Comment réaliser une gestion administrative du personnel efficace ?
Mise à jour le 25 février 2021.
Dès le premier salarié, les entreprises sont soumises à un certain nombre d’obligations légales. Pour remplir ces dernières, les employeurs doivent mettre en place une gestion administrative rigoureuse de leur personnel. Bien souvent, la tâche s’avère complexe, surtout dans les petites entreprises. La mise en place d’un outil de gestion administrative adapté peut considérablement faciliter ce travail et apporter un réel soutien aux TPE et PME dans leur rôle d’employeur.
Quelles sont les principales obligations des employeurs ?
Tout d’abord, la première obligation d’un employeur est de formaliser l’embauche de ses salariés à travers un contrat de travail, la seconde de leur verser un salaire régulier. Les entreprises doivent également veiller à ce que leurs employés puissent exercer leur travail dans les meilleures conditions en termes de santé et de sécurité. Enfin, la gestion du compte personnel de formation (CPF) relève également des missions de l’employeur.
Ensuite, elles ont besoin de recueillir certaines informations, notamment les données personnelles de l’employé (adresse, numéro de sécurité sociale, relevé bancaire, permis de conduire…) et suivre en temps réel les demandes de congés, les absences et arrêts, et tous les autres éléments variables susceptibles d’influencer la paie.
De plus, le service administratif doit maintenir à jour un ensemble de documents obligatoires, définis par la loi. La liste des documents à fournir dépend du nombre de salariés. Parmi ces documents figurent notamment :
- un registre unique du personnel, obligatoire quel que soit la taille de l’entreprise sous peine d’une amende de 750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morale ;
- une base de données unique ou base de données économiques et sociales (entreprises de + de 50 salariés);
- un registre des délégués du personnel ;
- un document unique d’évaluation des risques professionnels ;
- un règlement intérieur ;
- un registre du CHSCT.
Pour en savoir plus sur les obligations et les pénalités, allez sur : https://www.service-public.fr/.
Enfin, l’arrivée, mais aussi le départ d’un salarié, peuvent à tout moment nécessiter de mettre à jour ces documents. Il est donc important pour réaliser une gestion administrative du personnel efficace d’automatiser vos processus administratifs et de centraliser les données des collaborateurs en un seul endroit. Se doter d’un logiciel SIRH comme isiRH est la solution pour une gestion administrative automatisée et centralisée.
Comment isiRH simplifie la gestion administrative ?
Toutes les obligations décrites ci-dessus génèrent une gestion administrative importante pour l’employeur. En effet, celui-ci doit en effet gérer la collecte et la mise à jour des données, répondre aux demandes de ses salariés (prise de congés, remboursements de frais, prêt de matériel, formations, etc.), sans oublier de planifier certaines actions obligatoires comme les visites médicales. Dans une PME, les gestionnaires responsables de ces tâches peuvent vite se retrouvés submergés s’ils ne disposent pas d’outils adaptés.
Ainsi, avec un logiciel SIRH (système de gestion des Ressources Humaines) comme isiRH, ces procédures peuvent être dématérialisées et automatisées. La solution réduit ainsi de manière importante votre charge de travail en termes de gestion du personnel, rendant celle-ci bien moins pesante au quotidien,
Enfin, l’intérêt majeur d’une telle solution est la centralisation des données, gage de fiabilité. Cette centralisation simplifie considérablement la collecte et la mise à jour des différents documents. isiRH présente un avantage supplémentaire, en permettant aux collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs données et leurs demandes à travers un espace personnel dédié. Ainsi, en confiant cette responsabilité aux salariés, l’entreprise leur donne de l’autonomie, tout en accélérant le traitement de leurs demandes administratives.
Des modules pour réaliser votre gestion administrative efficacement
Grâce à ses modules juridiques, isiRH aide les employeurs à remplir leurs obligations légales :
- Gestion d’un panneau d’affichage obligatoire
- Mise à jour des documents légaux : règlement intérieur, document unique d’évaluation des risques professionnels
- Automatisation du registre unique du personnel
- Dématérialisation des contrats de travail avec signature électronique certifiée
- Suivi des visites médicales
- Analyse d’indicateurs RH avec une base de données économiques et sociales complète
De plus, la solution facilite enfin la gestion administrative du personnel au quotidien, en fournissant de nombreux outils de suivi adaptés : équipements et véhicules prêtés, habilitations, formations effectuées, vérification des permis de conduire…
La gestion administrative du personnel vous semble complexe ? Découvrez comment mettre en place une gestion facilitée et alignée sur vos besoins avec isiRH.
A propos de l’auteur :
Maxime Houx
CEO
Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.
