Réussir l’onboarding des nouvelles recrues en 5 étapes

27 Juil, 2020

L’onboarding, traduit par “embarquement” en français, est un processus utilisé par les entreprises pour mettre en place des actions afin d’intégrer une nouvelle recrue au sein de l’entreprise.

Réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur est essentiel pour la société. En effet, un collaborateur bien accueilli se sentira rapidement intégré et se sentira à sa place. Cela jouera un rôle sur sa motivation, sur son engagement et son investissement lors de sa prise de poste.

Ainsi, lors des premiers jours, il doit adhérer à la culture d’entreprise, aux équipes et doit être formé sur son poste. Découvrez, dans cet article, les 5 étapes pour réussir l’onboarding d’une nouvelle recrue.

1. Préparer l’arrivée de la nouvelle recrue

Tout d’abord, il faut réfléchir en amont à un plan d’action pour accueillir le nouveau collaborateur. Cela permettra d’organiser l’onboarding et de favoriser sa prise de poste.

Voici un listing des étapes pré-onboarding à anticiper pour améliorer l’intégration du nouveau salarié :

  • Attribuer un espace de travail, un bureau au collaborateur correspondant aux missions qu’il va devoir réaliser 
  • Organiser la gestion logistique de l’équipement nécessaire à sa prise de poste : ordinateur, téléphone, badge, fournitures de bureau, équipements vestimentaires…l’ensemble des choses qui vont permettre au collaborateur d’être autonome dès les premiers jours. Anticipez l’ensemble des besoins de la nouvelle recrue lui évitera de demander au compte-gouttes le matériel nécessaire pour réaliser son travail.
  • Préparer la première journée du collaborateur afin que le manager et les collaborateurs de son équipe soient disponibles 
  • Envoyez un mail à l’ensemble des salariés de l’entreprise pour les informer de l’arrivée d’un nouveau salarié

2. Encadrer l’arrivée de la nouvelle recrue le premier jour

Le premier jour est déterminant dans la réussite du processus d’onboarding. La nouvelle recrue va se faire une première vision de la société. Un parcours d’onboarding réfléchi doit être proposé au nouvel arrivant afin de le mettre à l’aise et de faciliter son intégration.

Tout d’abord, l’employeur ou le manager peut proposer une visite des locaux avec une présentation des services, des espaces, des commodités, des différents postes, des collaborateurs…Ce moment permettra à la nouvelle recrue de faire des rencontres dès le premier jour, d’échanger avec ses nouveaux collègues, de ressentir l’ambiance générale et par conséquent, de commencer à prendre ses marques au sein de l’entreprise. Ne pas oublier de lui présenter plus en détail les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger.

D’autres actions peuvent être programmées pour le premier jour du nouveau salarié :

  • Indiquer l’espace de travail qui lui est attribué pour qu’il prenne ses marques 
  • Lui transmettre d’un livret d’accueil contenant l’ensemble des informations pratiques et administratives, le règlement intérieur, la documentation sur le CSE, les identifiants et mots de passe de l’intranet et autres réseaux internes, l’organigramme, la  documentation sur la mutuelle d’entreprise etc.
  • L’inviter à un petit-déjeuner ou à un déjeuner d’accueil afin qu’il rencontre les équipes lors d’un moment de pause


De plus, pourquoi ne pas définir un parrain qui aura pour rôle d’accueillir et d’accompagner le nouvel arrivant sur sa prise de poste pendant les premières semaines ? En effet, le parrain va conseiller et mettre en confiance le nouveau collaborateur et répondra aux questions et aux problématiques de celui-ci. Nous vous conseillons de choisir un parrain qui sera volontaire et qui a de l’ancienneté dans l’entreprise pour expliquer au mieux le fonctionnement et la culture d’entreprise.

3. Faire adhérer à la culture d’entreprise

L’onboarding doit permettre de développer un sentiment d’appartenance et doit engager et motiver le nouveau collaborateur. La marque employeur via la culture d’entreprise est un réel soutien pour intégrer le nouvel arrivant au sein de l’entreprise.

En effet, lors du recrutement, les candidats se renseignent sur l’entreprise, sur ses valeurs, sur son image et sur la qualité de vie des collaborateurs afin de se projeter dans l’entreprise en plus du poste proposé. Il est donc nécessaire d’engager le nouvel arrivant à travers une culture d’entreprise fidèle puisque celle-ci a attiré le nouveau salarié. Il sera davantage investi, engagé et performant sur son poste.

Ainsi, la mise en place d’un processus d’onboarding permet de mettre en avant les atouts de l’entreprise pour séduire le collaborateur et de le fidéliser. Par exemple, l’employeur peut intégrer au processus d’onboarding la distribution des supports de communication de l’entreprise et des goodies ou organiser un team building pour intégrer la nouvelle recrue aux équipes internes.

4. S’aider des outils de communication internes

Vos outils de communication interne comme votre intranet peuvent vous aider dans le processus d’onboarding de la nouvelle recrue. En effet, de nos jours, une multitude d’informations au sein de la société sont transmises sur ces outils. Cette dématérialisation des informations favorise l’autonomie du collaborateur.

En quelques clics, vous pouvez trouver une information, contacter les autres collaborateurs, organiser des projets, lancer des réunions…L’ensemble de ces outils doit être pris en main par le nouvel arrivant afin de trouver des informations sur l’entreprise et son fonctionnement. Il pourra également :

  • Accéder à des documents administratifs comme son contrat de travail 
  • Être au courant de l’actualité et des évènements organisés par l’entreprise
  • Poser des questions aux collaborateurs concernés
  • Déclencher des souhaits de formation
  • Accéder à l’organigramme

Autant d’informations essentielles à sa prise de poste et qui amélioreront son onboarding au sein de l’entreprise. Par exemple, lors des premiers jours du nouveau collaborateur, vous pouvez prendre en photo le collaborateur pour l’intégrer à votre intranet et ajouter quelques lignes sur son parcours, ses loisirs…Cela permettra aux autres collaborateurs d’en savoir un peu plus sur lui.

5. Suivre l’onboarding du collaborateur à tout moment avec un SIRH

Un logiciel SIRH comme isiRH vous aide à préparer et à suivre l’onboarding. Vous pouvez créer un formulaire que la nouvelle recrue devra compléter avant son arrivée pour gagner du temps sur la création de la fiche collaborateur. Puis mettre en place un processus d’onboarding selon le profil de la nouvelle recrue comprenant vos étapes habituelles (lecture du règlement intérieur, vérification du matériel mis à disposition…). Enfin, définissez une personne en charge de l’onboarding du nouveau salarié qui aura, sur la page d’accueil de son logiciel, l’avancement du processus d’onboarding.  

Le logiciel isiRH vous permet donc d’automatiser ce processus pour ne rien oublier et assure une bonne intégration de la nouvelle recrue. Alors, découvrez le module “Onboarding” d’isiRH sans plus attendre lors d’une démonstration gratuite du logiciel.

A propos de l’auteur :

Emma Gemptel

Rédactrice web

isiRH
Passionnée par le webmarketing, la communication et désireuse d’apprendre.

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