Indemnités kilométriques, comment ça marche ?

24 Jan 2019 | Frais professionnels et achats

Dans la plupart des entreprises, les frais de déplacements, en dehors des trajets entre le domicile et l’entreprise, peuvent être déduits du revenu imposable des employés. Les travailleurs indépendants, à l’exception des micro-entrepreneurs, peuvent également bénéficier de cette exonération pour frais professionnels.

Que recouvre la notion d’indemnités kilométriques ?

Quand les déplacements font appel aux transports en commun ou à des taxis, les frais sont faciles à gérer. Dans le cas où le collaborateur utilise un véhicule personnel, automobile ou deux-roues, le calcul est plus complexe. Les frais entrent alors dans la catégorie des indemnités kilométriques. Ils englobent les dépenses en carburant, les éventuels frais d’entretien ainsi que l’assurance.

Ainsi, les indemnités kilométriques permettent de rembourser les frais du salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Non assujettie à l’impôt sur le revenu, tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent en outre en bénéficier, de l’employé au cadre en passant par l’agent de maîtrise. Faisons le point sur les modalités de calcul de l’indemnité kilométrique.

Pour en bénéficier, les collaborateurs doivent remplir chaque mois une déclaration recensant les déplacements effectués à titre professionnel. Ils doivent également être en mesure de justifier ces déplacements, en indiquant la date et l’itinéraire de chaque trajet réalisé.

Comment calculer les indemnités kilométriques mensuelles ?

Le calcul de ces indemnités s’appuie sur un barème précis, mis à jour chaque année par l’administration fiscale. Celui-ci prend en compte deux paramètres : la puissance du véhicule, qui va de 3 à 7 CV, ainsi que la distance parcourue. En fonction de ceux-ci, différents coefficients permettent ensuite de calculer le montant de l’indemnité.

Plusieurs conditions sont nécessaires pour pouvoir bénéficier d’un remboursement de ses frais de route :

le salarié doit être le propriétaire officiel du véhicule (son nom doit figurer sur la carte grise) ;
il doit impérativement produire des justificatifs (date et lieu du déplacement, nombre de kilomètres effectués, motif professionnel) ;
il doit utiliser son véhicule à des fins strictement professionnelles ;
il ne peut se faire rembourser ses trajets entre son domicile et son lieu de travail.

Depuis la loi de 2016 sur la transition énergétique, les employeurs du privé peuvent prendre en charge les frais engagés par le salarié se déplaçant à vélo entre son domicile et son lieu de travail à hauteur de 25 centimes par kilomètre parcouru (exonérés de cotisations dans la limite de 200 € par an par salarié).

Le barème fiscal de l’administration pour les indemnités kilométriques, calculé en fonction du nombre de chevaux fiscaux et de la distance parcourue, est mis à jour chaque année. L’arrêté du 11 mars 2019 fixe les nouveaux montants des dépenses kilométriques pour 2019. Pour déterminer la base de remboursement de l’indemnité kilométrique, l’administration fiscale prend en compte dans son calcul les coûts afférant à l’usure globale du véhicule, au carburant, à l’entretien, aux réparations, à l’achat de pneus et à l’assurance.

Le remboursement est octroyé au salarié sous réserve de présentation d’un justificatif mentionnant la date et le motif professionnel du déplacement ainsi que la distance parcourue.

Il y a des montants à ne pas dépasser sous peine que ces derniers soient considérés comme des avantages en nature et donc soumis aux cotisations sociales. Les indemnités kilométriques reçues chaque mois doivent être mentionnées au pied du bulletin de salaire.

Indemnités kilométriques : que dit la loi ?

En l’absence de possibilité d’utiliser par exemple un véhicule de fonction, le salarié n’ayant pas d’autre option que d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, peut demander une indemnité kilométrique, quelle que soit son ancienneté dans l’entreprise et son statut. Mais que stipule la législation en matière de remboursement des frais de déplacement professionnel ? En route pour le découvrir !

Les modalités d’obtention

La loi précise que les dépenses liées aux déplacements doivent être impérativement de nature professionnelle et systématiquement justifiées : nombre de kilomètres parcourus, date, objet du déplacement et nombre de chevaux fiscaux. Le trajet domicile-travail ne peut faire l’objet d’un remboursement, sauf cas particulier. Le véhicule utilisé ne doit pas être un véhicule de fonction et la carte grise doit être au nom du salarié demandeur.

La loi indique que sont pris en compte : les frais de carburant, d’entretien et de réparation, la cotisation d’assurance annuelle et l’achat de pneus. En revanche, les frais de péage et de stationnement ne sont pas pris en considération.

Les véhicules concernés par l’indemnité kilométrique

L’Urssaf met en place un barème kilométrique chaque année servant à calculer le montant à rembourser en fonction du type de véhicule, de sa puissance fiscale et du nombre de kilomètres effectués. Voitures, motos et cyclomoteurs de moins de 50 cm3 (comme le scooter) sont les trois principaux véhicules pour lesquels les salariés peuvent obtenir des indemnités, mais la bicyclette commence elle aussi à avoir le vent en poupe.

