Comment optimiser la gestion de la paie grâce à un SIRH ?
Mis à jour le 19 Novembre 2020.
Dès qu’une entreprise devient employeur, elle doit prendre en charge un certain nombre de tâches liées à la gestion de ses ressources humaines. Parmi ces dernières, la paie représente un travail important, en particulier la gestion des éléments variables de paie pour les TPE et PME, qui la plupart du temps n’ont pas de service dédié.
En effet, la gestion de la paie est un processus complexe chaque mois. Et même si vous externalisez cette étape, un grand nombre de variables de paie différentes doivent être récoltées et prises en compte pour le calcul des salaires des collaborateurs. Parmi ces éléments figurent notamment :
- La prise de congés, payés ou sans solde,
- Les arrêts maladie et autres types d’absences,
- Les heures de travail effectuées dont d’éventuelles heures supplémentaires,
- Le versement d’acomptes sur salaire,
- Le remboursement des frais professionnels : indemnités kilométriques, notes de frais,
- Les primes et avantages, du type tickets restaurants.
La collecte des variables de paie, une charge pour l’entreprise
Même si l’entreprise se fait aider par un cabinet d’expertise comptable pour établir les bulletins de salaires, la collecte de ces données reste du ressort de l’employeur. Chaque mois, les RH ou les gestionnaires de paie doivent donc passer une partie de leur temps à consolider ces différentes variables. Bien souvent, dans les petites entreprises, c’est le dirigeant lui-même ou ses assistants qui effectuent cette tâche.
Ce temps passé sur un traitement administratif est du temps en moins que ces derniers peuvent consacrer à leurs autres missions. Leur productivité en est donc diminuée d’autant. Par ailleurs, quand ce processus est effectué de manière manuelle, le risque d’erreur est élevé.
Les entreprises ont donc tout intérêt à automatiser la collecte des variables de paie à l’aide d’un outil adapté. Conçue pour répondre aux besoins de gestion RH de toute entreprise, la solution isiRH propose plusieurs modules qui simplifient considérablement le processus de paie.
Un SIRH qui rend les collaborateurs autonomes
Véritable système d’information pour les ressources humaines (SIRH), isiRH inclut plusieurs modules permettant aux collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs variables de paie. Ces fonctionnalités sont accessibles à partir de l’espace personnel réservé à chaque employé. En fonction de ses besoins, l’entreprise peut activer différents modules. Ceux-ci couvrent des besoins aussi divers que la gestion des congés et absences, les indemnités kilométriques et notes de frais, les demandes d’acomptes, le suivi des temps de travail, les heures supplémentaires ou encore la gestion des primes.
Grâce à cet espace personnel, les employés sont autonomes dans la gestion de leurs demandes. Les données sont directement saisies dans la solution, sans transiter par des documents papier ou d’autres systèmes intermédiaires : le risque d’erreur en est d’autant réduit. Pour les demandes qui nécessitent une validation préalable de la hiérarchie, la solution inclut un système de workflow, qui automatise et rend le suivi fiable.
Une gestion pré-paie facilitée pour les employeurs
Toutes les données ainsi saisies sont ensuite automatiquement compilées dans le module dédié à la génération des variables de paie, faisant gagner un temps précieux. Après cela, il ne reste plus qu’à transmettre ces variables au cabinet comptable, afin que celui-ci puisse éditer les bulletins de salaire.
En matière de paie, isiRH permet également aux entreprises de satisfaire à une autre obligation en tant qu’employeur : l’archivage des bulletins de salaire. À cette fin, la solution propose un coffre-fort sécurisé destiné à la conservation de ces documents. Chaque mois, le RH peut y déposer les bulletins des salariés. Ces derniers peuvent ensuite y accéder à tout moment, de manière sécurisée.
isiRH permet également une gestion automatisée de l’envoi des variables de paie directement sur le logiciel de paie Silae, leader du marché. En quelques clics, les variables de paie sont envoyées. Gain de temps pour l’employeur mais également pour le cabinet comptable.
Employeurs, vous passez trop de temps sur la gestion de la paie ? Découvrez comment isiRH peut vous aider à remplir vos obligations en quelques clics.
A propos de l’auteur :
Maxime Houx
CEO
Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.
