La gestion des contrats, un enjeu pour les ressources humaines

16 Août, 2021

Le contrat de travail est un document juridique contractuel qui réglemente la relation entre le salarié et l’employeur. C’est un outil stratégique dans le processus de gestion administrative du personnel. 

Le choix du type de contrat, l’évolution de celui-ci en fonction des besoins de l’employé et de l’employeur, la réglementation en vigueur et l’évolution juridique sont autant d’éléments à prendre en compte pour éviter tous litiges.

Découvrez pourquoi une gestion des contrats efficace est un réel enjeu pour les ressources humaines.

Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?

 

Tout d’abord, la gestion des contrats de travail est une étape clé de la gestion administrative du personnel. En effet, il s’agit de la base de la relation avec le salarié, le contrat de travail détermine toutes les actions à venir. Lorsque le contrat est correctement réalisé et en adéquation avec les besoins du salarié et les attentes de l’employeur, c’est un réel gain de temps pour la gestion administrative de manière générale. Cela permet d’éviter toutes modifications ou avenants au contrat en cours d’exécution. 

De plus, si les clauses du contrat de travail sont claires, la gestion sera d’autant plus simple. Les congés par exemple pourront être calculés en toute facilité. Par ailleurs, une bonne gestion des contrats de travail doit au préalable éviter tout litige. En effet, plus le contrat est clair et complet, moins il y a de risque de litiges entre l’employeur et l’employé.

Enfin, une gestion des contrats de travail correctement réalisée vous évite des sanctions financières liées à des irrégularités réglementaires. Enfin, une bonne gestion valorise votre marque employeur et donne une image positive de l’entreprise. Ainsi, vous pouvez satisfaire vos salariés et attirer de nouveaux talents.

Quelles sont les obligations légales liées au contrat de travail ?

Le code du travail n’impose pas qu’un contrat soit écrit mais de plus en plus de conventions collectives l’obligent pour éviter tout litige. Si aucun contrat n’est rédigé, ce sont les règles de droit commun qui s’appliquent. L’employeur a cependant des obligations légales liées au contrat de travail à respecter. 

Avant toute chose, le contrat de travail doit être établi et signé avant que l’employé ne commence à travailler pour l’entreprise. Ce contrat de travail doit mentionner les coordonnées des deux parties ainsi que la nature et la durée du contrat. Il faut préciser s’il s’agit d’un CDD, d’un CDI, d’un contrat d’apprentissage ou un autre type de contrat et s’il y a une période d’essai. L’employeur doit également décrire la nature du poste ainsi que la convention collective applicable au contrat de travail et y ajouter les clauses imposées par ces conventions. 

Ensuite, le contrat doit contenir le nombre d’heures travaillées ainsi que les horaires.  L’employeur a pour obligation de donner des horaires et de respecter certaines amplitudes. De plus, le montant de la rémunération doit être précisé. Enfin, les coordonnées de la couverture santé ainsi que de la caisse de retraite doivent être communiquées à l’employé. L’exactitude des informations indiquées dans le contrat de travail est très importante car les données vont être utilisées afin d’émettre le certificat de travail à la fin du contrat. Si celles-ci sont erronées, l’employé peut être lésé.

Quelles sont les étapes à suivre pour une bonne gestion des contrats ?

Pour commencer, le contrat doit être conçu avec les clauses et la convention collective adéquates. Cette première étape de la gestion des contrats de travail est primordiale. Elle permet en effet de réduire considérablement les litiges si elle est bien réalisée. Puis, le contrat de travail doit être rédigé et imprimé, au moins en deux exemplaires, un pour l’employeur et un pour l’employé. Ensuite, pour une gestion conforme du contrat de travail, l’employeur doit obtenir la signature de l’employé. Cette signature vaut acceptation de tous les termes du contrat. 

À la suite de cela, c’est l’étape de la mise en application du contrat de travail. L’employé entame sa période de travail et l’employeur doit mettre en place les dispositifs pour respecter toutes ses obligations légales, telles que la santé ou la formation de son salarié. De plus, la gestion des contrats de travail nécessite un contrôle lorsque celui-ci est en cours d’exécution. C’est le rôle des managers et du service RH d’effectuer ces contrôles afin de savoir si les missions sont correctement remplies et si les temps de travail sont respectés par exemple. 

La gestion du contrat de travail inclut également toutes les modifications postérieures comme des évolutions de contrats par exemple, d’un CDD à un CDI, ou encore des avenants. 

Pour finir, la dernière étape de la gestion des contrats de travail est la gestion des fins de contrat. Qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement, d’une rupture conventionnelle, de décisions de justices ou de litiges, la gestion d’un contrat de travail doit s’effectuer jusqu’à la fin et même au-delà avec par exemple l’édition du certificat de travail.

Comment un logiciel SIRH simplifie la gestion des contrats de travail ?

Dans un premier temps, la gestion des contrats de travail est un gain de temps considérable. La dématérialisation des contrats de travail avec un logiciel SIRH permet une rédaction beaucoup plus rapide des contrats de travail. Vous pouvez générer automatiquement le contrat de travail avec les informations de sa fiche salarié créée en amont. Vous pouvez également sélectionner une convention collective afin que toutes les clauses obligatoires s’ajoutent directement par exemple. Toute modification s’effectue beaucoup plus rapidement. 

De plus, un logiciel SIRH est un outil de suivi indispensable à la gestion des contrats. Il simplifie la gestion des absences et congés. Par exemple, en fonction du profil de l’employé et de son contrat, le logiciel calcule lui-même le nombre de jours de congés encore disponibles en fonction du nombre d’heures travaillées. Toutes les informations sont centralisées et accessibles à tout moment par le collaborateur, son manager ou le service RH.

Par ailleurs, cela évite de perdre les documents car un contrat de travail doit être conservé même au-delà de son terme. Enfin, le fait d’automatiser la gestion des contrats permet d’éviter toutes erreurs qui ont pour conséquences des litiges ou des sanctions. En effet, la réglementation évoluant constamment, un logiciel SIRH permet de gérer les contrats de manière conforme en étant toujours à jour par rapport à la réglementation et en proposant des mises à jour pour tout changement récent. 

En conclusion, la gestion des contrats de travail est une partie très importante de votre gestion RH globale. Elle peut être réalisée de manière plus simple, plus rapide et plus fiable grâce à un logiciel SIRH. Une bonne gestion des contrats de travail vous assure une gestion administrative RH conforme et une satisfaction des salariés beaucoup plus élevée.

A propos de l’auteur :

Jonathan Roggiani

Rédacteur web

isiRH

Attiré par les relations humaines, le domaine de l’informatique et le désir d’apprendre.