Frais professionnels et achats

Automatiser et simplifier vos frais professionnels et vos achats

Gérez efficacement les dépenses de vos collaborateurs avec une auto-saisie des frais professionnels, des notes de frais et des indemnités kilométriques sur le logiciel. Gagnez du temps sur les délais de remboursement en recevant des notifications automatiques. Un processus intuitif et complet de la saisie à l’extraction paie.  

Gagnez en visibilité sur les achats de l’entreprise et centralisez le suivi des commandes fournisseurs.

Icône de notes de frais

Notes de frais

  • Faites saisir les notes de frais par vos collaborateurs
  • Accélérez la validation des notes de frais de vos collaborateurs avec des notifications automatiques
  • Valider ou invalider rapidement les frais
  • Adaptez le logiciel à votre politique de gestion des notes de frais
  • Dématérialisez les justificatifs des notes de frais
  • Découvrez la fonction OCR
  • Générez le fichier SEPA
  • Exportez les dépenses vers votre logiciel de comptabilité

icone indemnités kilométriques

Indemnités kilométriques

  • Faites saisir les indemnités kilométriques par vos collaborateurs
  • Automatisez le calcul des IK via le barème légale de l’URSSAF
  • Définissez vos propres règles : adresse de départ et de retour personnalisable 
  • Automatisez les approbations des indemnités kilométriques de vos collaborateurs avec un processus de validation fluide et optimisé
  • Exportez les frais kilométriques vers votre logiciel de comptabilité

icône de gestion des achats

Gestion des achats

  • Laissez le collaborateur faire des demandes d’achats
  • Gérez la validation de la demande d’achat du collaborateur
  • Centralisez le suivi des demandes d’achat et des commandes réalisées
  • Générez le bon de commande directement depuis isiRH
  • Définissez le catalogue d’articles de l’entreprise
  • Automatisez les demandes d’achat et la pré-saisie des articles souhaités

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Notes de frais

  • Faites saisir les notes de frais par vos collaborateurs
  • Accélérez la validation des notes de frais de vos collaborateurs avec des notifications automatiques
  • Valider ou invalider rapidement les frais
  • Adaptez le logiciel à votre politique de gestion des notes de frais
  • Dématérialisez les justificatifs des notes de frais
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Indemnités kilométriques

  • Faites saisir les indemnités kilométriques par vos collaborateurs
  • Automatisez le calcul des IK via le barème légale de l’URSSAF
  • Définissez vos propres règles : adresse de départ et de retour personnalisable 
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Gestion des achats

  • Laissez le collaborateur faire des demandes d’achats
  • Gérez la validation de la demande d’achat du collaborateur
  • Centralisez le suivi des demandes d’achat et des commandes réalisées
  • Générez le bon de commande directement depuis isiRH
  • Définissez le catalogue d’articles de l’entreprise
  • Automatisez les demandes d’achat et la pré-saisie des articles souhaités

Des avantages pour tous !

Collaborateur

  • Saisir en quelques clics ses dépenses professionnelles notamment avec l’OCR sur les notes de frais et le calcul automatique des kilomètres sur les IK
  • Stocker l’ensemble de ces justificatifs papier dans un coffre sécurisée
  • Consulter le traitement des remboursements de ses dépenses professionnelles
  • Réaliser des demandes d’achat en sélectionnant les articles souhaités
  • Être alerté.e lorsque ses frais ou demandes d’achat sont validées

Manager

  • Être informé.e d’une nouvelle demande de remboursement 
  • Valider le remboursement des notes de frais et indemnités kilométriques de son équipe en quelques clics
  • Vérifier simplement les justificatifs et trajets effectués
  • Centraliser toutes les demandes de votre équipe

Responsable RH

  • Centraliser toutes les notes de frais et indemnités kilométriques des collaborateurs
  • Définir les règles de gestion des remboursements
  • Configurer les processus de validation selon votre fonctionnement
  • Réaliser des exports en quelques clics
  • Générer les ordres de virement au format SEPA
  • Gagner du temps avec l’automatisation du calcul des Tickets restaurants pour vos collaborateurs
  • Être assuré.e en cas de contrôle URSSAF

Tout savoir sur la gestion des frais professionnels et des achats

Que signifie le terme “Frais professionnels” ?

Les frais professionnels représentent l’argent dépensé par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ainsi, de par cette dépense, l’entreprise doit rembourser les frais de son employé.  Ce système est plus pratique que si l’entreprise devait lui prêter de l’argent en amont. De plus, le gain de temps est plus important lorsque le salarié dépense pour ensuite se faire rembourser par la société.

Il existe de nombreux frais professionnels et la prise en charge n’est pas de 100% à chaque fois. Cela dépend généralement de la politique de gestion des frais de l’entreprise et des obligations légales ou encore de plafonds d’exonération établis par l’URSSAF. A savoir que les frais professionnels ne sont pas imposables et ne sont pas soumis aux cotisations sociales.

Quels sont les différents types de frais professionnels ?

Il existe plusieurs types de frais professionnels dont les principaux sont :

  • Les notes de frais regroupant les frais de mobilité comme les transports (Pass Navigo), les frais de repas (restaurants), fournitures, logements,…etc. 
  • Les indemnités kilométriques, c’est-à-dire le nombre de kilomètres parcourus par le collaborateur pour son activité professionnelle, autrement dit les frais de déplacements professionnels d’un collaborateur.

Comment sont communiqués les frais professionnels ?

