Indemnité kilométrique : que dit la loi ?

18 Sep 2019

En l’absence de possibilité d’utiliser par exemple un véhicule de fonction, le salarié n’ayant pas d’autre option que d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, peut demander une indemnité kilométrique, quelle que soit son ancienneté dans l’entreprise et son statut. Mais que stipule la législation en matière de remboursement des frais de déplacement professionnel ? En route pour le découvrir !

Les modalités d’obtention

La loi précise que les dépenses liées aux déplacements doivent être impérativement de nature professionnelle et systématiquement justifiées : nombre de kilomètres parcourus, date, objet du déplacement et nombre de chevaux fiscaux. Le trajet domicile-travail ne peut faire l’objet d’un remboursement, sauf cas particulier. Le véhicule utilisé ne doit pas être un véhicule de fonction et la carte grise doit être au nom du salarié demandeur.

La loi indique que sont pris en compte : les frais de carburant, d’entretien et de réparation, la cotisation d’assurance annuelle et l’achat de pneus. En revanche, les frais de péage et de stationnement ne sont pas pris en considération.

Les véhicules concernés par l’indemnité kilométrique

L’Urssaf met en place un barème kilométrique chaque année servant à calculer le montant à rembourser en fonction du type de véhicule, de sa puissance fiscale et du nombre de kilomètres effectués. Voitures, motos et cyclomoteurs de moins de 50 cm3 (comme le scooter) sont les trois principaux véhicules pour lesquels les salariés peuvent obtenir des indemnités, mais la bicyclette commence elle aussi à avoir le vent en poupe.

Le cas du vélo 

Dans une démarche écologique, l’Etat a élargi depuis février 2016, le remboursement des frais kilométriques pour les salariés du privé à un autre mode de transport : le vélo (qu’il soit traditionnel ou électrique). Les collaborateurs de l’entreprise peuvent recevoir jusqu’à 200 € annuels exonérés de cotisations sociales. Le montant de l’indemnité s’élève à 0,25 € par kilomètre parcouru. La loi prévoit son cumul avec le remboursement d’autres frais de déplacement, lorsque le salarié doit se rendre par exemple à un arrêt de transport en commun pour rejoindre son entreprise : les déplacements à vélo peuvent ainsi être remboursés dans le cas des trajets entre le domicile et le lieu de travail. Ils ne concernent cependant pas l’utilisation d’un service public de location de vélo, comme par exemple le vélib.

Notez que l’indemnité kilométrique vélo n’en est qu’à ses prémices et que la loi n’impose pas d’obligation pour l’employeur de la mettre en œuvre. Elle devrait d’ailleurs être remplacée par un « forfait mobilité durable » à compter du 1er Janvier 2020, d’un montant plafonné à 400 € par an exempt de charges. Cela pour encourager les salariés à pédaler ou à covoiturer, deux solutions toujours plus écologiques.

Le calcul de l’indemnité kilométrique avec un SIRH

En quelques clics, le module de remboursement des notes de frais d’isiRH vous permet de calculer automatiquement le montant des indemnités à devoir chaque mois à vos collaborateurs en appliquant le bon taux en fonction de la tranche concernée. De plus, les justificatifs sont dématérialisés et chaque niveau hiérarchique de l’entreprise peut contrôler et valider la saisie des données par les salariés. L’idéal pour faciliter la paie de vos gestionnaires RH !

A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.