Comment avoir une bonne gestion du personnel ?

26 Juin 2019

Le capital humain fait l’entreprise. Mais pour la rendre compétitive, il doit être bien géré. Pour garantir une meilleure productivité et fidéliser ses collaborateurs : le service RH est essentiel à toute entreprise. La mission du service des Ressources Humaines est de réussir à concilier suivi administratif du personnel et développement des compétences, tâche complexe. Le responsable RH a une dimension stratégique. Il participe à la stratégie de l’entreprise pour l’atteinte de ses objectifs de performance. Il joue en somme un vrai rôle de pilote.

Avec l’essor de la digitalisation, le SIRH rend cette mission aisée : du respect des règles juridiques à la gestion des talents, voici quelques points essentiels pour mettre en œuvre une bonne gestion du personnel.

La gestion du personnel : définition

Tout d’abord, il est important de prendre conscience que la gestion du personnel est une des missions du service des ressources humaines la plus importante pour une entreprise. Certainement chronophage, cette mission reste indispensable à la gestion d’une entreprise. Divers aspects sont couverts comme le contrôle et le suivi du droit du travail, la gestion des absences, des temps de travail, et l’ensemble des missions RH comme la formation des salariés, le recrutement, la gestion des carrières ou la gestion des salaires par exemple.

De plus, la gestion du personnel requiert un travail constant de veille sur les évolutions qui pourraient avoir des conséquences sur les ressources humaines et plus généralement, sur l’activité de l’entreprise.

Face au grand nombre de tâches administratives à réaliser par le service RH en termes de gestion du personnel, il est essentiel de s’équiper d’outils pour automatiser les tâches chronophages, fiabiliser les processus et faciliter le travail d’organisation. Aujourd’hui, il existe des outils modulables et performants dédiés au service des ressources humaines et administratif qui permettent d’alléger la charge de travail des RH et d’optimiser les processus RH et administratifs.

Respecter la législation en terme de gestion du personnel

Toute entreprise souhaitant se conformer aux obligations légales s’adresse aux professionnels RH, le respect des lois étant un des principaux critères en gestion des ressources humaines, comme par exemple la tenue du registre du personnel. La non-observance de la législation entraînerait non seulement des sanctions financières préjudiciables à l’équilibre de l’entreprise mais nuirait également à sa réputation ou à son image de marque. L’implication des salariés s’en trouverait impactée, la démotivation entraînant une chute de la productivité.

Le DRH ou le responsable RH doit donc s’employer à mettre en œuvre une véritable veille sociale pour se tenir à jour dans son application des changements légaux et réglementaires. Le SIRH est ainsi un excellent outil pour gérer les contrats de travail, vérifier la validité des habilitations ou encore le respect des temps de travail légaux…

De plus, les informations des collaborateurs sont centralisées et dématérialisées au même endroit au lieu d’être éparpillées dans des fichiers Excel. Dématérialisation des bulletins de paie, des contrats de travail, signatures électroniques, coffre-fort sécurisé… Simplifiés et traçables, les processus RH allègent les Ressources Humaines, les contraintes réglementaires et participent à la construction de meilleures relations avec les salariés de l’entreprise. Depuis la loi 2016, la Déclaration Sociale et Nominative (DSN), déclaration unique pré-remplie remplaçant les anciens imprimés, est complétée puis envoyée en quelques clics seulement par les gestionnaires RH. Tout cela permet un respect des obligations légales et  une meilleure proactivité.

Enfin, pour une plus grande agilité du système d’information de l’entreprise, le cloud via un logiciel SIRH permet la mise à jour automatique des évolutions de la législation et de demeurer à la pointe de la technologie.

Gérer temps de travail, absences et congés

L’entreprise n’est pérenne que si ses salariés sont motivés et engagés dans leurs missions. Pour pallier l’absentéisme, elle doit être équipée d’un outil informatique permettant de gérer congés et absences de manière efficace et d’organiser la gestion du temps de travail. En un seul clic du service RH, les demandes de congés, les absences maladie, la disponibilité des salariés et la réalisation de leur temps de travail sont visibles du premier coup d’œil. Le SIRH est le gage d’une bonne gestion du personnel et donc d’une meilleure productivité.

De plus, un logiciel SIRH permet de gérer le télétravail des collaborateurs et d’avoir une vision du personnel présent sur le lieu de travail et ceux à la maison avec un planning complet. Construire une charte de télétravail permettra une gestion du personnel en télétravail plus efficace.

