Comment booster l’adhésion des salariés au nouveau SIRH ?

Aujourd’hui, la transition numérique amène les services RH des entreprises à changer leurs processus RH et administratifs pour s’adapter aux évolutions du monde du travail. Il est nécessaire d’avoir une démarche structurée et organisée pour ne pas louper le virage du numérique.

Pour participer à cette transition, un logiciel SIRH peut être mis en place au sein du service RH de l’entreprise. Il est important que vos salariés soient engagés et adhèrent au projet pour que celui-ci puisse être utilisé de manière efficace. En effet, l’outil ne sera pas utilisé que par les RH mais également par l’ensemble de vos collaborateurs. 

Voici les différentes étapes pour favoriser l’adhésion des salariés au nouveau SIRH et réussir cette transition numérique.

Définir un plan d’action pour développer l’adhésion au nouveau SIRH

Mettre en place un logiciel SIRH est une étape essentielle dans le cadre de la transition numérique dans votre entreprise. Cela permet d’optimiser les processus RH et administratifs, d’apporter de l’autonomie aux salariés et de faciliter leur quotidien.

Il faut en premier lieu se poser les bonnes questions et déterminer les objectifs de la mise en place du SIRH. Il faut se demander quels seront les bénéfices, quels processus sont à optimiser et qui aura accès au logiciel. À ce stade, certains collaborateurs des services de l’entreprise peuvent être intégrés dans le processus pour indiquer les besoins en dématérialisation.

Une fois la définition des besoins et les objectifs déterminés, il faut définir une équipe projet, c’est-à-dire l’équipe qui encadre et organise le projet SIRH et qui va participer pleinement à l’adhésion du SIRH auprès des salariés. C’est un moyen d’intégrer au projet un certain nombre d’acteurs en plus du service RH et de la direction comme les managers, le service financier et le service communication pour que le plus grand nombre participe activement au projet et soit informé pour une meilleure communication au sein des différents services.

Comprendre les besoins et déterminer les objectifs d’un tel projet est primordial pour faire adhérer vos collaborateurs au SIRH plus facilement.

Communiquer en interne pour éviter une résistance au changement

Une fois les objectifs du projet définis, il faut communiquer de manière rassurante à l’ensemble de vos collaborateurs pour que la transition soit plus simple et minimiser la résistance au changement de ceux-ci.

En effet, la solution RH ne va pas être utilisée que par les RH mais bien par l’ensemble de vos salariés. C’est pourquoi il faut réussir à les faire adhérer à ce changement et donner du sens à sa mise en place.

En général, les salariés ne sont informés qu’à la fin de la mise en place. C’est une erreur. En effet, imposer l’utilisation d’un logiciel SIRH au dernier moment peut être déroutant et freiner l’adhésion car le changement, sans informations en amont, sera plus brut et donc compliqué à adopter. 

L’utilisation d’un SIRH va modifier leurs pratiques au quotidien comme le dépôt d’un congé. Si les collaborateurs ne sont pas informés et formés au logiciel, ils auront plus de difficulté à prendre en main les nouveaux processus associés. Ainsi, il est facile que votre projet échoue dû à un manque de communication.

Pour favoriser l’adhésion de vos collaborateurs à ce nouveau logiciel, communiquez en interne durant toute la durée du projet et informez au fur et à mesure l’ensemble des collaborateurs sur les nouvelles pratiques pour qu’ils puissent se sentir écoutés et considérés. Il est également important d’expliquer au collaborateur un certain nombre de points pour faciliter son adhésion au SIRH et l’impliquer dans le projet. C’est ce que nous allons voir dans l’étape suivante : faire comprendre le projet à vos collaborateurs.

Faire comprendre le projet à vos collaborateurs pour renforcer l’adhésion

Mettre en place un logiciel SIRH c’est aussi définir les changements que cela va engendrer aussi bien au niveau RH qu’au niveau des salariés. Un certain nombre de processus vont être modifiés tant au niveau des pratiques RH que de la qualité de vie au travail ou encore au niveau de l’organisation de l’entreprise.

Pour une meilleure adhésion au SIRH, il est important de faire comprendre la nécessité de ce changement pour l’entreprise en démontrant les bénéfices. C’est pourquoi la communication est importante. Si les collaborateurs comprennent pourquoi la mise en place d’un logiciel SIRH est nécessaire, il sera plus facile pour eux d’y adhérer.

Le mieux est d’essayer d’expliquer le projet de manière transparente et d’amener un discours positif qui démontre que ce changement favorise le bien-être des salariés et de l’entreprise. Il faut leur démontrer que le projet est un moyen de répondre plus facilement aux différentes problématiques internes et notamment d’améliorer et simplifier les processus RH de l’entreprise. C’est moins administratif pour le service RH et une plus grande réactivité dans la validation des congés ou des notes de frais par exemple.

Vous pouvez ajouter à cela que le collaborateur pourra, grâce au logiciel SIRH, avoir accès rapidement et facilement à ces informations, déposer ses congés en quelques clics, sans avoir à passer par du papier ou par le service RH. Enfin, échanger et prendre en compte les différents ressentis est essentiel pour la compréhension et la réussite du projet.

Accompagner les collaborateurs dans l’utilisation du logiciel SIRH

Une fois une bonne communication interne effectuée et la compréhension du projet SIRH et de la nécessité d’adhérer à celui-ci, l’étape suivante est d’accompagner les collaborateurs dans l’utilisation quotidienne du logiciel. 

Pour des collaborateurs qui n’ont pas l’habitude d’utiliser d’outils numériques, l’adhésion et l’utilisation peuvent s’avérer compliquées. Il faut donc les rassurer et surtout leur donner les ressources et moyens nécessaires pour les former à l’utilisation du logiciel.

Pour accompagner les équipes dans la prise en main du logiciel, il faut prendre en compte un certain nombre d’éléments, notamment les différentes missions de chacun. En effet, les managers n’auront pas les mêmes droits et la même utilisation que les autres salariés. Il faut donc adapter la formation en fonction des profils et des besoins de chacun. 

Ainsi, il est important de définir les besoins en formation de chacun en amont du déploiement pour permettre une entière autonomie sur l’outil et une adhésion complète au SIRH. Réaliser des réunions en amont pour présenter le logiciel, proposer des formations ou mettre à disposition des vidéo e-learning ou des documents écrits de formation permet une meilleure maîtrise et adhésion à l’outil.

Enfin, l’accompagnement est nécessaire pour une meilleure adhésion des salariés. Si les collaborateurs arrivent à prendre en main facilement le logiciel, la transition se fera plus facilement et l’adhésion n’en sera que meilleure. Il faut donc bien définir les processus d’utilisation, former et accompagner tout au long de l’utilisation.

Pour faciliter l’adhésion des salariés à votre nouveau SIRH, accompagnez-les dans cette transition en communiquant et en impliquant l’ensemble des acteurs concernés. Il sera ainsi plus simple pour les collaborateurs de s’adapter au nouveau SIRH et d’utiliser efficacement le logiciel.