Télétravail : quels sont les outils collaboratifs à choisir ?

18 Mar, 2020

Dans le cadre de la crise sanitaire touchant la France entière, de nombreuses entreprises invitent, voire contraignent, leurs employés à travailler depuis chez eux, en télétravail.

Mais interagir avec un prospect, un client ou son équipe à distance n’est pas évident lorsque l’on souhaite partager une présentation, une vidéo ou quelconque support pouvant appuyer notre discours. Cela nécessite la mise en place d’outils de télétravail.

Comment mettre en place un espace de télétravail chez soi ?

Avant de choisir les bons outils pour organiser votre télétravail, il faut d’aménager chez soi un espace de travail. Il est recommandé de choisir une pièce ou un endroit approprié chez vous où vous vous rendrez chaque jour afin d’être dans de bonnes conditions de télétravail. Il est aussi recommandé de s’habiller comme si on allait au bureau, afin de se concentrer sur le travail.

Une bonne connexion Internet est nécessaire (un débit de 50 à 100 mbit/s minimum) pour les visioconférences, par exemple, qui pourraient voir leurs nombres augmentés en situation de télétravail.

Ensuite, vous allez sans doute passer de nombreux appels téléphoniques alors n’hésitez pas à vous munir d’oreillettes ou d’écouteurs sans fil afin de diminuer votre exposition aux ondes lors des appels.

Enfin, pensez à prendre des pauses régulières et à vous aérer pour être efficace lors du télétravail.

Quels sont les outils qui facilitent le télétravail ?

Des outils de messagerie en ligne

Lors du télétravail, il faut que vous limitiez l’envoi d’emails et que vous soyez en contact rapproché avec votre équipe, votre supérieur ou vos employés.

Pour cela, un outil de télétravail très prisé par les entreprises du web existe : Slack. C’est une plateforme de messagerie instantanée, qui permet de faciliter le travail en équipe, et où l’on peut échanger des fichiers et des informations sur des chaînes publiques ou privées pour optimiser les échanges lors du télétravail.

Microsoft propose également deux outils de messageries en ligne : Microsoft Teams, le réseau social d’entreprise de la suite Office 365 et Skype, application de messagerie et téléphonie. En effet, ces derniers proposent également un service de visioconférence où vous pouvez organiser vos rendez-vous ou vos réunions d’équipes librement.

Mais la star de ce domaine est Zoom. Ce service de visioconférence ne nécessite pas d’inscription ou de création de compte pour rejoindre une réunion organisée. Vous pouvez réunir gratuitement jusqu’à 100 participants dans une seule réunion et ce, pour une durée de quarante minutes maximum. Un bon outil de télétravail pour organiser des réunions à distance.

Des outils de gestion de projet

Intéressons-nous maintenant aux outils de télétravail pour la gestion de projet. Lors du télétravail, vous allez devoir continuer à gérer vos projets en cours. Des outils en ligne comme Jira, outil destiné au développement logiciel et utilisant la méthode agile, et Waymark, outil gratuit pratique pour créer des roadmaps visuelles et personnalisées, vous permettant de ne pas prendre de retard et d’optimiser votre temps de travail sur des projets.

Des outils pour la gestion des tâches quotidiennes

Dernière mission à prendre en compte lors du télétravail : la gestion des tâches quotidiennes. Voici une liste d’outils accessibles en ligne pour optimiser votre télétravail et partager des documents avec vos équipes :

Trello : organisez vos projets sous forme de tableaux, composés de listes en colonnes, qui répertorient des tâches sous formes de cartes,
TickTick : créez, organisez et partagez vos tâches,
WeTransfer : envoyez des documents, des images ou des vidéos jusqu’à 2 Go à vos équipes,
Dropbox : stockez et partagez des fichiers via le cloud,
Microsoft OneDrive (intégré au sein de Windows 10) : stockez et partagez des fichiers dans un espace personnalisé et sécurisé.

Enfin, la suite de Google, avec Google Docs, Sheets, Slides ou encore Google Drive, vous propose une variété d’outils de télétravail très pratiques afin de partager des documents et d’optimiser le travail d’équipe.

Comment un logiciel SIRH de télétravail peut répondre aux besoins des entreprises ?

Dans le cadre du télétravail, des bons outils sont nécessaires pour la gestion du temps de travail. On doit s’appuyer sur un bon logiciel de gestion des temps et des activités.

De plus, plusieurs tâches doivent être automatisées pour optimiser la gestion globale des demandes administratives comme les absences, les congés ou la réservation de matériel informatique.

Enfin, communiquer en interne en diffusant des messages aux équipes, par exemple les bonnes pratiques liées à la crise sanitaire du Covid-19, et gérer les projets en cours sont des actions essentielles pour garantir le bon fonctionnement d’une entreprise lors du télétravail des collaborateurs.

Plusieurs logiciel SIRH, comme isiRH, regroupe plusieurs outils de télétravail et vous permet d’automatiser vos processus actuels en gestion des ressources humaines.