Onboarding

Dématérialiser l’arrivée d’un nouveau collaborateur et simplifier la préparation de cette intégration avec l’envoi de notifications à l’ensemble des collaborateurs concernés. Rendez le collaborateur acteur de son arrivée avec un parcours d’intégration organisée : récolte d’informations RH, signature du contrat de travail, actions lors de la prise de poste.

Libérez-vous du temps pour l’accueil de la nouvelle recrue et développer le sentiment d’appartenance du nouveau collaborateur.

Les points forts du module

Un gain de temps dans la création d’un nouveau collaborateur

Via l’envoi d’un formulaire de complétion de profil au futur collaborateur ou lors de l’intégration, récoltez l’ensemble des données RH nécessaires à la création et à la complétion de vos dossiers RH : nom, prénom, adresse postale, coordonnées, diplômes, permis….

Des processus d’onboarding incluant l’ensemble des salariés concernés

Configurez des processus d’onboarding selon les actions habituelles réalisées lors d’une arrivée pour automatiser les actions de la nouvelle recrue et des autres collaborateurs concernés. Notifiez chaque personne au bon moment, avant ou après le début du contrat, avant ou après la période d’essai, pour une arrivée sereine. Vous avez également la possibilité d’intégrer des personnes externes (fournisseurs de matériels par exemple).

Une système de relance pour une intégration accélérée et efficace

Le service RH et/ou le manager sont les chefs d’orchestre des actions à réaliser lors de l’onboarding de la nouvelle recrue. Suivez les actions de chaque collaborateur concerné par l’intégration sous la forme d’une ToDo liste et relancez par mail ou par SMS sur les actions non réalisées si nécessaire.

La génération d’un contrat de travail pour le faire signer à la nouvelle recrue

La création de modèles de contrat permet d’établir les contrats (annexes comprises) de vos collaborateurs en quelques clics avec une récupération automatique des informations du dossier RH. Découvrez ce processus entièrement dématérialisé et sécurisé qui permet de gagner du temps appréciable sur la gestion documentaire pour le service RH.

Les différents modules

Modèles de contrats

Onboarding

Formulaire de complétion de profil

Générez les contrats de travail automatiquement

Accéder, gérer et paramétrer vos propres modèles de contrats stockés dans une bibliothèque média pour améliorer votre processus de recrutement.

1. Configurez simplement l’ensemble des articles qui composent vos contrats
2. Affectez le collaborateur concerné et le responsable en charge de signer au sein de l’entreprise

isiRH génère automatiquement le contrat en PDF avec une récupération des informations du dossier RH du collaborateur. Vous pouvez ensuite l’imprimer ou l’envoyer pour signature électronique et le déposer automatiquement dans l’espace collaborateur.

Automatisez l’arrivée de vos collaborateurs

Entre les demandes d’informations ou de documents, les assignations de matériels ou encore les visites de locaux, plusieurs personnes sont souvent responsables du bon fonctionnement du processus d’onboarding pour accueillir les nouveaux collaborateurs. Assurez une prise de poste productive et positive en notifiant les collaborateurs sur les tâches à réaliser qui facilitent l’intégration d’un nouveau salarié. Ainsi, chacun joue son rôle et est informé de ses tâches en attente et de l’échéance prévue.

Le collaborateur aura également une ToDo list d’actions à réaliser comme lire le règlement intérieur par exemple. Cette liste des tâches à réaliser est accessible directement depuis l’accueil de son espace.

Le service RH et/ou le manager pourront suivre le pourcentage d’avancement de l’onboarding de chacun des nouveaux collaborateurs.

Récoltez les informations administratives sur le collaborateur facilement

Il est important pour le service RH d’avoir accès aux données administratives des collaborateurs d’une entreprise.

Afin de simplifier les processus de récolte de ces informations, le futur collaborateur a la possibilité de remplir un formulaire de données personnelles car il reçoit ce formulaire par email avant son arrivée.

Vous pouvez également envoyer un formulaire de complétion de profil à l’arrivée d’un collaborateur ou à tout moment en lançant une campagne de mise à jour avant paie afin de vous libérer de cette tâche chronophage. Gagner du temps en rendant autonome les collaborateurs sur les mises à jour d’informations RH.

FAQ sur l’onboarding

Les étapes de mon processus d’onboarding changent selon la fonction du nouveau collaborateur, comment faire ?

Vous pouvez mettre en place différents modèles d’onboarding avec différentes actions à exécuter. Sélectionnez ensuite le modèle d’onboarding à appliquer à votre nouveau collaborateur lors de la création de son contrat et lancez le processus simplement qui s’appliquera selon la date de début de contrat et/ou la date de fin de période d’essai.

Mes collaborateurs doivent lire le règlement de mon entreprise lors de leur arrivée dans l’entreprise, puis-je l’intégrer dans le processus ?

Oui. Vous pouvez soit intégrer le document en PDF sur une action à réaliser ou copier le texte de votre règlement dans une action afin que les nouveaux collaborateurs en prennent connaissance.

