Les 5 astuces pour diminuer le taux d’erreur sur vos bulletins de paie

1 Mar, 2021

Les erreurs sont très fréquentes sur les bulletins de paie, en moyenne un français sur trois en a déjà constaté. Cependant, ces erreurs paie  sont source de problèmes. Qu’elles soient au bénéfice de l’employé ou de l’employeur, elles créent la plupart du temps des conflits entre les parties. 

Par ailleurs, la non-conformité des bulletins de salaire en cas de contrôle des administrations a pour conséquence des sanctions pour votre entreprise. Voici quelques conseils pour éviter de commettre des erreurs sur vos fiches de paie.

1. Réaliser un audit de conformité pour palier aux erreurs de paie

 

La réalisation des bulletins de paie n’est pas une tâche sans difficultés. Plusieurs paramètres sont à prendre en considération comme par exemple la réglementation qui évolue en permanence. Assurez-vous de réaliser un audit de paie régulier afin de ne pas avoir d’écart entre vos pratiques et la législation actuelle.

De plus, les contrôles sont d’une grande importance pour prévenir les risques d’anomalies. Nous vous conseillons d’analyser les pratiques du personnel Ressources Humaines et vérifier leur conformité avec celles en vigueur.

Vous devez également déterminer les forces et faiblesses des pratiques adoptées, puis mettre en avant ce qui peut engendrer des fautes. L’évaluation des pratiques peut se faire par exemple sur la fréquence et l’efficacité de la récolte et la centralisation des informations, la veille réglementaire, le contrôle de la conformité et/ou l’analyse de ses résultats.

Enfin, établissez une liste des erreurs possibles, si vous savez les identifier, vous aurez donc moins de chance de les commettre. Les erreurs de paie les plus fréquentes sont les suivantes : 

  • Le montant de salaire incorrect 
  • Le nombre d’heures travaillées erroné
  • Un mauvais calcul des congés payés
  • La date d’entrée du salarié, inexacte ou absente

2. Investir dans une solution de paie performante

Un autre moyen simple et efficace de prévenir le risque est l’utilisation d’outils performants et efficaces. Des logiciels de paie comme Silae permettent aujourd’hui d’automatiser les processus de paie et donc de vous faciliter la fonction paie. Il vous offre une mise à jour automatique pour les données légales et conventionnelles. C’est un réel gain de temps sur la veille réglementaire, votre paie est fiable et conforme à la législation.

L’avantage majeur de Silae est sa disponibilité en mode SAAS. Une connexion internet et un support numérique, ordinateur, tablette, smartphone suffisent. Votre gestion peut être effectuée où vous le voulez et quand vous le voulez. Il dispose aussi d’une intégration des éléments variables de paie en masse ainsi qu’une mise à jour hebdomadaire automatique de plus de 600 conventions collectives.

Silae vous propose l’édition de vos bulletins et l’envoi des déclarations nécessaires vous assurant ainsi la conformité de votre gestion de paie

Les paramétrages de ces logiciels déterminent la fiabilité des fiches de paie, veillez donc à connaître leur fonctionnement ou faire appel à des experts. Toutefois ces logiciels sont spécifiques et ne sont pas accessibles à l’ensemble des salariés comme un SIRH. Le moyen le plus sûr de prévenir le risque est donc tout de même de combiner ce logiciel de paie à un logiciel SIRH comme isiRH.

3. Associer votre logiciel de paie à un SIRH

Un logiciel SIRH intelligent comme isiRH possède la capacité de communiquer avec des logiciels tels que Silae. Lorsque les réglages sont correctement effectués, isiRH vous permet d’envoyer vos variables de paie directement sur le logiciel de paie Silae. Nos équipes supports sont là pour vous aider à paramétrer l’outil. Une vérification en amont ainsi que des ressaisies quasiment inexistantes réduisent considérablement le risque d’erreur.

Les deux logiciels sont complémentaires. En effet, les combiner vous permet de centraliser vos éléments variables de paie et d’automatiser votre gestion de paie. Les fautes sont la plupart du temps, humaines ou proviennent d’un mauvais paramétrage, c’est pourquoi il est important d’automatiser les processus paie au maximum.

Le logiciel isiRH associé à Silae est la combinaison parfaite. Il offre plus d’une centaine de fonctionnalités dont certaines aidant à la gestion de paie : gestion des acomptes, gestion des primes, gestion des temps travaillés, gestion des absences et congés, notes de frais, indemnités kilométriques…

Cela vous permettra de récolter les éléments variables de paie plus rapidement, de consolider toutes les données collaborateurs en un seul endroit et de les envoyer directement vers Silae. Cela vous permet de faciliter la création et l’édition des fiches de paie sans erreur.

4. Se perfectionner grâce à des formations

Les irrégularités sur les bulletins de salaire peuvent non seulement engendrer des risques juridiques et financiers pour votre entreprise mais également  priver vos salariés de leurs droits sociaux. Il est donc primordial de sensibiliser au maximum vos équipes sur l’importance de la gestion de la paie. Cela fait de votre personnel RH un atout essentiel dans cette mission de diminution du taux de non-conformité des bulletins de paie

Pour éviter les erreurs, vous pouvez former vos employés afin qu’ils soient vigilants et qu’ils sachent détecter et corriger les erreurs paie. Les formations régulières sous forme de e-learning leur permettent également d’être à jour avec les dernières réglementations. N’hésitez pas à solliciter vos managers afin qu’ils présentent les nouveautés réglementaires lors de briefings. 

Vous pouvez aussi former le service RH à l’utilisation de nouveaux outils pour automatiser la gestion de paie comme Silae, pour la génération des paies, et isiRH, pour la récolte des variables de paie. Ces logiciels faciliteront la vie de vos RH et de vos gestionnaires de paie. Une fois formés, ils pourront les utiliser et les paramétrer de manière optimale ou du moins déceler un mauvais réglage et ainsi, éviter les erreurs de paie.

5. Confier sa paie à des experts

Vous pouvez également déléguer la paie à un cabinet comptable ou à une entreprise spécialisée dans ce domaine. Cette méthode vient en complément des précédentes. Elle a un coût supplémentaire mais vous garantit de réduire le risque d’erreurs sur vos fiches de paie et d’éviter des sanctions pouvant vous coûter plusieurs milliers d’euros.

Vous pouvez vous assurer que les experts sélectionnent les meilleurs logiciels ou bien choisir les logiciels qui vous conviennent le mieux. Ils se chargeront ensuite de la gestion des salaires et s’assureront du bon fonctionnement de l’automatisation de votre système de paie. Le choix des logiciels est important car plus ils sont performants et moins vous avez à faire. Cela vous permet de gagner du temps. 

Les informations nécessaires sont directement transmises aux spécialistes. Leur savoir-faire vous assure une bonne gestion ainsi qu’un gain de temps considérable. Ils peuvent également vous accompagner lors d’un contrôle URSSAF.

En conclusion, pour générer les bulletins de paie les plus fiables possible, mettez en place une stratégie efficace. L’automatisation grâce aux logiciels comme isiRH et Silae sera votre meilleur allié. Veillez à former au mieux vos équipes et n’hésitez pas à faire appel à des experts et à externaliser votre gestion de paie.

A propos de l’auteur :

Jonathan Roggiani

Rédacteur web

isiRH

Attiré par les relations humaines, le domaine de l’informatique et le désir d’apprendre.