Généralement, les frais professionnels sont communiqués soit par papier avec justificatifs ou soit numériquement via un logiciel SIRH par exemple. Le collaborateur saisit sa note de frais en joignant son justificatif dans un espace dédié. À savoir que la plupart des logiciels SIRH proposent la fonction OCR (Optical Character Recognition), c’est-à-dire le pré-remplissage des champs pour la note de frais via le document scanné, pour faciliter la saisie du collaborateur.

Pour les indemnités kilométriques, les collaborateurs transmettent généralement le nombre de kilomètres parcourus par mail ou par papier et le service RH ou le gestionnaire de paie réalise le calcul à la main ou sur Excel. Avec isiRH, en renseignant l’adresse de départ et de retour ainsi que le nombre de kilomètres parcourus, le calcul se fait automatiquement. Attention, la prise en charge des indemnités kilométriques prend également en compte votre type de véhicule et l’estimation annuelle, basé sur le barème kilométrique de l’URSSAF.

Quelles sont les obligations pour la gestion des frais professionnels ?

Les obligations pour la gestion des frais professionnels sont de rembourser les frais au réel ou au forfait. Dès qu’une somme est déboursée par le collaborateur, dans le cadre de son activité professionnelle, la société doit le rembourser. À savoir qu’il est interdit de les comprendre dans la rémunération du collaborateur. À défaut de remboursement, des remboursements judiciaires peuvent être adjugés.

Il existe différents plafonds de prise en charge selon le type de frais. Il faut donc généralement se fier aux obligations légales en vigueur, comme par exemple l’URSSAF.

Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des frais professionnels ?

On peut très vite être dépassé par la gestion des frais professionnels des collaborateurs. En effet, selon le type de frais, selon la prise en charge de chaque frais et selon les barèmes, de nombreux calculs sont à effectuer. C’est une charge importante de travail et également une tâche chronophage qui impacte votre temps passé sur d’autres missions.

Lors de la croissance d’une entreprise, de nombreux services RH souhaitent automatiser la gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques. Le but est de gagner du temps dès la montée en puissance des effectifs et éviter les erreurs en paie et la perte des documents papiers.

Ainsi, opter pour un logiciel de gestion des frais professionnels vous permettra d’automatiser les règles de gestion des frais. Ainsi, le collaborateur peut effectuer sa demande de remboursement de frais en ligne et le logiciel automatise le calcul du remboursement au collaborateur et remonte en paie les frais à rembourser si c’est le cas. Un processus automatisé de A à Z pour gagner en efficacité au quotidien.

Pour les indemnités kilométriques, l’URSSAF a mis en place un barème kilométrique qui prend en compte le type de véhicule selon sa puissance administrative (en nombre de chevaux) et selon des tranches de kilomètres parcourus à l’année. Ainsi, en optant pour un logiciel SIRH et une fois le collaborateur attribué à un véhicule, il va simplement saisir son adresse de départ et son adresse de retour afin que le logiciel calcule automatiquement la distance parcourue et la prise en charge. isiRH est couplé à Google Map et permet ainsi au collaborateur de ne pas pouvoir frauder sur le nombre de kilomètres.  Vous n’aurez plus rien à craindre des contrôles de l’URSSAF.

Face à ce constat et les erreurs en paie à cause d’une mauvaise gestion des frais, de nombreuses sociétés se tournent vers des logiciels de gestion des notes de frais et de gestion des indemnités kilométriques. Le but est de rendre la saisie plus simple pour le collaborateur et de gagner du temps précieux lors du traitement et du remboursement afin de se recentrer sur d’autres missions plus productives.

Que signifie la gestion des achats ?

La gestion des achats n’est pas un frais professionnel comme une note de frais ou une indemnité kilométrique. Ici, la gestion des achats fait référence aux différents achats de l’entreprise comme du matériel. 

Ces achats peuvent faire l’objet d’une demande du collaborateur. Cela permettra au collaborateur de suivre sa demande et au service achats de mettre à disposition rapidement le matériel demandé par le collaborateur (Exemple : achat d’un ordinateur lors de l’arrivée du collaborateur).

Comment fonctionne la gestion des achats ?

Le service chargé des achats d’une entreprise doit passer des commandes d’achats, suivre les commandes effectuées, savoir dans quel état la commande se trouve, posséder le bon de commande fournisseur et réceptionner les commandes fournisseurs.

Généralement, les besoins en matériels sont remontés à ce service afin que celui-ci traite la demande et effectue les achats nécessaires. Ces demandes d’achats peuvent provenir du directeur, d’un manager ou encore d’un collaborateur. Ainsi, face à la demande, il peut être difficile de suivre toutes les demandes d’achats car toutes ne sont pas forcément bonnes à effectuer.

Un logiciel de gestion des achats vous permet de fluidifier ces processus. Vous pouvez faire en sorte qu’un collaborateur émette une demande d’achat selon des articles et un prix pré-configuré. 

Le service achats pourra réceptionner la demande facilement, accepter ou non la demande, alerter le demandeur et générer le bon de commande afin de passer la commande auprès du fournisseur. Une fois la commande validée et réalisée, la personne ayant le droit pourra suivre l’état d’avancement de la commande : la commande a t-elle été réalisée, en reliquat, en cours. Un logiciel de gestion des achats vous propose de générer le bon de commande automatiquement ce qui se révèle être un gain de temps et une centralisation des données en même temps.

Ainsi, vous pouvez facilement suivre vos commandes et traiter les demandes des collaborateurs. Généralement, l’achat de matériel est suivi d’une attribution du matériel commandé au collaborateur afin d’identifier le matériel de chacun. Sur ce dernier point, le logiciel isiRH propose un module qui y est consacré entièrement en plus de pouvoir gérer les achats de A à Z.

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