Je passe par un prestataire externe pour le matériel de mes collaborateurs, puis-je l’intégrer dans la boucle?

Oui, vous pouvez choisir de faire intervenir un prestataire externe dans le processus d’onboarding. Il suffit simplement de rentrer son adresse mail et/ou son numéro de téléphone pour qu’il soit notifié lors du processus et qu’il soit prêt à fournir le matériel nécessaire au collaborateur.

Puis-je notifier plusieurs personnes sur une même action à réaliser ?

Vous pouvez attribuer une action à réaliser par l’ensemble des collaborateurs d’un service (exemple : service RH) ou plusieurs managers. Il vous est alors possible de notifier ces personnes simultanément et de les relancer simultanément également..

Commençons ensemble ! Prêt à rendre easy vos RH ?

Tout savoir sur l’onboarding 

L’onboarding d’un collaborateur est un processus très important qui permet à chaque nouveau salarié de se sentir à l’aise dans sa nouvelle entreprise et de créer un sentiment d’appartenance dès son arrivée : réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur est essentiel pour la société. 

En effet, un collaborateur bien accueilli se sentira rapidement intégré et se sentira à sa place. Cela joue un rôle sur sa motivation, sur son engagement et son investissement lors de sa prise de poste. car le risque de rupture d’un CDI est de 63,1 %, avec une phase critique pendant les trois premiers mois et chez les 15-34 ans, 80 % des CDI ne tiennent pas un an (Source : DARES).

Côté entreprise, 82% des entreprises ne se sentent pas prêtes lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et le prix d’un onboarding raté serait d’en moyenne 7000€ pour les entreprises (Source : Cadremploi). Ainsi, organiser efficacement l’arrivée d’un nouveau collaborateur réduit les coûts liés à l’intégration et accélère sa prise de connaissance de l’entreprise, de son fonctionnement et de ses valeurs. De plus, cela permet une compréhension des missions et attentes attachées au poste rapide.  

L’objectif de l’onboarding est de générer de l’attachement à l’entreprise, de motiver les nouveaux collaborateurs dès leur arrivée voire même avant et de donner une bonne première impression de l’entreprise qu’ils viennent de rejoindre. En effet, les entreprises qui ont une procédure d’accueil fidélisent 2 fois mieux leurs employés que celles qui n’en ont pas et 58% des employés ayant bénéficié d’une telle démarche sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard (Source : Go2nextlevels et OfficeVibe).

Il ne s’agit donc pas d’accueillir la nouvelle recrue avec un simple “bonjour” et de l’installer directement à son poste de travail. Il faut mettre en place des actions concrètes et impliquant l’ensemble des collaborateurs concernés lors d’une nouvelle arrivée.

Voici quelques points clés pour réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur :  

Prendre contact avec votre collaborateur avant son jour d’arrivée 

En effet, c’est un temps d’attente qui peut être stressant pour le futur collaborateur. Le tenir informé par mail ou par message et récupérer ses informations personnelles pour créer son dossier avant son arrivée sont deux bonnes actions pour instaurer un climat de confiance et réduire l’anxiété d’une prise de poste.

Communiquer autour de l’arrivée et préparer par avance 

Pour ne pas ressentir de malaise le jour de son arrivée, prévenez les différentes équipes de l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour qu’il se sente attendu et accueilli le Jour-J. Vous pouvez aussi préparer son espace de travail et désigner un parrain pour l’accueillir et lui présenter les locaux le jour de son arrivée. 

Accueillir le premier jour 

Rien de plus démoralisant que d’arriver dans une nouvelle entreprise en pensant que l’on n’est pas le ou la bienvenue ou que notre arrivée ne change rien. Faites ressentir au nouveau collaborateur qu’il est attendu et confortez-le dans son choix de rejoindre l’entreprise en organisant un petit déjeuner ou un déjeuner dans vos locaux par exemple. Cela sera l’occasion de lui présenter ses collègues, son parrain et de faire une visite des locaux pour qu’il se sente à l’aise dès le premier jour. 

Mettre à disposition le matériel nécessaire 

Commandez le matériel informatique à remettre au nouveau collaborateur dès son arrivé comme un badge ou un ordinateur. Puis, renseignez-vous auprès de la nouvelle recrue sur ses besoins afin de préparer une commande complémentaire de matériel. N’oubliez pas de le tenir au courant pour qu’il soit informé des dates auxquelles le matériel complémentaire doit arriver.

Suivre ses premiers mois 

Les premiers mois sont cruciaux pour les nouveaux collaborateurs. N’hésitez pas à revenir vers la nouvelle recrue afin de prendre de ses nouvelles, répondre à ses questions et pourquoi pas faire un premier bilan de ses missions et de son arrivée dans l’entreprise. Le rapport d’étonnement d’un nouveau collaborateur est aussi un bon moyen d’avoir un retour sur son arrivée et sur les différents problèmes qu’il a pu rencontrer afin de mettre en place des actions correctives pour améliorer sa qualité de vie au travail et son intégration au sein des équipes.