Comment optimiser la gestion des absences et gagner du temps ?

21 Mai, 2021

La gestion des absences et congés est une mission de la plus haute importance au sein d’une entreprise. Toutefois, les managers redoutent la gestion des absences et congés qui est souvent très compliquée et chronophage. Les employés ont quelquefois besoin de s’absenter sur la même période, ils ont des imprévus et font une demande tardive. Cette mission de gestion des absences et congés est source de stress et de conflits, c’est pourquoi vous devez optimiser et simplifier cette tâche chronophage.

Qu’est-ce que la gestion des absences et congés ?

 

Les salariés peuvent être amenés à être absents ou en congés pour différents motifs. Tout d’abord, ils peuvent s’absenter pour raison de congés payés. Dans le calcul en jours ouvrés, le collaborateur a droit à 25 jours de congés par an ou dans le cas d’un calcul en jours ouvrables, il a droit à 30 jours de congés payés par an.

Les congés payés font d’ailleurs partie des avantages sociaux acquis par les employés. Selon l’article L3141-5 du Code du travail, un salarié acquiert des congés payés lorsqu’il est présent et travaille dans l’entreprise, est en congés payés, est en congé maternité, paternité ou d’adoption, est absent à la suite d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle (dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an), est en repos compensateur, est en congé formation ou est en chômage partiel. S’il ne les utilisent pas avant la rupture du contrat, l’employeur est tenu de payer les congés payés qui n’ont pas été liquidés et cela forme le solde de tout compte.

Les employés sont amenés à avoir des périodes hors de l’entreprise pour toutes ses raisons et d’autres encore. Une mauvaise gestion des absences et congés peut donc avoir des répercussions sur l’ensemble de votre activité. La gestion des absences et congés est une tâche primordiale. Elle améliore la qualité de vie au travail et la satisfaction des collaborateurs. Les salariés se sentent bien considérés lorsque leur demande de congés est facilement acceptée. Entretenir cette satisfaction augmente la motivation de vos salariés et améliore vos résultats. La gestion des absences et congés doit par conséquent être réalisée avec précision.

Quels sont les bénéfices d’une gestion des absences et congés organisée ?

La gestion des absences et congés est essentielle pour votre entreprise afin de structurer les processus et de limiter l’insatisfaction des collaborateurs. 

Optimiser cette gestion est bénéfique pour chaque entreprise. Tout d’abord, en termes de productivité et de rentabilité. En effet, une bonne gestion des absences et congés vous permet d’être organisé et de pouvoir anticiper les absences imprévues. Les remplacements se font plus rapidement. Ainsi, plus le remplacement d’un salarié absent est rapide, moins ces absences se font ressentir sur votre activité. Une gestion optimisée des absences et congés évite donc les absences prolongées, sans solution de remplacement, néfastes à votre productivité.

Ensuite, avoir une gestion organisée simplifie vos démarches légales. Les calculs de droit aux congés et les déclarations se font automatiquement. Vous gagnez du temps et évitez ainsi de potentielles erreurs. 

De plus, la génération des bulletins de paie est plus simple et sujette à moins d’erreurs. En effet, les processus de gestion des absences et congés étant automatisés, les absences remontent automatiquement dans les variables de paie par type d’absence et les soldes de congés sont mis à jour chaque mois.

Enfin, la gestion dématérialisée des absences et congés vous fait gagner beaucoup de temps en réduisant considérablement les tâches administratives répétitives. L’automatisation de ses tâches permet à votre responsable RH d’avoir plus de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ainsi, cela vous fait économiser non seulement du temps mais aussi de l’argent.

Comment mettre en place une gestion des absences et congés efficace ?

La meilleure solution pour optimiser la gestion des absences et congés est l’automatisation de cette tâche grâce à un logiciel SIRH. Le choix de la digitalisation fluidifie les échanges d’informations et fait ainsi gagner du temps à tous les salariés, à tous les niveaux hiérarchiques.

Pour commencer, l’information est facile d’accès et centralisée avec le planning d’absences et congés, en vue global ou en vue par équipe, et les compteurs de congés apparaissent dans l’espace du collaborateur. Tous les collaborateurs ont un accès direct à toutes les informations. Les employés n’ont pas à solliciter leur manager ou le service RH. Ils connaissent directement le nombre de jours de congés à leur compteur ou encore les collègues présents ou absents. C’est un réel gain de temps pour l’ensemble des salariés.

Ensuite, l’automatisation des processus de validation simplifie et accélère la validation des absences et congés et réduit les délais de prise en compte des demandes des collaborateurs. 

De plus, la gestion dématérialisée des absences et congés vous assure une excellente conformité avec le code du travail. Le logiciel RH vous permet une mise à jour des différents documents liés aux absences et congés. Par ailleurs, la gestion des absences et congés via un SIRH vous assure une paie plus fiable. En effet, le SIRH est directement relié à votre logiciel de paie et lui transmet toutes les informations nécessaires à la réalisation du bulletin de salaire.

Enfin, pour économiser plus de temps et d’argent, veillez à choisir une solution SIRH qui vous permet de dématérialiser l’ensemble des étapes d’une gestion des absences et congés efficace.

Pourquoi isiRH est-il la solution adaptée à votre gestion des absences et congés ?

isiRH possède de nombreux modules conçus dans le but de simplifier votre gestion des absences et congés. Côté collaborateur, celui-ci peut consulter ses compteurs de congés et réaliser des demandes de congés et d’absences dans un espace dédié pour une meilleure organisation des effectifs.

Ensuite, un workflow est mis en place pour valider une demande d’absence ou de congé. Celui-ci est totalement personnalisable et peut posséder plusieurs niveaux. Les salariés reçoivent une notification dès la validation de la hiérarchie. Puis, isiRH vous facilite la gestion des absences et congés grâce aux calculs automatiques. Cela calcule directement les différents droits, comme les congés payés, les RTT, les droits d’ancienneté ou encore les droits aux fractionnements. 

Certaines fonctionnalités permettent aussi de fluidifier le remplacement des absences. Par exemple, isiRH possède des modules de gestion des intérimaires et de gestion des demandes d’heures supplémentaires pour gérer les remplacements ; l’administration du personnel et la gestion des compétences permettent d’identifier les salariés disponibles pour travailler davantage.

Enfin, isiRH est compatible avec de nombreux logiciels de paie comme le logiciel de paie Silae. Les informations concernant les absences et congés sont directement transmises à votre logiciel pour vous assurer une gestion des absences et congés et une gestion de paie encore plus efficaces.

En conclusion, la gestion des absences et congés nécessite d’être au cœur de votre stratégie RH. Une bonne gestion des absences et congés améliore l’organisation du temps de travail. Enfin, veillez à créer des conditions propices à la prise de congés et au suivi des absences. Une bonne gestion des absences et congés facilite les tâches liées à la rémunération.

A propos de l’auteur :

Jonathan Roggiani

Rédacteur web

isiRH

Attiré par les relations humaines, le domaine de l’informatique et le désir d’apprendre.