Gestion du temps de travail et suivi de projets
Optimisez la gestion des temps de travail et le suivi des projets
Exit les feuilles de temps sur Excel, optimisez le suivi des temps de travail, le calcul des heures supplémentaires et la gestion collaborative sur des projets d’entreprise avec isiRH.
Gestion des temps de travail
- Simplifier la gestion des temps et activités
- Calculer automatiquement les heures supplémentaires majorées, payées ou compensées
- Gérer l’ensemble des temps de travail : forfait jour, temps plein, horaires fixes, annualisation du temps de travail, compte rendu d’activité, temps par projet
- Envoyer les temps vers la paie en quelques clics
- Dématérialiser la gestion des ordres de mission
Suivi des projets d’entreprise
- Planifier le temps des collaborateurs sur des projets, des affaires, des activités
- Affecter des tâches et des projets en heures ou en jours à vos équipes
- Associer votre projet à des clients de l’entreprise
- Maîtriser les heures travaillées et l’avancement des projets
- Assurer le suivi des activités et du traitement des tickets
- Suivre les dépenses associés au projet
Gestion des plannings de vos équipes
- Planifier les horaires de travail de vos collaborateurs en quelques clics
- Suivre les heures de travail à distance
- Gérer les remplacements de dernière minute
- Avoir une visibilité des temps de travail et des temps d’absences
- Améliorer le suivi de la performance de vos équipes
Gestion des temps de travail
- Simplifier la gestion des temps et activités
- Calculer automatiquement les heures supplémentaires majorées, payées ou compensées
- Gérer l’ensemble des temps de travail : forfait jour, temps plein, horaires fixes, annualisation du temps de travail, compte rendu d’activité, temps par projet
- Envoyer les temps vers la paie en quelques clics
- Dématérialiser la gestion des ordres de mission
Suivi des projets d’entreprise
- Planifier le temps des collaborateurs sur des projets, des affaires, des activités
- Affecter des tâches et des projets en heures ou en jours à vos équipes
- Associer votre projet à des clients de l’entreprise
- Maîtriser les heures travaillées et l’avancement des projets
- Assurer le suivi des activités et du traitement des tickets
- Suivre les dépenses associés au projet
Gestion des plannings de vos équipes
- Planifier les horaires de travail de vos collaborateurs en quelques clics
- Suivre les heures de travail à distance
- Gérer les remplacements de dernière minute
- Avoir une visibilité des temps de travail et des temps d’absences
- Améliorer le suivi de la performance de vos équipes
Des avantages pour tous !
Collaborateur
- Saisir ses feuilles de temps et les envoyer pour validation en quelques clics
- Consulter ses compteurs de temps : jours de repos, récupération, RTT
- Suivre les projets en collaboration avec d’autres collaborateurs
- Échanger avec les équipes simplement sur des projets en cours
Manager
- Vérifier et valider les feuilles de temps de son équipe
- Être alerté par mail pour valider les feuilles de temps
- Suivre l’avancée des projets : temps passé, coûts
- Planifier les équipes sur des projets, des tâches ou des activités
- Échanger avec les équipes sur des projets en cours
- Avoir une vision du planning de son équipe
- Planifier les heures de travail des collaborateurs
- Modifier les plannings horaires en fonction des absences prévues
Responsable RH
- Récolter les temps de travail et les envoyer vers le logiciel de paie
- Gérer les heures supplémentaires payées ou récupérées
- Analyser la performance de chaque service
- Analyser les coûts et la rentabilité des projets de l’entreprise
- Visualiser les heures de travail des salariés
- Comparer les heures prévisionnelles avec les heures réelles travaillées
- Disposer de rapports précis sur les temps de travail et les projets par salariés, clients, tâches ou activités
Tout savoir sur la gestion des temps de travail et des activités
Quelles sont les obligations réglementaires à respecter en termes de GTA ?
En France, le temps de travail est soumis à une réglementation stricte avec une évolution constante des dispositions légales du droit du travail. Les entreprises sont dépendantes de conventions collectives, d’accords de branche et d’accords d’entreprise à respecter. Il est essentiel de maîtriser cette réglementation et de mettre en place une gestion des temps et des activités en cohérence avec celle-ci.
De nombreux points juridiques sont à respecter comme les durées maximales de temps de travail effectif hebdomadaires et quotidiennes, les conventions de forfait, les temps de pause, les heures de repos obligatoire quotidiennes, les heures supplémentaires et complémentaires des temps partiels, les forfaits jour, le contingent annuel d’heures supplémentaires…etc. Tout cela doit être correctement mis en place et respecté. En cas de contrôle, l’employeur doit prouver cela ayant à disposition des éléments probants afin de montrer qu’il est en accord avec les dispositions légales concernant le droit du travail.
De plus, dans le cadre de la pandémie qui a touché les entreprises françaises en 2020-2021, l’activité partielle a été instaurée massivement. En cas de contrôle également, l’employeur doit être en mesure de prouver que le temps de travail déclaré est égal au temps de travail réel des collaborateurs.
En cas de non-respect de l’ensemble des dispositions légales du droit du travail, l’employeur s’expose à des sanctions pénales et civiles.
Pourquoi un suivi des temps de travail et un suivi des activités sont-ils essentiels ?
