Saisie des temps : les obligations pour votre entreprise

Depuis 2019, les habitudes liées à la saisie du temps de travail au sein de l’entreprise ont changé. En effet, la Cour de justice de l’UE a mis en place de nouvelles dispositions et de nouvelles réglementations. Toutes les entreprises sont concernées, mais ces nouvelles dispositions ne s’appliquent pas nécessairement à tous les salariés. 

Vous voulez connaître les nouvelles obligations de votre entreprise au sujet de la saisie des heures de travail ? Alors la suite est pour vous.

Comprendre la nouvelle réglementation sur la saisie des temps de travail

C’est en mai 2019 que les obligations concernant la saisie du temps de travail en entreprise ont changé. Ce changement est entré en vigueur par un arrêté de la Cour de justice de l’Union européenne. Une fois la réglementation mise en place, les États membres ont trouvé le moyen d’obliger les employeurs à adopter un système de mesure du temps de travail des salariés au quotidien.

Autrement dit, pour chaque salarié, l’employeur doit avoir un outil de décompte réglementaire du temps de travail journalier. L’entreprise conserve toutefois la liberté de choisir les moyens les plus adaptés pour procéder à ce décompte. Elle peut donc utiliser des logiciels, un outil de pointage électronique ou mécanique, une application mobile ou bien encore un document Excel.

Ainsi, quel que soit l’outil que vous choisissez d’utiliser, l’arrêt prévoit :

• Une convention individuelle à mettre en place pour les entreprises qui comptent moins de 50 collaborateurs,
• Une saisie dite simplifiée des heures de travail des employés,
• Un nombre d’heures par jour qui doit nécessairement être documenté,
• Une convention dite spécifique, qu’il faudra signer avec un grand nombre de collaborateurs de l’entreprise ou avec les représentants du personnel.
  

À propos de la saisie du temps de travail simplifiée

La saisie simplifiée des heures de travail est une disposition prévue dans l’ordonnance de la loi sur le travail. Elle stipule que seul le nombre d’heures effectuées de façon journalière par le salarié doit être pris en compte au moment de la documentation. C’est dans ce cadre qu’il faut procéder à la signature d’une convention spécifique dans les grandes entreprises, et individuelle dans les entreprises de moins de 50 collaborateurs.

Par ailleurs, il est important de souligner que dans certaines entreprises, cette obligation n’est pas d’actualité. C’est le cas lorsqu’une convention collective de travail signée par les travailleurs, autorise une renonciation à la saisie des heures de travail. Dans ce genre de situation, il devient aussi inutile de documenter les heures de travail.

Les dispositions légales de la nouvelle réglementation sur la saisie des temps de travail

Selon la loi, tout employeur doit enregistrer et garder pendant 5 années, les registres sur la durée du travail de ses employés. Cela s’applique aussi bien à la durée quotidienne qu’à la durée hebdomadaire. Les registres doivent aussi mentionner, l’heure de début du travail, l’heure de fin du travail, les moments de pause, et également les heures de travail dans le cadre d’un dépassement d’horaire. Doivent aussi être prises en compte, les heures de pause de compensation des travailleurs.

Ces dispositions sont valables pour tous les collaborateurs, à l’exception des cadres supérieurs de l’entreprise. Ainsi, en l’absence d’une renonciation ou d’une convention offrant la possibilité de recourir à la saisie simplifiée, toutes les heures de travail doivent être enregistrées, tel que mentionné plus tôt. Pour ce qui concerne le fait de documenter les heures de travail, les exigences sont plus précises. Elle concerne :

• La durée des temps de pauses qui font au moins 30 minutes et plus,
• La durée du travail réellement effectué par le salarié, ce qui inclut le travail compensatoire et le dépassement d’horaire,
• Les suppléments de salaire, de même que les suppléments de temps, comme l’exige la loi sur le travail,
• Les jours de repos, mais aussi tous les jours de remplacement dont le travailleur bénéficie chaque semaine en dehors du dimanche.
  

Les différentes exceptions à la saisie des temps de travail

S’il est vrai que la réglementation sur la saisie du temps de travail est applicable à toutes les entreprises, il faut noter aussi qu’il existe quelques exceptions. Il s’agit de :

• La saisie du temps de travail pour le Top Management
  

En effet, cette nouvelle réglementation ne s’applique pas au personnel se trouvant dans la catégorie du Top Management de l’entreprise. Cela signifie que les cadres dirigeants, les responsables ayant un pouvoir de décision sur l’avenir de la boite, ne sont pas concernés par la saisie des heures de travail.

• La saisie des heures de travail simplifiée

Cette saisie simplifiée consiste à enregistrer uniquement la durée de travail quotidienne des employés de la structure. Elle s’applique lorsqu’une convention a été signée dans ce cadre.

• La saisie du temps de travail sans surveillance

Ceci est possible sous plusieurs conditions, dont la principale est la signature d’une convention collective de travail qui donne droit à la renonciation de la saisie des heures de travail.

L’impact de cette nouvelle réglementation sur le droit français

En réalité, le droit français prévoyait déjà un décompte de la durée de travail quotidienne pour les salariés dans les entreprises. Par conséquent, la nouvelle réglementation liée à la saisie du temps de travail n’aura aucun impact sur le cadre légal en France. Toutefois, dans le cas d’un éventuel contentieux en rapport avec les heures supplémentaires, cette mesure pourrait avoir des conséquences.

Il faut savoir à ce propos que lorsqu’une procédure pour le paiement d’heures supplémentaires est engagée par un travailleur, les registres contenant le détail des heures de travail de ce dernier seront consultés. Ce sont eux qui serviront de base de calcul pour les professionnels de l’inspection du travail. C’est pour cette raison que les entreprises doivent choisir avec soin et rigueur, le système à mettre en place pour la mesure et le contrôle des heures de travail de leurs employés. Ce système doit être non seulement fiable, mais également objectif.

En résumé, toutes les entreprises en France et partout en Europe doivent désormais se plier aux dispositions de la réglementation sur la saisie des heures de travail. Autrement, en cas de litige concernant ce domaine, l’entreprise pourrait se retrouver en mauvaise posture.