Comment un logiciel de note de frais vous simplifie-t-il la vie ?

13 Nov 2019

Lorsque l’entreprise grandit, il devient plus complexe de gérer les notes de frais car ces dernières se multiplient et le risque de perdre les justificatifs est bien présent. Par ailleurs, les collaborateurs ne bénéficient pas, selon leur profil, du même barème kilométrique. En un mot, la gestion des notes de frais devient un véritable travail administratif faisant perdre un temps précieux. Avec la mise en place d’un logiciel de note de frais, le suivi des remboursements mensuels est simplifié.

Une analyse des dépenses professionnelles

Avec une solution informatique adaptée, vous pouvez effectuer une analyse des dépenses professionnelles de vos salariés afin d’harmoniser votre politique de frais. Évaluez le montant moyen des notes de frais afin de cibler les éventuelles corrections à apporter, les montants déclarés par les salariés étant différents selon leur métier et le secteur d’activité de votre entreprise.

Une politique de frais respectée

Elle doit être transparente en indiquant des plafonds de dépenses à ne pas dépasser selon le type de frais (dans une limite acceptable). Le logiciel de notes de frais vous aide à respecter la ligne de conduite de votre politique de frais et vous permet de paramétrer les plafonds choisis ainsi que les différents profils d’utilisateurs si l’ensemble des collaborateurs n’est pas assujetti aux mêmes règles.

Un contrôle facilité

Les notes de frais sont plus simples à contrôler, tout étant dématérialisé et accessible en un clic. Vous pouvez par ailleurs facilement les faire approuver par plusieurs niveaux (le supérieur hiérarchique du collaborateur et le service comptabilité ou le service RH, par exemple). C’est l’idéal pour éviter les erreurs et les éventuels redressements de l’Urssaf pouvant s’ensuivre.

Une automatisation des tâches

Recoupement comptable, calcul du montant des indemnités kilométriques et autres types de remboursements, intégration en paie et récupération de la TVA font l’objet d’une gestion automatisée. Les tickets restaurants des salariés peuvent également être régularisés automatiquement mais requièrent un couplage du logiciel de note de frais avec un logiciel de gestion des absences pour connaître le nombre de jours travaillés.

Une dématérialisation des justificatifs

L’arrêté du 23 mai 2019 n’impose plus la conservation des justificatifs originaux et autorise la dématérialisation des pièces justificatives des dépenses professionnelles. L’idéal pour qu’ils restent en bon état, donc lisibles et pour ne plus les perdre. Chaque collaborateur peut saisir informatiquement sa demande de remboursement, y joindre les documents justificatifs nécessaires en les numérisant, le tout en quelques clics seulement. Les salariés deviennent responsables de leurs notes de frais, le service RH et la comptabilité sont libérés de tâches fastidieuses dans leur gestion du personnel et ont accès facilement aux données rentrées par les salariés.

Le logiciel de note de frais, un allié incontestable de votre gestion RH

Une solution automatisée apporte de la rigueur et de la précision, qualités indispensables à une bonne gestion de notes de frais. Un retour sur investissement, mais aussi un ajustement par rapport aux enjeux globaux de la gestion des dépenses professionnelles de votre société. En outre, elle comporte un avantage non négligeable pour le salarié, au clair avec les règles de la gestion de note de frais et certain du montant qui lui sera octroyé. Avec la solution cloud, laissez de côté les tâches chronophages sans réelle plus-value pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.