Pourquoi mettre en place un logiciel de GTA dans votre entreprise ?

Selon une étude menée par OpinionWay, 58 % des salariés français sont familiers avec la notion de dématérialisation RH. 81% d’entre eux considèrent qu’une entreprise qui met en place des outils numériques RH est innovante, 75 % performante et 66 % au service de ses collaborateurs.

Un logiciel de GTA, c’est-à-dire logiciel de gestion des temps et des activités, est un très bon outil numérique pour suivre au quotidien l’ensemble des présences et absences et des temps de travail des collaborateurs en fonction de l’organisation de votre entreprise, mais également de gérer les projets de cette dernière ainsi que le temps passé dessus.

Pourquoi est-ce qu’un logiciel GTA est important pour votre gestion RH ?

La gestion RH représente en moyenne 50% du budget des entreprises. Responsable d’un véritable bouleversement dans le monde du travail, la digitalisation des processus RH tend aujourd’hui à se globaliser dans la majorité des entreprises. Dématérialiser et faciliter la gestion du temps de travail des collaborateurs est essentiel et cela peut être effectué par l’intermédiaire d’un logiciel GTA. C’est ce qui permettra à chacun d’avoir des temps de travail optimisés, d’éviter une surcharge de travail des équipes et d’organiser l’entreprise suivant un système de priorités.

Un logiciel GTA offre aux collaborateurs la possibilité de consulter, d’organiser et de gérer les différentes missions permettant de développer la productivité et l’activité de l’entreprise.

Afin de rendre la solution la plus complète possible, le logiciel GTA regroupe un ensemble de fonctionnalités de gestion du temps de travail, de la saisie hebdomadaire en passant par l’annualisation du temps de travail ou le badgeage virtuel, communément appelé un module de Gestion des Temps et Activités.

Opter pour une solution de dématérialisation de la gestion des temps de travail comme un logiciel GTA possède plusieurs objectifs :

• Optimiser votre temps de travail pour vous recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée,
• Simplifier la gestion administrative du personnel,
• Réduire les coûts associés,
• Améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs : le temps de travail est suivi pour détecter si il y une surcharge de travail,
• Maximiser la productivité de l’entreprise et favoriser la croissance,
• Respecter le cadre légal et les contraintes réglementaires (conventions collectives, etc.).

Qu’est-ce qu’un logiciel GTA ?

Un logiciel GTA aura pour but de simplifier l’organisation de votre entreprise à plusieurs niveaux :

• Dans la gestion des temps de travail de chaque collaborateur et de ses équipes : temps de travail effectif, temps travaillés, absences et congés…etc,
• Dans la gestion des projets de l’entreprise,
• Dans la gestion des plannings des différentes équipes.

Ainsi, la gestion du temps de travail est un des principaux modules d’un logiciel GTA. Les collaborateurs de votre entreprise vont venir saisir leurs heures de travail et déclarer des heures supplémentaires afin que celles-ci soient calculées de manière automatique et remontées en paie ou dans des compteurs de temps. L’ensemble des temps de travail sont définis en amont en fonction du type de contrat et du collaborateur. L’ensemble des heures de travail saisies dans le logiciel GTA vont être exportées vers votre logiciel de paie en quelques clics.

La gestion des projets peut être également dématérialisée grâce à un logiciel GTA. Prenons l’exemple d’un nouveau projet au sein de votre service. Le nouveau projet va être affecté à un ou plusieurs collaborateurs qui viendront renseigner les temps de travail passés sur le projet en question. Un responsable va recueillir l’ensemble de ces données afin de les consolider dans un fichier et d’avoir une visibilité sur la gestion de l’ensemble des projets de l’entreprise.

Enfin, avec un logiciel GTA, la gestion des plannings de vos équipes se fait de manière fluide et simplifiée. Les horaires de travail sont planifiés en amont. Il est possible d’avoir une visibilité sur l’ensemble des temps travaillés et non travaillés, et de gérer l’ensemble des plannings complexes comme par exemple des horaires en ⅜.

