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Comment optimiser la gestion des notes de frais dans l’entreprise ?

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Comment optimiser la gestion des notes de frais dans l’entreprise ?

1 Avr, 2021

Lorsque l’entreprise grandit, il devient plus complexe de gérer les notes de frais car ces dernières se multiplient et le risque de perdre les justificatifs est bien présent. La gestion des notes de frais est une tâche pénible et chronophage que ce soit pour l’employé ou l’employeur. Par ailleurs, beaucoup d’entreprises réalisent encore la gestion des notes de frais de façon manuelle ou via de simples tableaux Excel. C’est une perte de temps et d’argent considérable. De plus, les entreprises s’exposent à des sanctions si la réglementation n’est pas respectée ou si des justificatifs se trouvent égarés.

Pourtant, des solutions existent aujourd’hui pour vous aider dans cette gestion de notes de frais. Avec la mise en place d’un logiciel de note de frais, le suivi des remboursements mensuels est simplifié. Voyons comment optimiser cette gestion afin de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Définissez une politique de dépense pour une meilleure gestion des notes de frais

La première étape, afin que votre gestion de notes de frais soit optimale, est la mise en place d’une politique de dépense. Elle doit être claire, cohérente et diffusée au sein de toute l’entreprise. Chaque salarié doit en avoir connaissance. En outre, elle doit préciser les différents montants pris en charge pour les remboursements dans le but de réguler au mieux les frais professionnels. Elle doit être transparente en indiquant des plafonds de dépenses à ne pas dépasser selon le type de frais (dans une limite acceptable). Ainsi, les salariés savent ce qui est remboursé ou non et comment l’être. Veillez à y indiquer le processus de remboursement des notes de frais.

Cette politique de dépense précise également le délai d’envoi, les justificatifs à joindre et le délai de remboursement des notes de frais. Vous pouvez aussi joindre un document type à remplir par les salariés pour validation afin d’assurer la conformité des notes de frais. Dans un souci de clarté vous pouvez réaliser des rubriques afin d’y classer les différents types de notes de frais : hébergement, voyage, péage, carburant, fournitures, repas, etc.

Votre politique de dépense doit être explicite et intégrée par les salariés. Elle doit par exemple expliquer que tout retard de transmission des notes de frais entraîne un retard de remboursement.

 Un logiciel de notes de frais vous aide à respecter la ligne de conduite de votre politique de frais et vous permet de paramétrer les plafonds choisis ainsi que les différents profils d’utilisateurs si l’ensemble des collaborateurs n’est pas assujetti aux mêmes règles.

Enfin, n’oubliez pas de faire un rappel, via ce document, de la réglementation et du cadre juridique. En effet, cela doit être connu de tous, du moins dans les grandes lignes ; veillez à ce que cela reste accessible à tous.

Dématérialisez vos justificatifs pour assurer la conformité de vos notes de frais

Afin de procéder au remboursement des notes de frais, les différents justificatifs (tickets, factures) sont nécessaires autant pour l’employé que pour l’employeur. Or, ces documents sont très souvent perdus, ce qui pose un réel problème pour la gestion des notes de frais. Cependant, la loi autorise la dématérialisation des justificatifs depuis mai 2019. En effet, l’arrêté du 23 mai 2019 n’impose plus la conservation des justificatifs originaux et autorise la dématérialisation des pièces justificatives des dépenses professionnelles. L’idéal pour qu’ils restent en bon état, donc lisibles et pour ne plus les perdre.

Cette dématérialisation présente plusieurs avantages. Tout d’abord, cela facilite le stockage ; plus besoin d’endroit physique pour conserver les justificatifs de notes de frais. De plus, la numérisation apporte une grande facilité pour les retrouver, en un clic ils sont disponibles, il y a moins de risque de perte. Par ailleurs, ces justificatifs sont importants car ils doivent être présentés en cas de contrôle de l’URSSAF. Une note de frais sans justificatif n’est pas réglementaire et cela peut être sanctionné. Enfin, chaque collaborateur peut saisir informatiquement sa demande de remboursement, y joindre les documents justificatifs nécessaires en les numérisant, le tout en quelques clics seulement. Les salariés deviennent responsables de leurs notes de frais, le service RH et la comptabilité sont libérés de tâches fastidieuses dans leur gestion du personnel et ont accès facilement aux données rentrées par les salariés.

L’avantage de les scanner c’est aussi et surtout la reconnaissance numérique permettant de pré-remplir les notes de frais. Grâce à ce qu’on appelle l’OCR (Optical Character Recognition), il y a beaucoup moins d’erreurs qu’avec la saisie manuelle des notes de frais. Si le justificatif est bien lisible, alors les dates, montants, etc. apparaissent directement sur la saisie de la note de frais.

Optez pour un logiciel pour automatiser vos notes de frais

Enfin, vous pouvez choisir d’opter pour un logiciel afin d’automatiser la gestion de vos notes de frais.

