6 points pour choisir son logiciel de gestion des temps

25 Mai, 2022

Auparavant, la seule solution à la portée d’une structure pour examiner le temps effectué par les salariés était les cartes perforées et les feuilles manuscrites. Depuis l’époque, de nouvelles technologies ont vu le jour et elles rendent la tâche beaucoup plus facile.

Aujourd’hui, pour gérer le temps, vous pouvez compter sur les solutions ou les applications développées. Malheureusement, le choix de ce type d’outil n’est pas une chose aisée en raison de la concurrence effective sur le marché de la technologie.

Nous vous proposons donc de découvrir les 6 points incontournables pour sélectionner un logiciel de gestion des temps.

Solution de gestion des temps : de quoi s’agit-il réellement ?

Une solution de gestion des temps est un outil conçu pour vous permettre de suivre et de réguler le temps effectué par un employé au sein de votre structure. Cette application vous permet de contrôler le personnel à temps plein, à temps partiel et de gérer les horaires nocturnes et les heures additionnelles.

Seulement, ce suivi ne se fait pas à la légère. Sa réalisation repose sur les réglementations en vigueur, c’est-à-dire les conventions collectives, les statuts privés ou publics et les types de contrats (CDI, CDD, intérim).

Zoom sur le fonctionnement des solutions de gestion des temps

Vous n’avez jamais fait usage d’une solution de gestion du temps ? Sachez qu’il s’agit d’un outil facile à utiliser. L’objectif de son obtention, c’est de vous accompagner dans le suivi du temps de travail effectué par le personnel de votre structure. Grâce à l’interface dont vous disposerez, vous pourrez obtenir le temps que fait chaque employé. Vous pourrez alors leur assigner des tâches ou en programmer. Les informations que vous obtenez sur l’interface sont obtenues de diverses manières. Premièrement, il y a les feuilles de temps, le pointage par smartphone, le badge intranet, etc.

Quant aux employés de votre entreprise, ils ont accès à une plateforme en ligne sur laquelle ils peuvent entrer leur temps de travail et l’envoyer à leur supérieur. Ils ont également la possibilité de consulter le compteur de récupération et de s’informer sur le nombre d’heures qu’ils ont déjà faites. Grâce à une telle solution, vous n’aurez presque aucune difficulté à accroître votre productivité et à trouver les tâches qui ralentissent vos équipes.

L’outil de gestion des temps vous permet de connaître les employés qui sont ponctuels, assidus ou absents. Ce qui est intéressant avec ce type de solution, c’est que vous pouvez facilement l’intégrer à votre SIRH (Système d’information RH). Cela vous aidera à éditer les plannings, à automatiser la création des fiches de paie, etc.

Les tâches facilitées grâce au logiciel de gestion des temps

L’application de gestion des temps en entreprise n’est pas un outil que vous devez prendre à la légère. Il dispose de fonctionnalités qui vous seront très utiles. Au nombre de celles-ci, on peut citer : le contrôle de la durée de travail des employés et la gestion des ressources humaines.

La gestion des temps relatifs aux employés

Dans une structure, il est important que les employés réalisent les activités qui leur sont assignées. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Heureusement, vous pouvez compter sur la solution de gestion des temps. Il regroupe le temps effectué par chaque employé dans l’entreprise. Le salarié possède ses informations dans le logiciel, ce qui permet de le distinguer. Qu’il s’agisse des heures travaillées, des pauses, des absences, des entrées et des sorties, elles sont collectées par l’application de manière automatique. Si vous ne souhaitez pas utiliser cette option, vous pouvez demander aux salariés d’envoyer leurs informations de façon manuelle.

Avec la solution de gestion des temps, vous pourrez calculer les heures additionnelles effectuées par vos salariés. En temps réel, vous aurez accès à des données importantes telles que : le montant du CET, les heures nocturnes effectuées, le nombre de RTT, les congés payés restants, etc. Ce qui est intéressant avec cette application, c’est qu’elle vous informe en cas d’anomalie.

Enfin, le personnel possède quant à lui une interface qui lui permet de demander des congés, de saisir les heures de travail et de consulter le planning.

La gestion des ressources humaines

Comme mentionné plus haut, le logiciel de gestion des temps vous renseigne en temps réel du temps de travail de votre personnel. L’avantage qu’offre cet outil, c’est que vous pouvez suivre le temps que réalisent vos équipes sur un projet ou sur une tâche. Il vous permet aussi d’optimiser le processus de facturation et il allège votre comptabilité. En l’utilisant de manière optimale, vous pourrez mesurer le taux d’absentéisme et déterminer les employés qui sont régulièrement en retard.

faciliter les taches rh avec un logiciel de gestion des temps

Les avantages du recours aux solutions de gestion des temps

Il existe de nombreux avantages à utiliser une solution de gestion des temps. Primo, elle est transparente et elle vous permet de suivre le temps d’activité de vos salariés en temps réel. Secundo, il vous accompagne dans la gestion des ressources humaines. Avec un tel outil, les bulletins de paie, les heures supplémentaires sont des tâches presque anodines. Tertio, selon vos préférences, vous pouvez choisir le type de logiciel qui vous intéresse.

Les six points pour sélectionner le meilleur outil de gestion des temps

Pour sélectionner la meilleure application de gestion des temps, vous devez considérer six points incontournables. Découvrez-les immédiatement.

Une solution à coût fixe ou à coût variable ?

Un outil de gestion des temps sans installation et sans mise à jour ? C’est totalement possible. Pour ce faire, vous devez opter pour une solution SAAS. Puisqu’elle est disponible directement sur internet, vous n’aurez pas à faire face à des problèmes techniques. Vous pouvez y avoir accès depuis votre navigateur et les coûts sont maîtrisés. Si cette solution ne vous plaît pas, les solutions à installer sur vos ordinateurs existent.

Une solution ergonomique

Pour choisir votre logiciel, vous devez privilégier celui qui est ergonomique et facile à prendre en main. Ainsi, vous aurez la certitude que vos employés pourront l’utiliser sans difficulté. Cela vous permettra de gagner du temps.

Une solution compatible à votre entreprise

Il serait dommage de sélectionner un outil de gestion des temps qui ne prend pas en compte la convention collective et les réglementations en vigueur dans votre domaine. Assurez-vous donc que votre solution en tienne compte.

Une solution pratique

Si vous vous déplacez beaucoup, l’idéal serait de sélectionner un outil qui est à portée de main. Procurez-vous donc un logiciel de gestion des temps disponible sur mobile. Bien évidemment, cela pourrait avantager vos salariés qui pourront y accéder, quelle que soit leur position.

Une solution compatible aux autres logiciels

Il serait dommage d’opter pour un outil qui ne s’intègre pas complètement. Assurez-vous donc que l’application puisse fonctionner avec le logiciel de paie et les autres solutions déjà installées.

Une solution abordable

Enfin, la solution de gestion des temps doit être abordable. Faites attention à votre budget pour bien la choisir.

En définitive, choisir un logiciel de gestion des temps n’est pas une simple affaire. N’hésitez pas à exploiter les conseils offerts ici pour y parvenir.