Quelles sont les obligations légales des entreprises ?

12 Avr, 2021

Toute entreprise, lorsqu’elle engage un salarié, s’expose à de nombreuses obligations légales et cela même à partir d’un seul salarié. En effet, cela semble évident mais l’obligation première, et ce quelle que soit la taille de l’entreprise, est de rémunérer en temps et en heure le salarié, respecter les horaires de travail et fournir un travail au salarié. 

Les obligations légales qui ne sont pas respectées donnent lieu à des sanctions plus ou moins lourdes selon l’infraction. Il y a différents types d’obligations légales pour les entreprises avant et pendant la période de travail, mais également lorsque le contrat de travail prend fin.

Les obligations légales avant le début de la période de travail

 

Dans un premier temps, l’employeur doit rédiger un contrat de travail. Il s’agit de la base de la relation entre le salarié et son employeur. Si aucun contrat n’est réalisé, ce sont les règles de droit commun qui s’appliquent. Selon le poste, les conventions collectives en vigueur déterminent une partie des termes du contrat. Il doit comporter des informations notamment sur la rémunération, la durée du contrat et du travail, la nature des tâches et la protection sociale du salarié. C’est la première des obligations légales avant la prise de poste.

Ensuite, il y a une deuxième obligation légale de l’entreprise avant l’embauche. Il s’agit de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Elle doit être émise par voie électronique ou, si l’entreprise n’est pas tenue par cette obligation, via un formulaire (modèle fixé par l’arrêté du 30 juillet 2012, document Cerfa). Cette déclaration doit obligatoirement être transmise à l’URSSAF, ou à la MSA pour les salariés agricoles, 8 jours avant le début du contrat de travail.

Par ailleurs, l’employeur s’expose à des sanctions pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié si l’employé entame sa période de travail sans cette déclaration préalable. Enfin, la DPAE est obligatoire peu importe la nature et la durée du contrat de travail, et doit être nominative car elle permet d’ouvrir les droits sociaux de l’employé.

Les obligations légales d’une entreprise lorsque le salarié est en poste

Les entreprises ont différentes obligations légales envers leurs salariés dès lors qu’ils commencent à travailler pour l’entreprise.

 

Les obligations légales de sécurité et de santé au travail

 

Tout d’abord, l’employeur a une obligation légale de sécurité et de santé au travail. Pour cela, des règles d’hygiène et de sécurité doivent être appliquées. De plus, un calendrier de visite médicale doit être suivi. Parmi ses obligations légales, l’entreprise doit réaliser une visite médicale dès l’embauche ou du moins avant la fin de la période d’essaie de l’employé, et devra ensuite s’assurer que celui-ci est toujours apte à travailler en prévoyant une visite médicale tous les deux ans jusqu’à la fin du contrat du salarié.

L’employeur a également parmi ses obligations légales, celle de fournir du matériel permettant de protéger l’intégrité physique de l’employé. Depuis l’apparition de la COVID-19, cela comprend par exemple l’obligation de fournir du gel hydroalcoolique et des masques au salarié. 

Une évaluation des risques psychosociaux est également imposée à l’employeur qui doit la réaliser via un document unique d’évaluation des risques professionnels, cela fait partie de ses obligations légales.

Les obligations d’information et de formation

 

Ensuite, parmi les obligations légales des entreprises, on compte celles de l’information. Les obligations légales concernant l’information sont diverses et dépendent de la taille de l’entreprise. Toutefois, elles sont indispensables afin d’alerter les employés, notamment sur le harcèlement physique et moral et sur les règles de sécurité. 

De plus, les entreprises ont pour obligation légale de former leurs salariés. Conformément à l’article L.6321-1 du Code du travail, le but de la formation est de s’assurer que les compétences du salarié soient adaptées au poste de travail. Elle permet aussi de maintenir les compétences requises malgré l’évolution permanente des postes. Par ailleurs, tous les deux ans, les entreprises ont pour obligation légale de réaliser un entretien professionnel pour chaque salarié afin d’envisager des évolutions de carrière. Un plan de formation peut être mis en place, il n’est pas obligatoire mais aide à respecter au mieux l’obligation de formation des salariés.

