Indemnités kilométriques, comment ça marche ?

24 Jan 2019 | Article

Dans la plupart des entreprises, les frais de déplacements, en dehors des trajets entre le domicile et l’entreprise, peuvent être déduits du revenu imposable des employés. Les travailleurs indépendants, à l’exception des micro-entrepreneurs, peuvent également bénéficier de cette exonération pour frais professionnels.

Que recouvre la notion d’indemnités kilométriques ?

Quand les déplacements font appel aux transports en commun ou à des taxis, les frais sont faciles à gérer. Dans le cas où le collaborateur utilise un véhicule personnel, automobile ou deux-roues, le calcul est plus complexe. Les frais entrent alors dans la catégorie des indemnités kilométriques. Ils englobent les dépenses en carburant, les éventuels frais d’entretien ainsi que l’assurance.

Le calcul de ces indemnités s’appuie sur un barème précis, mis à jour chaque année par l’administration fiscale. Celui-ci prend en compte deux paramètres : la puissance du véhicule, qui va de 3 à 7 CV, ainsi que la distance parcourue. En fonction de ceux-ci, différents coefficients permettent ensuite de calculer le montant de l’indemnité.

Pour en bénéficier, les collaborateurs doivent remplir chaque mois une déclaration recensant les déplacements effectués à titre professionnel. Ils doivent également être en mesure de justifier ces déplacements, en indiquant la date et l’itinéraire de chaque trajet réalisé.

La saisie manuelle des trajets, inutilement chronophage

Quand il est effectué de manière manuelle, ce processus de saisie des indemnités kilométriques peut facilement devenir chronophage. En outre, les erreurs de calcul sont fréquentes.

Pour l’entreprise, le temps passé à saisir ligne par ligne chaque trajet représente un manque à gagner en termes de productivité. Les professions très mobiles, comme les commerciaux, les formateurs, ou encore les techniciens envoyés en intervention chez les clients, sont particulièrement concernées. Dans ce contexte, une solution permettant d’automatiser la saisie fait gagner un temps précieux.

Libérez vos collaborateurs avec le module dédié d’isiRH

Le module de gestion des indemnités kilométriques inclus dans la solution isiRH répond précisément à ce besoin. Capable de se synchroniser avec les agendas Google G Suite ou Microsoft Exchange, il peut collecter automatiquement les données associées aux déplacements : date, horaire et localisation géographique des différents rendez-vous. Ces informations sont ensuite retranscrites dans la solution, qui calcule la distance parcourue et remplit la déclaration mensuelle.

Pour les situations plus spécifiques, comme les tournées, le module permet également d’ajouter des déplacements de façon manuelle. La solution isiRH permet ainsi de couvrir l’ensemble des cas de figure.

Les entreprises qui emploient plusieurs salariés peuvent avoir besoin de mettre en place une étape de validation des demandes d’indemnités kilométriques. Cette possibilité est prévue dans l’outil, ainsi qu’un système de filtres qui permet d’afficher uniquement les trajets correspondant à certains critères.

Une solution accessible à tous

Véritable système de gestion des ressources humaines en mode IAAS, isiRH a été pensé pour répondre aux besoins des TPE et PME. La solution est proposée avec différents forfaits adaptés à la taille des entreprises. Le module de gestion des indemnités kilométriques est disponible dans l’ensemble des offres.

Ainsi, salariés comme indépendants peuvent gagner jusqu’à 70% du temps précédemment passé sur la saisie de leurs demandes d’indemnités : autant d’énergie supplémentaire qu’ils peuvent consacrer au développement de leur activité !

Prêts à automatiser votre processus de gestion des indemnités kilométriques ? Contactez-nous pour organiser une démonstration.

A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.