Affichage obligatoire : comment respecter la diffusion des informations en entreprise ?

Les entreprises ont aujourd’hui l’obligation d’afficher un certain nombre de documents dans leurs locaux, visibles pour l’ensemble de leurs collaborateurs. 

Différentes méthodes peuvent être utilisées pour respecter ces obligations d’information qui varient en fonction de la taille de l’entreprise. Il faut ainsi prendre en considération l’ensemble des réglementations pour diffuser au mieux les informations nécessaires aux salariés.

Voyons maintenant plus en détail la réglementation à respecter pour les entreprises.

Pourquoi l’affichage obligatoire en entreprise est-il important ? 

L’affichage obligatoire en entreprise constitue le respect du droit à l’information des salariés et participe à leur sécurité et leur bien-être au quotidien. Les salariés doivent avoir accès à un certain nombre d’informations à tout moment, nécessaires pour participer au bon déroulement de la vie en entreprise. Cette obligation permet à l’ensemble des collaborateurs de connaître les informations majeures à travers différents textes de loi, des informations en cas d’incendie ou encore relatives au CSE. 

L’affichage de ces documents permet de diffuser facilement et rapidement ces informations et de faciliter leur mise à jour. Cela permet aux  collaborateurs d’être rapidement informés sur l’actualité, l’activité de l’entreprise et sur tout changement éventuel.

Ainsi, c’est une obligation légale pour l’employeur d’afficher dans les locaux de la société ces informations visibles pour l’ensemble de ses salariés. Également, l’employeur doit gérer les situations imprévues ainsi que connaître les droits et les règles applicables dans l’entreprise nécessaires pour une bonne intégration et un bon respect de la vie d’entreprise pour chaque collaborateur.

Peu importe leur taille, toutes les entreprises sont concernées par cet affichage obligatoire. En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’entreprise s’expose à une amende et en cas de récidive, à une sanction pénale.

Qu’est-ce que l’affichage obligatoire en entreprise ?

L’affichage obligatoire consiste à publier un certain nombre de documents dans les locaux de la société via un panneau d’affichage, où une grande partie des informations légales doivent figurer. Ce panneau est en général dans des lieux facilement accessibles par l’ensemble des collaborateurs tels que l’entrée des locaux, la salle de repos ou encore les vestiaires.

D’autres informations peuvent être affichées par tout moyen. Ces informations peuvent être exposées sur le panneau d’affichage physique mais ce n’est pas obligatoire. Ces informations peuvent être diffusées à travers un logiciel SIRH ou par mail. L’important est de permettre une nouvelle fois à l’ensemble des collaborateurs d’y avoir accès facilement, à tout moment. On parle d’obligation de communication et non d’obligation d’affichage dans ce cas-là.

Les informations peuvent varier en fonction de la taille de l’entreprise mais aussi en fonction du secteur d’activité. Il est donc important de se renseigner sur la réglementation en vigueur selon la taille et le secteur de votre entreprise. Toutes les informations qui doivent être obligatoirement affichées sont précisées sur le site du service public en fonction du nombre de salariés.

L’affichage obligatoire est composé d’informations qui s’adressent aux salariés, mais aussi à des personnes extérieures telles que des visiteurs, des clients ou encore des fournisseurs. Il est ainsi nécessaire d’avoir tous les éléments et les outils pour respecter ces obligations.

Comment le mettre en place en entreprise ?

L’affichage obligatoire doit être mis en place au moyen d’un panneau d’affichage. Il est essentiel de mettre à jour et ajouter les éléments nécessaires en fonction de vos effectifs, l’important étant le respect du droit d’information de vos salariés. 

Ainsi, les documents obligatoires à afficher sont les suivants :

• Informations relatives à l’inspection du travail, au service d’accueil et téléphonique pour la prévention et lutte contre les discriminations, à la médecine du travail (adresse, numéro et service de secours d’urgence),
• Consignes de sécurité incendie et avertissement de zone de danger,
• Textes d’articles sur l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes, sur le harcèlement moral, sur le harcèlement sexuel et la lutte contre la discrimination à l’embauche, sur les horaires collectifs de travail, le repos hebdomadaire (jours et heures de repos),
• Loi sur l’interdiction de fumer ou de vapoter dans les locaux,
• Panneaux syndicaux,
• Informations sur le travail temporaire.

D’autres informations n’ont pas pour obligation d’être affichées, mais doivent être accessibles pour tous les collaborateurs, tels que : les congés payés, le document unique, le règlement intérieur, la convention collective ou l’accord collectif du travail.

Ensuite, en fonction de la taille de l’entreprise, d’autres documents doivent être affichés : par exemple, pour les entreprises de plus de 11 salariés, la procédure d’organisation de l’élection des délégués du personnel. À partir de 20 salariés s’ajoute le règlement intérieur et à partir de 50 salariés, les informations au sujet de l’accord de participation, sur le comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et sur les élections des représentants du personnel au comité d’entreprise.

Comment un logiciel SIRH vous accompagne-t-il dans le respect de l’affichage obligatoire ?

Avec les nombreux éléments à mettre à la disposition de l’ensemble des salariés, un logiciel SIRH vous permet de respecter les règles concernant l’affichage obligatoire ; celui-ci pourra être diffusé par tout moyen via un panneau d’affichage dématérialisé. 

Avec le logiciel isiRH, vous pouvez ajouter l’ensemble des documents nécessaires consultables par tous vos collaborateurs et mettre à jour ce panneau en fonction de vos besoins : par exemple, diffusez le document unique (DUERP) ou le règlement intérieur en format PDF selon l’établissement pour que vos collaborateurs puissent y accéder via leur espace personnel. Un système de mise à jour est disponible afin d’intégrer de nouvelles versions de votre règlement intérieur tout en gardant votre version initiale. Ces documents peuvent être visibles soit pour l’ensemble de vos collaborateurs soit à une partie seulement des collaborateurs concernés.

Créez des notes de service directement sur isiRH et importez ensuite des documents en complément de la note afin de les diffuser à tout moment. Un module de gestion des comptes rendus de réunion vous permettra de gérer, entre autres, les comptes rendus de réunion CSE dans le but de respecter l’obligation de diffusion des CR à tous les collaborateurs pour les informer des points abordés à la réunion du comité. Le panneau d’affichage sur isiRH permet ainsi de gérer tous les documents nécessaires au respect de l’affichage obligatoire par tout moyen.

Pour conclure, un logiciel SIRH accompagne votre communication interne et notamment les obligations liées à l’affichage obligatoire, et facilite l’adaptation de l’affichage et les mises à jour nécessaires selon les nouvelles dispositions gouvernementales.