique de gestion des absences et congés : demande de justificatifs, nombre de jours autorisés ou obligatoires pour chaque absence, anticipation, processus de validation,…etc.

FAQ
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Commençons ensemble ! Prêt à rendre easy vos RH ?

Tout savoir sur la gestion des absences et congés

Le Code du travail donne le droit à tout collaborateur de pouvoir poser des congés. Si ces processus étaient majoritairement faits à la main via des mails ou des lettres de demandes par exemple, il est apparu essentiel de dématérialiser ces demandes pour simplifier le processus pour chacun (collaborateur, manager et sevice RH) et éviter les erreurs en paie, les oublis ou encore les pertes de documents

Cela permet aussi de simplifier et d’accélérer la gestion des absences et congés. Par exemple, dans l’entreprise X, la demande de congés se fait par mail à  son manager qui devra ensuite vérifier le planning pour savoir si le congé peut être validé (dans le cas où le mail ne s’est pas perdu dans une boite mail trop remplie) puis un nouveau mail doit être envoyé pour confirmer la décision par mail au collaborateur. 

Dans cette chaîne, il y a beaucoup de possibilités d’erreur, de perte ou d’oubli de la part des différents acteurs. Avec isiRH, le collaborateur a accès à un planning pour poser ses congés, il peut donc vérifier quand sa demande a plus de chances d’être validée ou non. De plus, dans un logiciel SIRH, les règles de gestion interne de l’entreprise pourront être configurées pour la prise des congés. Cela permet d’éviter une surcharge de demande non qualifiée au manager ou au service RH. Chacun sera responsable de la bonne prise de son congé. Par la suite, le manager ou le service RH recevra une demande par mail et une action importante sera notifiée sur l’accueil du SIRH. Il ne suffira plus qu’à valider ou invalider la demande du collaborateur

Les workflow de validation sont faciles à paramétrer, et seront compatibles avec votre structure et l’organisation de vos équipes. Ainsi, les managers sont plus efficaces puisque cela leur libère du temps pour passer plus de temps sur leur cœur de métier.

L’employeur a le choix entre plusieurs options en ce qui concerne les prises de congés légaux, notamment l’activation de la prise de congés payés par anticipation : l’employeur permet à ses collaborateurs de prendre des congés payés sans pour autant avoir de crédit (une avance sur le futur solde des congés payés). Outre les congés légaux, rémunérés ou non, mais faciles à anticiper, d’autres événements comme les accidents du travail, l’absence maladie et l’absence injustifiée sont imprévisibles et plus difficiles à gérer. En effet, elles nécessitent de remplacer la personne à son poste par un autre salarié ou de recruter une personne en CDD ou en mission d’intérim.

Un récapitulatif est envoyé par e-mail au supérieur hiérarchique à fréquence choisie, ce qui lui permet d’avoir une visibilité sur les absences à valider et les congés à venir de son équipe. Le supérieur hiérarchique peut invalider l’absence en demandant au collaborateur de choisir une autre date par exemple. 

Avec la mise en place massive du télétravail en 2020, bon nombre d’employés ont demandé à pouvoir continuer le télétravail à leur employeur. Il est difficile de gérer ses collaborateurs en télétravail et la mise en place peut être compliquée. Certains jours en présentiel peuvent être obligatoires pour des réunions par exemple. Un logiciel SIRH optimise la gestion des absences et congés des collaborateurs en télétravail et leur déclaration de temps de travail. Il est plus facile de s’organiser sur les semaines à venir quand on sait qui sera sur place ou non.

Pour les étudiants en contrat d’alternance, un SIRH permet de connaître leur planning école-entreprise afin de pouvoir attribuer des projets ou des tâches sur les jours d’entreprise et non sur leur temps d’école. Une gestion de leur planning d’absences facilitera la prise de décision des managers quant à la charge de travail à leur attribuer.

Avoir une vision générale du planning d’absences et congés des collaborateurs permet de préparer au mieux la répartition des charges de travail et d’augmenter l’efficacité et la productivité de l’entreprise. De plus, vous disposez d’un tableau de bord RH pour suivre en 1 clic l’évolution collective de vos effectifs, le taux d’absentéisme,  l’évolution de la masse salariale ou encore le suivi des forfaits jours.

Si vos collaborateurs bénéficient de tickets restaurant, un logiciel SIRH calcule automatiquement le nombre de jours à compter en fonction du nombre de jours travaillés dans le mois, des absences et des éventuels repas d’affaires remboursés en notes de frais et vous permet de générer un fichier de commandes des TR vers votre fournisseur de titres restaurants. 

En fin de mois, l’ensemble des données absences sont transmises en paie ainsi que leures supplémentaires, les primes, les commissions, les frais de déplacements…etc.

Pour conclure, l’utilisation d’un logiciel de gestion RH permet de consulter un planning global, de faciliter le processus de validation et de paie, d’obtenir des indicateurs RH en quelques clics et d’améliorer la visibilité des managers et du service RH.

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