Comment optimiser la gestion de la paie ?

30 Jan 2019 | Article

Dès qu’une entreprise devient employeur, elle doit prendre en charge un certain nombre de tâches liées à la gestion de ses ressources humaines. Parmi ces dernières, la paie représente un travail important, en particulier la gestion des éléments variables de paie pour les TPE et PME, qui la plupart du temps n’ont pas de service dédié.

En effet, la gestion de la paie est un processus complexe chaque mois. Et même si vous externalisez, un grand nombre de variables différentes doivent être prises en compte pour le calcul des salaires.

Parmi ces éléments figurent notamment :

  • la prise de congés, payés ou sans solde ;
  • les arrêts maladie et autres types d’absences ;
  • les heures de travail effectuées, dont d’éventuelles heures supplémentaires ;
  • le versement d’acomptes ;
  • le remboursement des frais professionnels ;
  • les primes et avantages, du type tickets restaurants.

La collecte des variables de paie, une charge pour l’entreprise

Même si l’entreprise se fait aider par un cabinet d’expertise comptable pour établir les bulletins de salaires, la collecte de ces données reste du ressort de l’employeur. Chaque mois, un ou plusieurs collaborateurs doivent donc passer une partie de leur temps à consolider ces différentes variables. Bien souvent, dans les petites entreprises, c’est le dirigeant lui-même ou ses assistants qui effectuent cette tâche.

Ce temps passé sur un traitement administratif est du temps en moins que ces derniers peuvent consacrer à leurs autres missions. Leur productivité en est donc diminuée d’autant. Par ailleurs, quand ce processus est effectué de manière manuelle, le risque d’erreur est élevé.

Les entreprises ont donc tout intérêt à automatiser la collecte de ces éléments à l’aide d’un outil adapté. Conçue pour répondre aux besoins de gestion RH des TPE et PME, la solution isiRH propose plusieurs modules qui simplifient considérablement le processus de paie.

Un SIRH qui rend les collaborateurs autonomes

Véritable système d’information pour les ressources humaines (SIRH), isiRH inclut plusieurs modules permettant aux collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs variables de paie. Ces fonctionnalités sont accessibles à partir de l’espace personnel réservé à chaque employé. En fonction de ses besoins, l’entreprise peut activer différents modules. Ceux-ci couvrent des besoins aussi divers que la gestion des congés et absences, les indemnités kilométriques et notes de frais, les demandes d’acomptes, le suivi des temps de travail, les heures supplémentaires ou encore la gestion des primes.

Grâce à cet espace personnel, les employés sont autonomes dans la gestion de leurs demandes. Les données sont directement saisies dans la solution, sans transiter par des documents papier ou d’autres systèmes intermédiaires : le risque d’erreur en est d’autant réduit. Pour les demandes qui nécessitent une validation préalable de la hiérarchie, la solution inclut un système de workflow, qui automatise et rend le suivi fiable.

Faciliter la tâche des employeurs

Toutes les données ainsi saisies sont ensuite automatiquement compilées dans le module dédié à la génération des variables de paie, faisant gagner un temps précieux. Après cela, il ne reste plus qu’à transmettre ces variables au cabinet comptable, afin que celui-ci puisse éditer les bulletins de salaire.

En matière de paie, isiRH permet également aux entreprises de satisfaire à une autre obligation en tant qu’employeur : l’archivage des bulletins de salaire. À cette fin, la solution propose un coffre-fort numérique destiné à la conservation de ces documents. Chaque mois, le collaborateur chargé des ressources humaines peut y déposer les bulletins des salariés. Ces derniers peuvent ensuite y accéder à tout moment, de manière sécurisée.

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A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.