Gérer efficacement le travail des équipes
Grâce à un suivi efficace des temps de travail, les managers pourront mesurer la surcharge de travail de leur équipe et réorganiser leurs tâches pour alléger cette charge avant que les membres de l’équipe soient dépassés par le travail. Le collaborateur prend ainsi conscience des raisons pour lesquelles son manager et son employeur souhaitent suivre son temps de travail. En effet, un suivi efficace permet d’avoir des charges de travail équilibrées et d’organiser leur travail selon un système de priorités.
Maîtriser les temps de travail et les budgets alloués aux activités de l’entreprise
Utiliser un outil de suivi des temps de travail offre une visualisation de l’ensemble des temps de travail des collaborateurs d’un service ou d’un établissement en particulier. Cela permet aussi de traiter les heures supplémentaires et/ou complémentaires des temps partiels afin de veiller au respect de la réglementation en vigueur. De plus, suivre les activités permet de visualiser la répartition du temps et de travail et les coûts engendrés (temps humain, frais…) selon de nombreux d’axes analytiques (par client, par projet, par tâche…). En effet, les différentes typologies de saisie de temps permettent de faire remonter les temps sur des projets, des clients ou autres. Ainsi, les heures saisies dans les feuilles de temps sont affectées au projet ou autre au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Assurer la performance et la compétitivité de l’entreprise
Les managers ou les directeurs peuvent suivre le déroulement des projets de leurs collaborateurs et analyser la performance par projet, par client et le temps investi sur chacun. Cette analyse permet au manager d’améliorer continuellement les processus des équipes et de rester compétitif.
Quelles sont les étapes pour calculer le temps de travail ?
Séparez-vous du calcul des temps de travail sur Excel et automatisez la remontée des heures travaillées vers la paie en quelques étapes. De nos jours, les logiciels de suivi des temps de travail vous permettent de calculer automatiquement les heures travaillées des collaborateurs et ainsi, de gagner en temps et en efficacité. Temps de travail hebdomadaire, mensuel ou annuel, les temps de travail effectués sont remontés vers la paie grâce à une gestion des temps efficace et supervisée par les managers et le service RH. Avec la gestion des absences et congés, fonctionnalité phare d’un SIRH, c’est également les temps d’absence et les heures supplémentaires qui sont remontés en paie et les compteurs de récupération qui sont alimentés.
Les étapes pour calculer le temps de travail avec un logiciel de GTA sont les suivantes :
- Le salarié remplit sa feuille de temps
- Le salarié peut rattacher ce temps à des projets ou avoir des horaires de travail pré-remplies selon un planning type
- Le salarié valident ses horaires de travail de la journée, de la semaine ou du mois
- Les fiches de temps sont soumises à validation auprès du manager ou l’employeur
- Les temps de travail validés sont remontés vers les variables de paie et sont transmis vers la paie pour la génération des bulletins de paie
Exit les feuilles volantes, les heures de travail sont enregistrées de manière sécurisée et vous fiabilisez les données vers la paie.
À quoi sert un logiciel de gestion des temps et des activités ?
Respecter la législation
Un logiciel de gestion de temps et des activités permet de respecter les contraintes réglementaires et ainsi, de prouver que vous êtes en règle avec les dispositions légales du droit du travail. En effet, le logiciel de GTA vous fournit des rapports permettant de prouver la conformité des temps de travail de vos employés. De plus, il offre une centralisation du temps de travail effectué par vos collaborateurs en un seul endroit. Fortement utile lors d’un contrôle, cette centralisation vous permet aussi de suivre l’avancement des projets de l’entreprise, les tâches effectuées et veiller au respect du temps de travail des collaborateurs, en présentiel ou en télétravail. Enfin, via la saisie de temps déclarative d’un collaborateur, vous pouvez vérifier les temps de travail et veiller au respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires et aux pauses réglementaires. De plus, vous pourrez paramétrer le contingent et les seuils d’heures supplémentaires afin de se conformer aux limites légales et d’adapter les taux de compensation et de majoration en fonction du nombre d’heures effectuées.
Fiabilisez les données des temps de travail pour un envoi vers la paie
Évitez les erreurs en paie grâce à un logiciel de gestion du temps de travail qui automatise la récolte des éléments variables de paie et dispose d’un export de ces données vers la paie. Ainsi, évitez les récoltes interminables à la fin du mois, les feuilles volantes ou les fichiers Excel et fiabilisez l’information qui est transmise vers la paie. De nombreux éléments variables de paie liés à la GTA peuvent être traités du logiciel SIRH vers la paie comme les temps de travail, les heures supplémentaires payées, les jours de repos et repos compensateur, les primes liées au temps de travail et sur base de calcul…etc. Sans oublier qu’un logiciel de gestion des temps et de suivi d’activités améliore considérablement la gestion et le suivi des temps de vos équipes ! Un plus pour chaque service de l’entreprise, du service RH au service paie en passant par chaque service.
En quoi un logiciel planning permet une gestion de planning simple pour l’entreprise ?
Un logiciel planning permet de gérer l’ensemble des plannings de l’entreprise, de la PME au grand compte, pour informer les collaborateurs sur les horaires à effectuer et pour simplifier et optimiser la planification des activités des équipes pour les managers notamment. Bénéficiez d’une plateforme commune pour créer et consulter les plannings des équipes de l’entreprise et ainsi, voir d’un coup d’œil le plan de charge des équipes pour affecter plus ou moins d’activités à réaliser.
