Les 6 atouts d’un logiciel SIRH pour vous aider dans votre déconfinement

12 Mai, 2020

En cette période troublée, les entreprises doivent faire preuve d’agilité pour maîtriser au mieux leur déconfinement. C’est pourquoi nous pensons que le logiciel SIRH est aujourd’hui l’une des solutions pour faciliter l’organisation de l’entreprise pendant cette période. Et même après ?

En ce sens, le rôle du gérant ou du service RH sont essentiels dans le déconfinement vis-à-vis des obligations légales à respecter et de l’organisation de reprise qui a été conseillée par le gouvernement. Nous vous expliquons dans cet article comment vous pouvez faciliter votre organisation grâce à un logiciel SIRH nouvelle génération.

Bonne lecture !

Les obligation des entreprises face au déconfinement

Des informations sur le déconfinement ont été annoncées suite la prise de parole du Premier ministre le 28 avril dernier. Les entreprises doivent organiser le retour sur site des collaborateurs qui étaient en chômage partiel ou en arrêt pour garde d’enfant. Chaque employeur doit faire respecter les règles de distanciation et les gestes barrières à ses collaborateurs et apporter les moyens nécessaires pour la réussite du déconfinement en entreprise.

Le Premier ministre a annoncé un plan de déconfinement pour les entreprises prévoyant les mesures suivantes :

Respect des mesures barrières et distanciation physique dans la mesure du possible, minimum 1 mètre entre chaque poste de travail,
Port du masque obligatoire si le respect de la distanciation physique d’un mètre entre deux personnes ne peut être garantie,
4 m² minimum par collaborateur pour garantir la distanciation,
Gestion des flux de personnes afin d’éviter les files et regroupements,
Mise à disposition d’EPI dans le cas où les mesures de distanciation ne peuvent être respectées,
Interdiction des campagnes de dépistage organisées par les entreprises, seuls les organismes agréés peuvent réaliser ces dépistages,
Etablissement de liste de contacts pour identifier les personnes référentes en cas de collaborateur positif au Covid-19,
Prise de température conseillée au sein des entreprises,
Nettoyage et désinfection des locaux réguliers.

Sans ces mesures, l’entreprise ne peut pas accepter que ses collaborateurs puissent revenir travailler dans les locaux. Ces mesures ont pour but de ne pas subir les risques liés au Covid-19. Il faut donc avant tout minimiser les échanges et les possibilités de contamination entre vos collaborateurs.

Mais par où commencer ? Comment contrôler ? Comment s’organiser ? Un logiciel SIRH peut vous donner une partie de la solution de manière rapide et efficace.

1. Un logiciel SIRH qui facilite la gestion administrative

Un des principaux enjeux du confinement et, par conséquent du déconfinement, est la gestion administrative 100% numérisée pour : la gestion des absences et des congés, la gestion des demandes administratives,

Voici les différentes demandes administratives utiles à l’entreprise :

Effectuer son droit de retrait si la situation de travail présente un danger grave et imminent pour la santé ou la vie ou encore si une défectuosité dans les systèmes de protection est constatée ;
Attestation employeur ;
Demande d’acompte sur salaire : en effet, les salaires des collaborateurs qui ont été sujets au chômage partiel ou à un arrêt pour garde d’enfant ou comorbidité ont perçu une rémunération moindre de l’ordre de 84%. Ils ont donc plus que jamais besoin d’avoir des avances de salaire si l’entreprise peut bien sûre les aider en ce sens.

2. Un logiciel SIRH pour gérer les temps de travail et le télétravail

La première mesure de protection collective conseillée pour réussir votre déconfinement est le télétravail. Celui-ci doit être respecté à chaque fois qu’il peut être mis en œuvre pour éviter la transmission du virus. Cependant, tous vos collaborateurs ne peuvent pas forcément avoir recours au télétravail. Face à cette multitude de typologies de travail, il faut pouvoir également gérer et suivre les temps de travail de vos salariés.

Le logiciel SIRH peut vous aider à gérer et suivre ces différentes typologies et simplifier votre gestion RH en centralisant les données afin de vous faire gagner du temps et d’organiser au mieux cette pluralité de cas. Ainsi, le logiciel SIRH permet notamment de :

Déclarer le télétravail ;
Suivre les temps de travail peu importe où se situe le collaborateur : au domicile, au bureau ou sur site client ;
Pouvoir distinguer de façon simple les différentes typologies de temps de travail : télétravail, collaborateur sur le terrain, collaborateur au bureau
Pouvoir remonter toutes ces données de façon automatique sur les variables de paie pouvant être envoyées au cabinet comptable.

3. Un logiciel SIRH pour faciliter la communication interne

Le plus important pendant cette période est d’informer vos salariés en continu des nouvelles de votre entreprise. Cela rassure et cela évite également la propagation d’informations erronées. Le logiciel SIRH vous permet de diffuser des informations par email, SMS ou directement sur le mur de nouvelles de l’entreprise.

