Quels sont les avantages d’un coffre-fort numérique en entreprise ?

16 Sep, 2022

Lorsque vous vous occupez de la gestion du personnel, vous devez vous occuper de leurs informations personnelles. Ces dernières ne doivent pas être divulguées puisqu’elles risquent de porter atteinte à la vie privée de vos collaborateurs. C’est là tout l’intérêt de recourir à un coffre-fort dématérialisé. Quels sont les points forts de ce type de solution ? Découvrez-les grâce à la lecture de cet article.

L’espace sécurisé numérique est disponible pour une durée indéterminée

 

Le coffre-fort dématérialisé est une caisse virtuelle qui vous permet de conserver les fichiers relatifs à votre personnel. Il vous sert également à archiver les différents documents en cas de besoin. Par conséquent, lorsqu’un employé change d’orientation, part travailler dans un autre pays ou démissionne, il peut toujours accéder à l’ensemble des informations dont il a besoin. Grâce à la disponibilité de l’espace virtuel sécurisé sur le très long terme, le personnel pourra mieux s’organiser.

Par ailleurs, ils auront la garantie qu’ils pourront accéder à leurs documents en cas de besoin. Que ce soit pour se justifier auprès d’une administration ou pour satisfaire les demandes d’une banque, ils disposent de leurs fichiers en tout temps.

Le coffre-fort dématérialisé pour respecter les réglementations

Aujourd’hui, le coffre-fort dématérialisé est un indispensable pour toute structure qui souhaite être conforme aux législations relatives au GDPR ou RGPD. En effet, depuis 2017, les établissements doivent numériser le bulletin de paie de leur personnel même sans leur accord. En raison des règles existantes, ces documents doivent être conservés pendant 75 ans. C’est la raison pour laquelle les coffres-forts numériques sont une excellente solution. Elles vous permettront de vous conformer aux réglementations en vigueur.

L’espace personnel sécurisé pour conserver les documents

Le coffre-fort virtuel est un élément qui permet de conserver des fichiers électroniques et des documents. Il s’agit d’un service dont vous pouvez profiter gratuitement en fonction de la plateforme choisie. Si vous en avez les moyens, vous pouvez opter pour des outils payants qui sont facturés à quelques euros mensuels. Cela vous permettra d’obtenir un espace sécurisé disposant d’une adresse internet.

En réalité, le coffre-fort numérique est comme un compte bancaire en ligne. Vous et vos collaborateurs devez-vous inscrire en utilisant un identifiant et un mot de passe. Afin de conserver vos fichiers importants, vous devez simplement les transférer dans votre coffre-fort dématérialisé depuis votre support.

La rapidité de l’opération varie en fonction du poids du document. Lorsqu’il s’agit d’un fichier de quelques kilo-octets, vous devez attendre quelques secondes. En revanche, lorsque le fichier est volumineux, le transfert peut durer plusieurs minutes, voire des heures.

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Le coffre-fort virtuel est une solution respectueuse de l’environnement

Les entreprises actuelles ont tendance à se tourner vers les solutions virtuelles en raison de l’accélération de la digitalisation des services. De nos jours, se tourner vers ces options, c’est montrer que vous mettez en œuvre les moyens nécessaires pour réduire votre empreinte écologique. En effet, vous utiliserez moins le format papier pour la conservation des documents et des brevets de votre entreprise.

Si vous souhaitez atteindre l’objectif du zéro papier, le coffre-fort dématérialisé est une excellente idée. Il vous permettra de mieux gérer vos documents et de faciliter leur utilisation à vos collaborateurs.

Le coffre-fort dématérialisé pour faire d’intéressantes économies

Ce qui est intéressant avec le coffre-fort virtuel, c’est qu’il vous permettra de réaliser d’importantes économies d’argent en interne. En effet, par document, vous pourrez économiser 10 centimes. En ce qui concerne les ressources humaines, ils réaliseront d’intéressantes économies de temps. Avec cet espace personnel sécurisé, plus besoin de réaliser une impression. Vous n’aurez plus à faire usage d’enveloppes ou de bulletins. En évitant de vous occuper des formats papier, vous avez la possibilité de vous concentrer sur les activités qui ont une réelle valeur ajoutée pour votre structure.

En outre, la sélection d’un coffre-fort électronique a une influence sur l’image de marque de votre établissement. Elle vous aide à réduire votre empreinte et à améliorer la manière dont vous êtes perçu par les clients et les partenaires. Grâce à cette solution, vous gagnerez d’importants contrats.

L’espace virtuel pour gérer les documents ressources humaines

Lorsque vous êtes un gestionnaire des ressources humaines, vous devez gérer les dossiers papier, les fichiers et les documents relatifs à vos employés. Grâce à l’espace virtuel, vous pouvez les regrouper en un seul endroit. Cela vous permettra de gagner du temps et d’éviter les risques d’égarement de carton d’archive. Selon vos besoins, vous pouvez trier et ranger vos données.

En définitive, le coffre-fort électronique est une solution optimale pour la conservation de documents. Afin de réduire votre empreinte carbone, c’est l’idéal.

À propos de l’auteur

Marjorie Fatras

Gestionnaire RH / Rédactrice Web

isiRH
Animée par les ressources humaines, le droit du travail et l’envie d’apprendre.

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