Enfin, depuis janvier 2020, les entreprises de plus de 11 salariés ont l’obligation légale de mettre en place un comité social et économique (CSE) afin de représenter les salariés. Cependant, chaque collaborateur conserve son droit individuel de présenter ses observations à son employeur ou à ses représentants.

Les obligations légales de l’entreprise pour accompagner les salariés sortants

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, celle-ci a tout de même des obligations légales à respecter.

Tout d’abord, l’employeur doit réaliser un certificat de travail. Il est obligatoire et nécessaire pour l’employé afin d’attester ses activités professionnelles. Ce certificat doit impérativement mentionner le poste occupé et la durée du contrat de travail.

De plus, l’entreprise a pour obligation légale de fournir à tout salarié en fin de contrat son solde de tout compte contre reçu. Il recense les sommes versées au salarié à la rupture de son contrat de travail. Il doit être établi par l’employeur pour tout type de contrat.

Enfin, l’entreprise a pour obligation légale de fournir une attestation employeur à Pôle emploi. Cette attestation Pôle emploi sert à faire valoir les droits à l’allocation chômage du salarié à la rupture ou à l’expiration du contrat de travail. Par ailleurs, à partir du 1er juin 2021, Pôle emploi n’acceptera plus les anciens modèles d’attestation. Préférez la voie dématérialisée, qui est de toute façon obligatoire pour les sociétés de plus de 11 salariés depuis 2012, afin d’éviter toute erreur. Les anciennes versions ne comportent pas toutes les informations nécessaires au calcul des droits au chômage. Le non-respect de cette obligation légale peut entraîner une contravention pouvant aller jusqu’à 1500 euros.

Comment isiRH peut vous aider à gérer ces obligations légales ?

Avant et pendant la période de travail

 

Le logiciel isiRH vous propose de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront de simplifier votre gestion des obligations légales de  votre entreprise. Tout d’abord, vous pouvez dématérialiser le processus de rédaction et de signature des contrats de travail et avoir une gestion complète des différents contrats de travail des collaborateurs. 

Ensuite, vous pouvez générer les déclarations du personnel intérimaire (DPI) directement dans un module dédié à la gestion des intérimaires et ainsi être en règle avec l’obligation légale de déclarer vos salariés. Puis, accédez à un tableau complet de suivi des visites médicales, accompagné d’un calendrier, afin de n’oublier aucun renouvellement de visites médicales.

isiRH vous permet de respecter votre obligation légale de formation. Diffusez votre catalogue de formation auprès des collaborateurs, construisez votre plan de formation ou plan de développement de compétences et gérer les souhaits de formations de chacun des collaborateurs. 

De plus, un logiciel SIRH ne serait rien sans un bon module de pilotage des campagnes d’entretiens. Avec isiRH, intégrez vos trames d’entretiens professionnels et/ou  annuels afin de lancer vos propres campagnes et intégrez les managers et les collaborateurs avec une préparation des entretiens sur le logiciel et une réalisation le jour J.

 

Une fois la période de travail terminée

 

Enfin, isiRH vous offre des rapports chiffrés sur les heures travaillées, les congés, etc.  afin d’établir le solde de tout compte. Il vous facilite également les mises à jour légales concernant la rémunération et vous offre un registre du personnel totalement dématérialisé et automatisé pour respecter au mieux vos obligations légales. 

Pour conclure, afin de gérer au mieux vos obligations légales, optez pour un logiciel SIRH afin de vous assister et automatiser un maximum d’obligations légales. C’est un gain de temps considérable pour votre gestion RH et cela vous évite d’être exposé à de lourdes sanctions en cas de non-conformité et de contrôle. Alors, qu’attendez-vous pour demander une démonstration du logiciel ?

A propos de l’auteur :

Jonathan Roggiani

Rédacteur web

isiRH

Attiré par les relations humaines, le domaine de l’informatique et le désir d’apprendre.