Logiciel intégré et spécifique, le logiciel GTA répond à de nombreux enjeux liés aux performances des collaborateurs quelle que soit la taille de l’entreprise, à l’accessibilité avec n’importe quel support et à tout moment de la journée et aux règles de gestion de temps d’une entreprise. De plus, un logiciel GTA offre des reportings poussés sur les temps de travail des collaborateurs et si besoin, par client, par projet, par service, par site…etc. À vous de définir les données que vous souhaitez exporter.

Quels sont les points clés pour organiser la gestion des temps avec un logiciel GTA ?

Pour chaque entreprise, le temps est trop précieux pour être dépensé inutilement. Un logiciel GTA présente plusieurs avantages dont un gain de temps et un gain d’argent pour l’entreprise.

Dans un premier temps, lorsque vous souhaitez mettre en place un logiciel de gestion des temps, il faut définir les objectifs principaux du projet, connaître les spécificités et les règles de gestion des temps de l’entreprise et savoir quels sont les principaux temps de travail dans l’entreprise. Vous devez également savoir quels processus dématérialisés et comment fonctionnera la validation du temps de travail. 

Dans un second temps, il faut que le chef du projet de mise en place d’un logiciel GTA ait une maîtrise de l’ensemble des processus. Le but est d’organiser et d’anticiper au mieux les problématiques rencontrées au sein de l’entreprise par l’intermédiaire d’un logiciel GTA. La gestion des temps et des activités nécessitent d’avoir une vision globale sur l’ensemble de l’organisation et d’anticiper l’activité de l’entreprise.

Enfin, il faudra impliquer l’ensemble des acteurs qui auront accès au logiciel GTA que sont les responsables et les collaborateurs afin d’optimiser l’utilisation de l’outil, d’être à l’écoute de leurs besoins et leurs attentes. Sonder les différents services et réunir les managers vous permettra de récolter les problématiques et les besoins de chacun. De plus, cette implication pourra se faire par l’intermédiaire de formations afin de pouvoir être opérationnel le plus rapidement possible et sur le long terme, notamment dans la configuration et l’utilisation du logiciel. 

L’ambition d’un logiciel GTA réside dans le fait de faire gagner du temps à chaque entreprise et de dématérialiser l’ensemble des procédures papiers. Il va également permettre de gérer de manière efficace l’ensemble de vos collaborateurs se rendant disponibles sur de nouveaux projets tout en maîtrisant les différents budgets que vous aurez alloués à ces derniers.

Comment isiRH permet de gérer le temps de travail des collaborateurs ?

Tout d’abord, le logiciel isiRH intègre un module de gestion des absences et congés qui va permettre au collaborateur de déposer des demandes d’absences et congés, ou bien de déclarer du télétravail si l’entreprise propose cette option, dans un espace collaborateur sur le logiciel. Ces demandes seront ensuite gérées et validées par les responsables. De plus, ce module est adaptable à l’ensemble de vos règles de gestion des absences et congés : délai d’annulation, retrait d’un ticket-restaurant, code paie, justificatif obligatoire, absence confidentielle…etc.  

De plus, isiRH vous propose de gérer les saisies du temps de travail ainsi que les temps passés sur chaque projet par collaborateur. Il est possible de saisir du temps de façon hebdomadaire, via un compte-rendu d’activité, sur des projets, de façon annualisée..etc. Il est également possible de gérer les déplacements via un module de gestion des indemnités kilométriques mais également de gérer les tickets restaurants et d’exporter le récapitulatif du temps passé et le signer pour qu’il soit validé par le manager. 

Enfin, isiRH facilite la gestion des équipes affectées aux différents projets de l’entreprise. Il est possible de collaborer sur des projets grâce à un module de gestion des affaires. L’ensemble des informations saisies pourront être exportées et les budgets alloués pourront faire l’objet d’un suivi maîtrisé.

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