Logiciel de note de frais : petit comparatif et grandes différences

Mis à jour le 24 juin 2021.

Vous souhaitez investir dans un logiciel pour gérer les notes de frais de vos collaborateurs ? Le marché est aujourd’hui saturé d’une multitude de solutions web permettant de répondre à cette demande. Alors, pour y voir plus clair, faisons un comparatif pour vous aider à choisir votre logiciel de note de frais.

Les caractéristiques d’un logiciel de note de frais

Un logiciel de gestion des notes de frais permet aux collaborateurs d’effectuer une demande de remboursement de ses frais professionnels au personnel chargé de valider les remboursements. Une fois la validation faite, le remboursement des frais passe en paie et est effectué.

Le logiciel gère les indemnités kilométriques et prend en compte les barèmes de l’Urssaf. Il exporte les données pour éviter la double saisie en comptabilité, il reconnaît les données bancaires, effectue les validations multi-niveaux, réalise la traçabilité des demandes et l’archivage des pièces justificatives. Toutes ces fonctionnalités principales sont présentes d’un logiciel à l’autre.

Cependant, des différences se retrouvent dans leur déploiement. Leurs capacités d’évolution et de personnalisation en fonction de besoins spécifiques ne sont pas non plus équivalentes. Côté tarifs, on trouve aussi des écarts selon les solutions.

Comme dans tout domaine, il existe des logiciels de note de frais gratuits et d’autres payants. Les gratuits de base permettent :

• soit de proposer une version standard non-personnalisable ;
• soit de traiter une petite quantité de notes de frais (environ une cinquantaine) pour ensuite devenir payantes.

Tout ceci n’est pas vraiment intéressant sur le long terme. Les logiciels de notes de frais gratuits ne coûtent rien à l’entreprise, mais comportent des limites. Ils ne peuvent s’adapter qu’aux structures de petite taille établissant un nombre restreint de notes de frais chaque année.

Pour plus de performance, mieux vaut investir dans un logiciel de note de frais payant.

Les logiciels payants : SaaS ou IaaS ?

Les plus connus sont les logiciels SIRH en mode SaaS. Vous choisissez le logiciel en ligne que vous souhaitez, payez, puis l’utilisez. Ce type de logiciel offre l’avantage de ne rien avoir à faire, puisqu’il vous est livré « clé en main ». Comptez en moyenne 5 € HT mensuels par collaborateur. Il existe plusieurs avantages :

• La connexion avec d’autres logiciels de l’entreprise comme les logiciels de paie  ou de comptabilité, 
• La personnalisation de l’application en fonction de ses propres besoins,
• La souplesse et l’adaptabilité à votre mode de fonctionnement.

Pourquoi isiRH fait la différence ?

Solution web personnalisable et sécurisée, isiRH met à disposition un module de gestion des notes de frais pour une saisie et une vérification en toute simplicité.

• Personnalisation : Chaque entreprise a des besoins spécifiques. La validation à multiples niveaux hiérarchiques est configurable. Les frais professionnels sont gérés selon le type de dépense et l’imputation (par projet ou par client).

• Sécurité : Le logiciel utilise un certificat TLS, est en conformité avec le RGPD et garantit la valeur probante des justificatifs déposés.

• Simplicité : L’ergonomie de votre outil est primordiale. Le logiciel de note de frais rivalise de technologie en multipliant les options, or la simplicité est toujours ce qui fonctionne le mieux. Vous-mêmes et certains de vos collaborateurs sont peut-être très à l’aise avec le digital, mais ce n’est pas le cas de tous : privilégiez la simplicité d’utilisation, pour être certain de satisfaire tout le monde.

Votre logiciel vous offre également un prix compétitif, adapté à vos besoins et à la taille de votre entreprise, TPE, PME ou ETI.

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