Comment optimiser l’agenda de son personnel avec un logiciel planning ?

16 Oct 2019

Vous vous demandez comment optimiser le temps de travail de vos collaborateurs ? Un bon rendement est en effet capital pour rester compétitif sur un marché parfois féroce. Pour gagner en productivité, rien de tel qu’un bon outil de planification.

La gestion de planning est importante pour toute entreprise souhaitant être rentable. Elle consiste à planifier les différentes tâches des collaborateurs en les répartissant sur des plages horaires. Elle prend de plus en compte l’adéquation entre les ressources humaines et les compétences disponibles de manière à optimiser l’organisation du travail. Enfin, elle gère les aléas et l’irrégularité du flux d’activité pour éviter les surcharges de travail ou a contrario le chômage technique. Alors, en quoi un logiciel planning peut vous aider à être plus efficace et optimiser l’agenda de votre personnel ?

Comprendre les enjeux d’une bonne planification

Les managers participent au pilotage opérationnel des ressources humaines en organisant l’activité de leur service. Ils assurent la productivité de ce dernier à l’aide du logiciel planning. La planification doit être faite au plus près de la réalité du terrain pour plus de réactivité en cas de changement à apporter à l’organisation. Ce logiciel permet de gérer les horaires de chacun en suivant les heures travaillées, dont les heures supplémentaires, qui ont un impact en gestion de paie. La fiabilité des données, transmises en temps voulu au service RH, est essentielle pour le traitement des éléments variables de la paie.

Le logiciel planning aider à gérer non seulement les ressources humaines, mais aussi le matériel et les commandes. La gestion de projets entre également en ligne de compte : une organisation optimisée du calendrier permet d’affecter les collaborateurs à des projets de manière rationalisée. La supervision est ainsi plus facile.

Créer des emplois du temps sur-mesure

Réaliser l’emploi du temps de ses collaborateurs à la main ou sur Excel prend un temps fou et jongler entre les collaborateurs à 35 heures, à temps partiel ou en forfait jour, peut rapidement devenir un casse-tête. C’est là que la mise en place d’une solution informatique de gestion de planning trouve son utilité. Un logiciel permet de visualiser l’agenda de chacun et d’optimiser l’organisation des tâches selon les jours de présence et les horaires à effectuer, pour un emploi du temps informatisé sur-mesure en fonction des différents profils horaires des salariés. En quelques clics seulement, les plannings sont créés : simple et rapide. Le SIRH y intègre des compteurs de temps individuels et un pointage pour un suivi efficace.

Optimiser l’organisation du temps de travail

Le logiciel de planning constitue pour les managers et le service RH de votre entreprise un assistant informatique idéal pour toutes les missions liées à la gestion du personnel en apportant un gain de temps dans la planification des activités. Le tout grâce à un aperçu visuel rapide du planning de tâches et des disponibilités hebdomadaire et mensuelle de chaque collaborateur. Cela permet de gérer les plannings individuels et par service tout en optimisant l’organisation interne : gestion des jours des congés et des absences, des périodes travaillées, des plages horaires, etc. Les plannings sont facilement modifiables en cas de besoin en fonction des remplacements et des rotations de personnel à effectuer.

Les agendas sont facilement consultables et l’activité des collaborateurs peut être contrôlée en temps réel par les différents niveaux hiérarchiques. Cela permet d’ajuster les différents temps de travail et les diverses tâches à mener à bien pour une bonne productivité. Le logiciel indique le cumul des heures effectuées individuellement ainsi que les heures supplémentaires à rémunérer ou à récupérer, pour un processus de paie simplifié.

Il est par ailleurs une aide indispensable à la gestion des ressources matérielles de l’entreprise comme les véhicules ou les machines indispensables aux salariés selon le secteur d’activité.

Analyser l’activité de l’entreprise

L’utilisation d’un logiciel planning permet d’analyser la productivité de l’entreprise en visualisant puis en corrigeant les écarts éventuels entre les besoins sur le terrain et le capital humain disponible. Les différents cycles de travail, au niveau mensuel ou annuel, sont passés au crible. Un bon moyen d’optimiser l’organisation du temps de travail en répartissant de manière plus efficace les missions entre les salariés sur le calendrier. Au bout du compte, les équipes de travail adoptent le rythme idéal, la qualité de service des salariés s’accroît et les délais sont mieux honorés.

Appréhender les besoins de l’entreprise dans le choix d’un logiciel planning

Certaines fonctionnalités de base d’un planning digital sont incontournables. Gestion des emplois du temps et des tâches, compteurs de temps, anomalies potentielles et écarts entre le temps de travail réalisé et celui planifié : tout cela contribue à suivre au mieux l’organisation du travail. Le manager peut aussi visualiser la répartition des tâches entre les collaborateurs en fonction de leurs compétences pour gérer les changements d’équipe.

D’autres options pouvant vous être utiles, il est important de prendre en considération vos propres besoins. Que souhaitez-vous gérer par le biais du logiciel ? Laisser la possibilité à vos salariés d’accéder à n’importe quel moment à leur planning ? Endiguer les conflits éventuels sur les horaires ? Prenez le temps de mesurer l’activité de votre entreprise, de déterminer vos attentes afin d’appréhender en quoi un logiciel de gestion de planning peut être avantageux.

isiRH, un logiciel planning complet et polyvalent

Un outil comme le logiciel isiRH vous offre la possibilité d’utiliser un outil doté de tous les modules dont vous pourriez avoir besoin pour gérer l’organisation du travail, régulièrement à jour des diverses obligations légales, multisupport et adapté à la taille de votre entreprise et à son évolution. Ainsi, un logiciel de gestion des plannings fait preuve de polyvalence et vous permet de :

réaliser des reportings pour analyser l’activité ;
mettre en place des niveaux hiérarchiques différents pour permettre à différents profils d’utilisateurs de l’utiliser (RH et managers) ;
automatiser les mises à jour logicielles et le faire évoluer afin d’inclure de nouvelles fonctionnalités ;
l’adapter en fonction de la croissance de son entreprise ;
le rendre accessible sur tous les supports.

Avec ses modules de gestion des temps, isiRH facilite le suivi du cadre législatif imposant le non-dépassement d’un certain seuil de durée de travail et le respect des temps de repos. Le temps de travail est structuré, la DRH et les managers bénéficient d’une vision globale de l’activité, ce qui leur permet d’améliorer le pilotage RH (concordance entre les besoins et les ressources ou encore prévisionnel et tableaux de bord des coûts de la masse salariale). De plus, la communication entre RH, managers et salariés est fluidifiée.

Adieu les tâches chronophages liées à l’organisation du travail ! Logiciel planning ergonomique à la prise en main aisée, isiRH vous décharge de tout cela ! Enfin, sa dimension collaborative fait que vos collaborateurs peuvent consulter leur planning lors de leurs déplacements professionnels. Pratique, non ?