Comment réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur ?

L’onboarding RH c’est l’intégration d’un nouveau collaborateur, la dernière étape de votre processus de recrutement.

Le coût d’un recrutement est non négligeable. C’est pourquoi, une fois le bon candidat trouvé, il est important de l’accompagner jusqu’au bout pour permettre au mieux son intégration et son implication dans son nouveau poste. Cela permet également d’éviter d’augmenter le taux de turn-over et de devoir recommencer l’ensemble du processus de recrutement.

L’onboarding RH est donc un excellent moyen pour fidéliser, intégrer et accompagner les collaborateurs, mais également pour transmettre les valeurs et les objectifs de l’entreprise.Il s’agit donc d’une étape essentielle dans le processus de recrutement.

Découvrez nos conseils pour établir un processus d’intégration en mettant en place différentes actions et ressources pour favoriser au mieux l’arrivée de votre nouveau collaborateur.

Comment construire un processus d’onboarding RH ?

Afin de construire un processus d’onboarding RH, il faut définir en amont les différentes étapes d’un processus d’onboarding RH, en détaillant point par point le processus d’intégration, avec les ressources et les actions souhaitées. 

Il faudra également réfléchir à qui va participer à cette intégration : le manager, l’équipe, le service RH…etc.

Enfin, définissez également quelles seront les missions du manager et son planning prévu pour gérer cela.

Étape 1 : le pré-onboarding, préparer en amont les éléments nécessaires

Un onboarding RH se prépare en amont afin de prévoir un certain nombre d’éléments pour organiser au mieux l’intégration de la nouvelle recrue.

Tout d’abord, il faut préparer le planning d’intégration en compagnie du manager afin d’avoir une recrue opérationnelle rapidement.

Ensuite, il faut préparer les éléments administratifs et le poste de travail : contrat de travail, mutuelle, matériel adéquat, ordinateur, téléphone,…etc. En d’autres mots, toutes les ressources qui seront nécessaires à l’exercice de son poste pour lui permettre rapidement d’intégrer ces fonctions et d’éviter de perdre du temps lors de son arrivée. En effet,  mettre à disposition l’ensemble des outils dès l’arrivée du nouveau collaborateur lui permettra d’être efficace.

Enfin, il faudra veiller à bien communiquer en amont. Une bonne communication interne est la clé de la réussite. Prévenez les équipes et les managers pour transmettre et informer des actions nécessaires à réaliser et communiquer sur les rôles de chacun dans cet onboarding RH. Ce sera également l’occasion de transmettre les missions que le nouveau collaborateur devra effectuer.

Les moyens de communication sont variés pour la transmission de ces éléments : email, newsletter, vidéo, réunions, panneau d’affichage ou encore logiciel SIRH. 

Il s’agit également de bien communiquer avec la nouvelle recrue pour l’informer de l’avancée de son contrat de travail et du planning prévu dans le cadre de son intégration. Le but est donc d’avertir chacun et informer sur les changements que cela engendra afin d’impliquer les collaborateurs tout le long du processus d’onboarding.

Étape 2 : l’onboarding RH, l’arrivée du nouveau collaborateur

Le premier jour est primordial pour faire bonne impression. C’est l’occasion pour le collaborateur et les équipes de faire connaissance et de découvrir l’environnement dans lequel il va évoluer. C’est donc le moment de discuter, de transmettre les coutumes et les valeurs de l’entreprise.

C’est également le moment pour indiquer au nouveau salarié ses futures responsabilités et les missions qui vont lui être confiées.

Enfin, le premier jour est le début du parcours d’intégration préparé en amont : petit-déjeuner, visite des locaux, présentation de l’équipe et des rôles de chacun, transmission du matériel, livret d’accueil, soirée organisée, moment de convivialité pour que le nouveau salarié puisse avoir l’ensemble des informations nécessaires à sa prise de poste et s’accoutumer au plus vite. Un accueil où chacun peut participer favorise l’intégration dans l’équipe du nouvel arrivant.

Étape 3 : le post-onboarding, le suivi du nouveau salarié

Restez disponible tout au long des premières semaines d’intégration du nouveau salarié afin de l’accompagner au mieux et répondre à ces interrogations.

En effet, il est important de le guider dans toute la durée de l’onboarding RH, par exemple via la mise en place de réunions de suivi régulières pour faire le point et avoir son ressenti sur le poste, l’équipe et les missions exercées. Le but est qu’il se sente accompagné et intégré au sein de l’entreprise.

Ces premières semaines peuvent également vous permettre de déterminer l’évolution du collaborateur dans l’exercice de ses fonctions.

N’hésitez pas à mettre en place également un bilan avant la fin de la période d’essai pour évaluer avec l’équipe, le manager et la nouvelle recrue la suite. Lors de ce bilan, il s’agira de mettre en avant les éléments positifs et négatifs, les axes d’amélioration et déterminer la suite pour le collaborateur.