6 astuces pour organiser efficacement le travail en équipe

Considéré comme une crainte pour certains ou comme un atout pour d’autres, le travail d’équipe est un point essentiel dans une entreprise. Mais ce n’est pas chose facile. En effet, une mauvaise mise en place, de mauvais modes de fonctionnement ou une mauvaise entente entre les collaborateurs peuvent rendre inefficace le travail d’équipe.

Le travail d’équipe permet de développer l’entraide entre les collaborateurs, le sentiment d’appartenance à un groupe, les compétences, la créativité, la productivité et in fine l’efficacité. Ainsi, il devient une véritable source de croissance pour l’entreprise qui le met en place.

Voici six astuces pour organiser efficacement le travail d’équipe et avancer en équipe sans débordement.

1. Connaître le bagage de compétence et le poste de chacun

Lors de la mise en place du travail d’équipe, chacun apporte ses compétences et ses connaissances à l’équipe. Il est important de connaître en amont l’ensemble des compétences et le poste de chacun pour connaître les responsabilités des collaborateurs composant votre équipe. Définissez cela ensemble et à l’écrit. Ainsi, chacun peut s’y retrouver et savoir quel membre de l’équipe contacter pour des questions ou en cas de problèmes.

Le but du travail d’équipe est également de regrouper un grand nombre de compétences pour atteindre plus aisément l’objectif fixé. Sans connaissance des compétences de chacun, cela peut être compliqué de visualiser la force du groupe et la pertinence de travailler en équipe.

Attention à bien gérer les caractères, les idées et les compétences individuelles pour éviter tout conflit entre les membres de l’équipe.

2. Fixer des objectifs clairs avec la méthode SMART

Les objectifs doivent être fixés collectivement et avant de commencer le projet, que ce soit les objectifs à court, moyen ou long termes.

La définition des objectifs permettra de faire un tri progressif et précis des compétences et connaissances nécessaires à la réalisation des objectifs.

Voici les critères des objectifs SMART, souvent utilisés par les entreprises, pour fixer des objectifs :

Spécifique

L’objectif doit être clairement défini, simple à comprendre et précis. De plus, il doit être compréhensible de tous et légitime au regard des membres de l’équipe. Chaque membre de l’équipe sait exactement les missions qu’il doit réaliser, pour quelles raisons, avec quels moyens, où et quand.

Mesurable

L’objectif doit être quantifié ou qualifié lors de sa définition. Sans cela, vous n’aurez aucun moyen de savoir si l’objectif a été atteint. En effet, définir un seuil permet de connaître le niveau à atteindre.

Atteignable

L’objectif doit être atteignable dans le sens où les moyens mis en place doivent être à la hauteur de vos ambitions. Vous devez disposez des ressources financières et humaines nécessaires (compétences, temps). En effet, si l’objectif est trop ambitieux, les membres de l’équipe auront dû mal à l’atteindre. Cela impactera l’adhésion à ce dernier.

Réaliste

L’objectif doit être réaliste, réalisable et pertinent par rapport à la situation de l’entreprise. Celui-ci ne doit pas épuiser l’ensemble  des ressources disponibles. C’est également un objectif qui motivera l’ensemble des membres de l’équipe, qui sera perçu comme un défi à réaliser.

Temporel 

L’objectif doit être délimité dans le temps pour générer un engagement des membres de l’équipe et permettre d’atteindre plus facilement l’objectif. Vous pouvez construire un rétroplanning de l’ensemble des tâches et missions à réaliser et estimer le temps à passer sur chaque tâche. De plus, définir une échéance permet d’éviter de dépenser plus de ressources que prévu au projet. L’objectif doit être rentable pour l’entreprise et non une perte d’argent.

3. Communiquer, la clé de la réussite

La clé d’un travail d’équipe est la communication. En effet, une équipe qui communique permet d’éviter les quiproquos et une mauvaise circulation de l’information. Que ce soit par mail, par téléphone ou lors de réunions quotidiennes ou hebdomadaires, chaque échange sera constructif.

Communiquer permet de favoriser une meilleure coordination des membres de l’équipe sur le projet. Il est préférable de trop communiquer que pas assez afin d’organiser au mieux le projet et atteindre les objectifs fixés.

Voici deux astuces pour communiquer lors d’un travail d’équipe :

• Organiser des points régulièrement avec certains membres de l’équipe ou l’ensemble de l’équipe (une fois par semaine idéalement) et écouter attentivement les autres lors de ces points
• Mettre en place des outils collaboratifs : logiciel de gestion de projet, logiciel de planification, messagerie instantanée, boîte à idées, outil de visioconférence…

Le logiciel isiRH propose un module de gestion de projet pour mener à bien l’ensemble des tâches à réaliser. Vous pourrez suivre l’avancée du projet, avoir une visibilité sur  les tâches en cours (temps travaillé, temps restant sur le projet, priorisation des tâches du projet…) et communiquer avec l’ensemble de l’équipe instantanément.

4. Définir un leader et non un manager

Il ne faut pas confondre un leader et un manager. Le leader fait partie de l’équipe. Il peut prendre des initiatives et mener ses coéquipiers mais, en aucun cas, fixer les objectifs du projet et prendre les décisions individuellement. Cependant, il facilite cette prise de décision en instaurant un vote de l’équipe ou met en place un consensus par exemple.

De plus, un leader doit être identifié par les membres de l’équipe afin d’organiser efficacement le travail d’équipe. Il doit être choisi par les membres de l’équipe et être légitime à leurs yeux. En effet, le leader doit avoir un rôle bien défini afin de ne pas accaparer les missions de ses collègues. Tout le monde doit se sentir utile au groupe. 

5. Développer la cohésion d’équipe et la confiance

Lors d’un travail d’équipe, la cohésion et la confiance sont primordiales pour réussir. Une équipe soudée sera plus productive et plus efficace dans les missions à réaliser. Cela permet également d’éviter les conflits dans le groupe. Le rôle du leader est essentiel.

En outre la mise en place d’activités de groupe pour souder l’équipe permet de développer cette cohésion et d’instaurer une confiance dans l’équipe. Organiser un team building est une solution pour créer du lien entre les membres de l’équipe et développe l’esprit d’équipe. Par exemple, faire une randonnée, participer à un espace game ou assister à un cours de cuisine. Détente et esprit d’équipe assurés !

De plus, pensez à impliquer chacun des collaborateurs pour développer le sentiment d’appartenance de chacun. Connaître et comprendre de façon individuelle chaque membre de l’équipe permet de former une équipe soudée.

6. Garder l’esprit d’équipe en cas de réussite ou d’échec

L’esprit d’équipe doit continuer si les objectifs sont atteints ou non. En effet, si l’objectif est atteint c’est l’équipe qui a réussi et pas uniquement le leader. Chaque membre de l’équipe doit ressentir qu’il fait partie de cette réussite. N’hésitez pas à fêter votre victoire tous ensemble. La cohésion d’équipe n’en sera que plus grande et la joie partagée ! 

Dans le cas où l’objectif n’est pas atteint, essayez de comprendre tous ensemble pourquoi.  Qu’est qui n’a pas fonctionné ? Comment faire mieux lors d’un prochain travail d’équipe ? Il ne faut pas rejeter la faute sur un collaborateur en particulier. En effet, c’est toute l’équipe qui gagne ensemble mais perd ensemble également. 

Essayez de retirer le meilleur dans votre travail d’équipe et non seulement le mauvais. Dans tous les cas, il est important de féliciter l’ensemble de l’équipe.