Le cas du vélo

Dans une démarche écologique, l’Etat a élargi depuis février 2016, le remboursement des frais kilométriques pour les salariés du privé à un autre mode de transport : le vélo (qu’il soit traditionnel ou électrique). Les collaborateurs de l’entreprise peuvent recevoir jusqu’à 200 € annuels exonérés de cotisations sociales. Le montant de l’indemnité s’élève à 0,25 € par kilomètre parcouru. La loi prévoit son cumul avec le remboursement d’autres frais de déplacement, lorsque le salarié doit se rendre par exemple à un arrêt de transport en commun pour rejoindre son entreprise : les déplacements à vélo peuvent ainsi être remboursés dans le cas des trajets entre le domicile et le lieu de travail. Ils ne concernent cependant pas l’utilisation d’un service public de location de vélo, comme par exemple le vélib.

Notez que l’indemnité kilométrique vélo n’en est qu’à ses prémices et que la loi n’impose pas d’obligation pour l’employeur de la mettre en œuvre. Elle devrait d’ailleurs être remplacée par un « forfait mobilité durable » à compter du 1er Janvier 2020, d’un montant plafonné à 400 € par an exempt de charges. Cela pour encourager les salariés à pédaler ou à covoiturer, deux solutions toujours plus écologiques.

Stop à la saisie manuelle des trajets chronophage, place à un logiciel SIRH !

Quand il est effectué de manière manuelle, ce processus de saisie des indemnités kilométriques peut facilement devenir chronophage. En outre, les erreurs de calcul sont fréquentes.

Pour l’entreprise, le temps passé à saisir ligne par ligne chaque trajet représente un manque à gagner en termes de productivité. Les professions très mobiles, comme les commerciaux, les formateurs, ou encore les techniciens envoyés en intervention chez les clients, sont particulièrement concernées. Dans ce contexte, une solution permettant d’automatiser la saisie fait gagner un temps précieux.

De plus, le barème est mis en œuvre sur l’année civile, mais les salariés sont remboursés de leurs dépenses professionnelles mensuellement. Calculer les indemnités kilométriques mois par mois, donc au fil de l’eau, permet de minorer le risque d’erreur.

Avec un logiciel SIRH, les taux applicables légalement sont paramétrables. Le calcul est simplifié : les différents taux publiés par l’Urssaf sont mis à jour automatiquement sur le module de gestion des indemnités kilométriques. Le profil de chaque salarié est renseigné avec le type de véhicule et la puissance administrative est enregistrée, ce qui permet de calculer automatiquement les indemnités à lui rembourser. En cas de changement de tranche kilométrique, les régularisations s’effectuent automatiquement. Le logiciel calcule le nombre de kilomètres remboursés depuis le début de l’année civile.

La gestion informatisée des indemnités kilométriques avec un outil collaboratif apporte un gain de temps certain grâce à la dématérialisation des justificatifs et à la validation multi-niveaux de la saisie.

Comment isiRH permet d’alléger la déclaration d’indemnités kilométriques ?

Le module de gestion des indemnités kilométriques inclus dans la solution isiRH répond précisément à ce besoin. Capable de se synchroniser avec les agendas Google ou Office 365 ou Microsoft Exchange, il peut collecter automatiquement les données associées aux déplacements : date, horaire et localisation géographique des différents rendez-vous. Ces informations sont ensuite retranscrites dans la solution, qui calcule la distance parcourue et remplit la déclaration mensuelle. Concernant les cas particuliers, le logiciel permet l’ajout manuel des déplacements.

Pour les situations plus spécifiques, comme les tournées, le module permet également d’ajouter des déplacements de façon manuelle. La solution isiRH permet ainsi de couvrir l’ensemble des cas de figure.

Les entreprises qui emploient plusieurs salariés peuvent avoir besoin de mettre en place une étape de validation des demandes d’indemnités kilométriques. Cette possibilité est prévue dans l’outil, ainsi qu’un système de filtres qui permet d’afficher uniquement les trajets correspondant à certains critères. L’idéal pour faciliter la paie de vos gestionnaires RH !

Véritable système de gestion des ressources humaines en mode IAAS, isiRH a été pensé pour répondre aux besoins des TPE et PME. La solution est proposée avec différents forfaits adaptés à la taille des entreprises. Le module de gestion des indemnités kilométriques est disponible dans l’ensemble des offres.

Ainsi, salariés comme indépendants peuvent gagner jusqu’à 70% du temps précédemment passé sur la saisie de leurs demandes d’indemnités : autant d’énergie supplémentaire qu’ils peuvent consacrer au développement de leur activité !

Prêts à automatiser votre processus de gestion des indemnités kilométriques ? Contactez-nous pour organiser une démonstration.