Afin de faciliter la communication entre collègues, le logiciel SIRH vous propose également l’annuaire 100% à jour des collaborateurs en contrat de travail mais également des stagiaires, intérimaires, intervenants externes, etc. Cette fonctionnalité permet la transmission et la prise de contact rapide entre collaborateurs pour faciliter l’échange d’informations par SMS, email, ou téléphone.

Vous pouvez également partager et communiquer en rappelant les gestes barrières à respecter et l’importance de les respecter. Ces actions ayant pour but d’émettre un message en une seule fois à l’ensemble des salariés contenant les informations nécessaires liées au déconfinement. Tous les collaborateurs sur site ou en télétravail verront ce message mais vous pouvez également différencier les messages selon les services ou les différents établissements.

4. Un logiciel SIRH pour fédérer et adapter les façons de travailler ensemble

Après deux mois de confinement intense, de chômage partiel ou de télétravail, le déconfinement se présente comme une opportunité de fédérer à nouveau vos salariés pour travailler ensemble dans cette période complexe.

Le logiciel SIRH peut s’adapter à votre gestion RH et votre organisation. Voici deux fonctionnalités pour lesquelles le SIRH vous viendra en aide :

Création de sondage : vous pouvez créer des sondages afin que vos collaborateurs puissent y répondre. Vous pourrez ainsi sonder le moral de vos salariés, sonder l’avis de vos salariés suivant une problématique ou encore sonder des suggestions que vous pourrez proposer ;
Mise à disposition d’une boîte à idées : en complément du sondage, vous pouvez permettre à vos collaborateurs d’émettre d’eux-mêmes leurs idées. Ainsi, tous les collaborateurs de votre société pourront en prendre connaissance et voter si l’idée leur paraît bonne ou non. En tant que RH, vous pourrez connaître leurs envies sans forcément leur demander et juger si l’idée est pertinente ou non.

L’objectif est donc de se rassembler, d’échanger et de créer de nouveau une synergie de groupe. Fédérez vos salariés et adaptez votre façon de travailler pour traverser cette situation inédite de déconfinement.

5. Un logiciel SIRH comme suivi de consommation des équipements de protection individuelle et collective

Votre entreprise a acheté des équipements de protection individuelle (EPI) ou collective (EPC) pour se protéger contre les risques COVID-19 ? Vous voulez suivre la consommation de ces équipements de protection en temps réel et savoir qui a consommé quoi, en quelle quantité et à quel moment ? Le logiciel SIRH répond également à ce besoin.

Plusieurs organisations possibles au sein de votre structure :

Soit le collaborateur remplit directement un formulaire sur le SIRH pour informer la consommation des équipements de protection qui lui sont mis à sa disposition ;
Soit l’entreprise responsabilise une personne au sein de l’équipe pour gérer le stock. Cette personne va alors inscrire qui a pris quel équipement et à quelle date.

Cela vous permettra de suivre la consommation individuelle de chaque collaborateur en respect des règles que vous aurez mises en place. D’autre part, cela vous permettra également de savoir combien d’équipement de protection vous avez encore en stock afin de prévoir de nouvelles commandes si besoin.

6. Un logiciel SIRH comme gestion du document unique d’évaluation des risques (DUER)

C’est un élément essentiel pour la réussite du déconfinement, la mise à jour de votre document unique d’évaluation des risques professionnels !

Rien de mieux qu’un SIRH vous permettant de mettre à jour ce document unique d’évaluation des risques par rapport aux différentes fiches de poste et aux expositions des salariés.

Les principaux risques à mettre à jour dans cette période de déconfinement :

Risque psycho-sociaux :

Public concerné : les collaborateurs en télétravail et ayant repris le travail au sein de l’entreprise face au comportement de distanciation au sein de l’entreprise. Les personnes sur site client.
Mesures de prévention : Sondage régulier, diffuser de l’information régulière rassurante, permettre des échanges réguliers entre collaborateurs par des systèmes numériques (téléphone, visioconférence, tchat, etc.)

Risque d’infection COVID-19 :

Public concerné : tout le monde
Mesures de prévention : limiter le nombre de personnes que vous rencontrez. Porter les équipements de protection individuelle (EPI). Respecter les règles sanitaires mises en place par l’entreprise. Rester à 1 mètre minimum de chaque personne rencontrée. Rester en télétravail pour les salariés qui le peuvent. Utiliser le droit de retrait quand la situation n’est pas adéquate sur site client.

Risque de transmission COVID-19 :

Public concerné : personne testée positive au COVID-19
Mesures de prévention : rester confiné en quarantaine pendant 15 jours minimum. Ne pas rentrer en contact avec des collaborateurs de l’entreprise. Sonder le salarié pour retracer les personnes qu’il aurait rencontrées pendant sa période d’incubation.

Vous n’avez pas de SIRH et vous souhaitez avoir des informations pour mettre le logiciel en place ?

isiRH est un logiciel SIRH qui vous accompagne dans le déconfinement de vos collaborateurs à travers ses nombreuses fonctionnalités de gestion RH.

L’équipe isiRH est à votre disposition pour vous présenter le logiciel et vous accompagner dans sa mise en place. Demandez une démonstration gratuite du logiciel isiRH et appréciez les bénéfices que ce logiciel apportera pour votre entreprise pendant cette période de déconfinement.