Enfin, cela développe la mobilité et l’autonomie des salariés. En effet,  la saisie par les collaborateurs et leurs managers de certaines données en temps réel, de n’importe où et leur accès à certaines informations facilite la gestion des ressources humaines. Les salariés deviennent acteurs à part entière de la gestion de leur propre dossier administratif : demandes de congés, d’acomptes, de remboursement de leurs dépenses professionnelles… Le traitement des données par les gestionnaires RH gagne en rapidité grâce à leur remontée automatique.

Gérer les talents, leurs compétences et vos besoins en recrutement

Pour développer les talents et les conserver dans l’entreprise, le service RH doit men place un plan de carrière individualisé liant leurs objectifs professionnels avec ceux de l’entreprise. Il doit optimiser la gestion des compétences (GPEC) tout en étant à l’écoute des demandes et besoins des salariés comme les souhaits de formation par exemple. Un logiciel SIRH facilite le remplissage de la grille d’entretien et la communication interne avec le manager, lors de la gestion des entretiens professionnels et du plan de formation. La GPEC incluant la gestion des carrières et des compétences est optimisée.

De plus, les gestionnaires RH doivent optimiser le temps passé à recruter en anticipant les postes à pourvoir comme le recrutement en contrats temporaires lors d’un surcroît saisonnier d’activité, par exemple. La gestion informatisée simplifie le processus de recrutement et l’intégration des nouveaux salariés, étape cruciale pour un recrutement réussi. Les candidats peuvent postuler directement sur le site de l’entreprise, qui a ensuite accès à leur profil et le suivi de l’onboarding est facilité. En effet, avec un logiciel SIRH, certaines étapes de l’intégration d’un nouveau collaborateur peuvent se faire à distance ou sur le lieu de travail selon les collaborateurs. Ainsi, la gestion du nouveau personnel est organisée et efficace.

Organiser l’administration du personnel et analyser les indicateurs RH

Le temps passé aux tâches administratives doit être réduit le plus possible : l’organisation doit être solide. Préparer les bulletins de paie et les éditer représente une grande partie du temps de travail du service RH. Or le temps vient à manquer dans un contexte où de nouvelles lois viennent entraîner de nouvelles données ou des changements  à prendre en compte dans le calcul de la paie.

Cette organisation passe par une harmonisation des pratiques de paie et une simplification des processus RH. Investir dans un logiciel de paie évite de perdre du temps et sécurise les processus pour éviter un redressement de la part de l’administration fiscale, toujours fâcheux.

De plus, il est primordial d’utiliser les analyses disponibles des indicateurs RH en éditant des tableaux de bord afin de mieux comprendre d’où viennent les éventuels problèmes, pour pouvoir prévenir l’absentéisme, les démissions, prévoir les recrutements à venir, etc.

Cela permet de cibler les actions de management à mettre en œuvre et d’en mesurer concrètement les effets. Les indicateurs RH permettent également d’appuyer certaines décisions stratégiques pour l’entreprise. Ainsi, le RH retrouve un rôle stratégique dans l’entreprise. Enfin, le SIRH vous aide à prendre des décisions intelligentes, mais c’est aussi un outil pour dialoguer avec les collaborateurs et apprendre à les connaître.

isiRH, la solution pour la gestion du personnel

Polyvalent et flexible, le logiciel isiRH vous accompagne dans votre transformation digitale pour optimiser votre gestion du personnel afin de vous concentrer sur la gestion du capital humain au lieu de perdre du temps avec des données éparpillées. Les profils clés de l’entreprise doivent être identifiés pour les garder au sein de l’organisation. Pour cela, un management en lien avec les valeurs défendues par l’entreprise est à développer. 

De plus, un logiciel SIRH est flexible et sécurise vos données. Ainsi, le service RH n’est plus entravé par de quelconques difficultés informatiques et bénéficie d’une solution dernier cri en mode iaas pour gérer le personnel.

De plus, en termes fonctionnels, isiRH propose de nouveaux modules pour gérer le personnel comme la gestion des visites médicales, des absences et des congés, de l’onboarding en passant par la gestion de paie et le télétravail.  Ainsi, allégez votre charge de travail avec un SIRH et recentrez-vous sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée pour le personnel comme la GPEC. Découvrez comment IsiRH peut vous aider à gérer vos collaborateurs de A à Z auprès de nos équipes.

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A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.