Pourquoi vos tableaux Excel sont insuffisants pour votre gestion RH ?

16 Juin, 2020

Le métier de RH nécessite la centralisation de données sur les collaborateurs et la mise en place d’indicateurs à suivre pour observer les évolutions dans le temps. De façon naturelle, l’utilisation d’Excel s’impose dans les méthodes de travail des RH. Cependant, vous avez dû vous en apercevoir, les tableurs d’Excel peuvent devenir vite contraignants dû à l’arrivée de nouveaux collaborateurs recrutés par l’entreprise et à la législation qui évolue constamment.

Retrouvez, dans cet article, 4 raisons pour lesquelles Excel n’est pas votre meilleur ami, bien au contraire.

1. Excel : pilotage des ressources humaines limité

Excel est un bon outil pour piloter des données “brutes” et d’autres données chiffrées dans le but d’avoir un suivi des congés et des salaires, malgré les erreurs possibles. Cependant, le métier de RH est beaucoup plus large que cela. Le pilotage des ressources humaines nécessite d’autres outils pour les entretiens annuels, les formations, les évolutions de carrière ou encore la gestion des candidatures par exemple. 

Les tableurs Excel ne sont pas adaptés puisque les cases d’un tableur sont petites pour le texte nécessaire à ces missions. La solution serait de lier un document Word à un fichier Excel mais cela reste peu efficace pour retrouver et rassembler les informations rapidement.

C’est également un outil qui nécessite d’être un expert pour transformer les données contenues dans un tableau en une synthèse visuelle qui soit agréable visuellement. Les RH n’ont pas forcément le temps de devenir des experts d’Excel. De plus, Excel  n’est pas totalement adapté au pilotage RH car la donnée RH doit être disponible quasi-instantanément si des décisions stratégiques sont à prendre par l’entreprise. Par exemple, la direction peut être amenée à vous demander des données sur des périodes précises pour le taux d’absentéisme ou un suivi des formations pour savoir où l’entreprise en est.

Un logiciel SIRH permet de centraliser via des tableaux de bord et une base de données unique, et il offre une alternative à Excel. L’expérience utilisateur et l’ergonomie du logiciel SIRH permettent de prendre en main le logiciel sans formation ou presque une fois le paramétrage terminé. Cette solution permet d’aller plus loin qu’Excel et propose des modules de développement RH ou de communication interne tout en respectant la législation. Plus d’hésitations à avoir !

2. Excel : source d’erreurs de calculs et de ressaisies

Des erreurs de calcul sont fréquentes dues à une mauvaise date ou une formule mal créée sur les tableaux Excel. Une multiplication des onglets et des liaisons avec d’autres fichiers peut mener à une erreur dans une feuille Excel et c’est tout le fichier qui est impacté et faussé. En effet, cela provoque de mauvaises estimations, des tableaux prévisionnels faux et, par conséquent, des risques financiers importants pour l’entreprise. Par exemple, lors de la gestion de la paie en fin de mois, une erreur de calcul dans les éléments variables de paie mène à l’édition d’un mauvais bulletin de salaire. Autre exemple, une erreur de calcul dans les congés peut provoquer le mécontentement des collaborateurs.

Suite à la vérification de chaque ligne du fichier pour retrouver d’où provient l’erreur, des ressaisies d’informations sont parfois nécessaires afin de régulariser les erreurs et c’est loin d‘être un gain de temps pour vous ! 

En centralisant les données RH, un logiciel SIRH automatise la gestion des données. Par exemple, les éléments variables de paie sont générés automatiquement suite à la saisie des temps, à l’enregistrement des notes de frais ou des absences. Il ne vous reste plus qu’à valider ces éléments avant de les envoyer à votre comptable.

3. Excel : source de risques sur l’exploitation et la sécurisation des données

Le risque d’envoyer à la corbeille un fichier Excel sans faire exprès existe et vous n’êtes pas sans le savoir. Vous avez passé de nombreuses heures dessus et celui-ci part à la corbeille. Dans le meilleur des cas, la suppression est évitée mais des risques subsistent : oubli d’enregistrement, écrasement du fichier contenant la bonne version, problème technique sur votre ordinateur ou toute autre erreur de manipulation. C’est tout votre travail qui disparaît et il faut tout recommencer. 

Concernant la sécurisation des données, l’accès à des données de tableaux Excel n’est pas limité et filtré par collaborateur. Des risques de sécurité apparaissent comme se tromper de destinataire lors de l’envoi du fichier ou de pièce-jointe. Ainsi, les données RH de l’entreprise peuvent atterrir entre les mains de personnes malveillantes.

Centraliser les données RH dans un logiciel SIRH vous permet de ne plus avoir ces problèmes de suppression inattendue ou d’oubli d’enregistrement du fichier et, in fine, permet de régler le souci des fichiers qui disparaissent. De plus, un logiciel SIRH sécurise les données en différenciant les accès à certaines informations selon, par exemple le poste ou bien les responsabilités possédées par chaque collaborateur.

4. Excel :  gestion des absences et congés longue et compliquée

La gestion des absences et congés, fondamentale dans le métier de RH, est pour la plupart des RH réalisée sur Excel. Pourtant, cette gestion n’est pas optimale et peut être longue et compliquée pour les raisons suivantes : 

  • Création de rapports et autres tableaux de bord RH difficile sur des données telles que les motifs de congés, la durée et la fréquence des congés 
  • Multitude d’interactions entre le collaborateur, son supérieur hiérarchique et le service RH pour suivre la demande de congé
  • Informations en temps réel de congés planifiés manquantes
  • Pas de processus de validation permettant d’automatiser la gestion 
  • Connaissance de l’évolution du taux d’absentéisme en temps réel impossible 
  • Liaison directe avec les éléments variables de paie inexistante

 

Un logiciel SIRH répond à toutes ces problématiques en proposant des fonctionnalités pour votre gestion des absences et des congés payés afin d’automatiser et de simplifier cette tâche quotidienne au sein de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez mettre en place des processus de validation adaptables à votre mode de fonctionnement ou encore générer automatiquement tous les éléments variables de paie.

Alors, n’attendez plus et demandez une démonstration gratuite du logiciel isiRH, logiciel SIRH, à nos équipes ! Avec isiRH, rendez easy vos RH !

A propos de l’auteur :

Emma Gemptel

Rédactrice web

isiRH
Passionnée par le webmarketing, la communication et désireuse d’apprendre.