 

Gagner du temps sur la gestion des notes de frais

 

Recoupement comptable, calcul du montant des indemnités kilométriques et autres types de remboursements, intégration en paie et récupération de la TVA font l’objet d’une gestion automatisée. Cela vous permet d’économiser un temps précieux que vous pourrez consacrer à des tâches plus rentables. En effet, la saisie informatique est beaucoup plus rapide, de nombreux champs sont déjà pré-remplis. Par exemple, si un employé veut se faire rembourser des frais kilométriques, il doit seulement joindre son justificatif, entrer le modèle du véhicule et le trajet ou la distance. Le logiciel se charge ensuite de calculer le montant lui-même pour le remboursement de la note de frais.

Les paramétrages sont réalisés en fonction de la politique de remboursement propre à l’entreprise. Certains logiciels comme isiRH proposent une gestion complète des indemnités kilométriques indépendamment des notes de frais et selon le barème kilométrique défini par le gouvernement. Les tickets restaurants des salariés peuvent également être régularisés automatiquement mais requièrent un couplage du logiciel de note de frais avec un logiciel de gestion des absences pour connaître le nombre de jours travaillés ou la mise en place d’un SIRH complet.

 

Assurer la conformité des notes de frais

 

De plus, l’informatisation assure une gestion conforme de vos notes de frais. En effet, les écarts de conformité sont détectés. Vos collaborateurs ne peuvent pas vous transmettre une note de frais si elle n’est pas en règle. C’est pourquoi, le logiciel exigera une correction avant que toute note de frais ne soit soumise. Les notes de frais sont plus simples à contrôler, tout étant dématérialisé et accessible en un clic. Vous pouvez par ailleurs facilement les faire approuver par plusieurs niveaux (le supérieur hiérarchique du collaborateur et le service comptabilité ou le service RH, par exemple). C’est l’idéal pour éviter les erreurs et les éventuels redressements de l’Urssaf pouvant s’ensuivre.

L’automatisation vous permet également de gérer les notes de frais au fur et à mesure car le logiciel est disponible sur tout support informatique. Ainsi, vos collaborateurs n’attendent plus après leur remboursement de notes de frais qu’ils ont avancés.

Pour finir, l’utilisation d’un logiciel pour la gestion de vos notes de frais peut vous aider à gagner de l’argent en récupérant la TVA. La récupération de la TVA sur les notes de frais est souvent négligée car il s’agit de petits montants mais qui, mis bout à bout, sont considérables. Vous pouvez grâce à l’informatisation des notes de frais mettre en place lors de la saisie un champ dédié à la TVA facilitant ainsi le calcul global.

 

Analyser les dépenses professionnelles

 

Avec une solution informatique adaptée, vous pouvez effectuer une analyse des dépenses professionnelles de vos salariés afin d’harmoniser votre politique de frais. Évaluez le montant moyen des notes de frais afin de cibler les éventuelles corrections à apporter, les montants déclarés par les salariés étant différents selon leur métier et le secteur d’activité de votre entreprise.

 

Pour conclure, une solution automatisée apporte de la rigueur et de la précision, qualités indispensables à une bonne gestion de notes de frais. Un retour sur investissement, mais aussi un ajustement par rapport aux enjeux globaux de la gestion des dépenses professionnelles de votre société. En outre, elle comporte un avantage non négligeable pour le salarié, au clair avec les règles de la gestion de note de frais et certain du montant qui lui sera octroyé. Avec la solution cloud, laissez de côté les tâches chronophages sans réelle plus-value pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

Pourquoi choisir isiRH pour la gestion de vos notes de frais ?

Un logiciel SIRH tel que isiRH est un véritable atout pour la gestion de vos notes de frais. En effet, vous pouvez grâce à isiRH numériser vos justificatifs et les stocker dans un coffre sécurisé en ligne.

isiRH dispose également du système OCR qui remonte directement les informations lorsque le justificatif est numérisé dans la saisie d’une note de frais. C’est un gain de temps énorme au moment de la saisie.

De plus, grâce à isiRH, vous pouvez vous assurer de respecter votre politique de dépense concernant les notes de frais. Dans un premier temps en la mettant en ligne afin qu’elle soit visible et accessible par tous les salariés mais aussi en paramétrant la saisie de note de frais sur notre logiciel. Vous pouvez ainsi déterminer les montants remboursables. Si les notes de frais sont supérieures au moment de la saisie, elles ne passent pas en validation ce qui évite tout dépassement de budget.

Enfin, isiRH vous assure une traçabilité que ça soit pour vous ou vos employés. En effet, vous avez accès à toutes les demandes de notes de frais, celles en cours de validation ou bien même celles validées et archivées, dans un tableau de suivi.

 

Le plus important pour la gestion des notes de frais c’est que cela soit fait rapidement et en suivant la réglementation. Pour cela, la meilleure solution est l’utilisation du numérique au moyen des e-documents et de la gestion automatisée des notes de frais. C’est une solution qui a un coût mais qui vous fait économiser de l’argent et du temps que vous pouvez consacrer à des tâches plus lucratives que la gestion de notes de frais.

A propos de l’auteur :

Emma Gemptel

Rédactrice web

isiRH
Passionnée par le webmarketing, la communication et désireuse d’apprendre.

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