Comment faire une gestion de paie sans erreur ?

5 Juin 2019

La gestion de paie ne se résume pas qu’à éditer des bulletins de salaire et à verser leur rémunération aux salariés. Le calcul de la paie doit être juste et le versement du salaire doit se faire en temps et en heure sous peine d’être sanctionné soit juridiquement, soit socialement par des collaborateurs mécontents. Le traitement de la paie, qu’il soit effectué en interne ou externalisé dans un cabinet d’expertise-comptable, nécessite d’être rigoureux et informatisé afin de limiter le risque d’erreur.

Le processus du traitement de la paie

La saisie des éléments variables de paie, qui s’effectue sur un logiciel de traitement de la paie, est contrôlée et validée par les gestionnaires paie, qui vérifient et conservent les justificatifs afférents. Les bulletins sont édités en suivant les obligations légales relatives aux cotisations sociales ou encore aux coefficients à appliquer. Le Code du travail et les barèmes issus de la convention collective ou de l’accord de branche applicable dans l’entreprise doivent en effet être respectés (exemples : taux horaire auquel est payé le salarié, nombre de jours enfant malade accordé, etc.). Les règles de paie doivent être écrites, accessibles à tous les gestionnaires du service RH et actualisées de manière régulière.

Les montants à payer par l’employeur sont soit payés par chèque, soit transférés vers la banque qui effectue ensuite les virements. Les documents de fin de contrat sont édités : certificat de travail, attestation Pôle Emploi, éventuel solde de tout compte. Pour gagner du temps et limiter les coûts liés à l’archivage, le coffre-fort numérique est utile pour archiver les bulletins de salaire.

Tous les mois, la paie passe en écriture comptable et la déclaration sociale nominative (DSN), qui remplace la majorité des déclarations sociales et généralisée depuis le 1er janvier 2019, doit être remplie et envoyée.

La gestion de paie informatique pour ne rien laisser au hasard

Le système d’information doit intégrer correctement les règles de gestion et être capable d’inclure les différentes évolutions juridiques. La règle du prélèvement à la source (mise en œuvre au 1er janvier 2019) qui impacte le calcul de la paie, est ainsi à intégrer dans le logiciel de paie. Rien ne doit être laissé au hasard, d’autant que les réformes législatives mises en place au printemps 2019 ont des répercussions importantes sur la paie. Citons ainsi l’Index de l’égalité hommes-femmes mesurant les écarts de rémunération entre les hommes et les femmes (obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus) et la loi PACTE influant sur les dispositifs d’épargne salariale.

Le SIRH doit donc délivrer au bon moment les mises à jour. Le paramétrage des modules de gestion des temps et de gestion de paie est également fondamental pour une bonne synchronisation des données.

Le module isiRH de gestion de paie

Parfaitement intégrable à votre système d’information, isiRH comprend un module « génération de variable de paie » qui permet une remontée des variables de paie de manière simple et rapide, en les prenant en compte automatiquement sur les bulletins de salaire.

Le logiciel génère un fichier Excel comportant l’ensemble des variables des salariés de l’entreprise que les techniciens paie contrôlent et valident : temps de travail, primes éventuelles, congés, absences, remboursements des dépenses professionnelles, nombre de paniers ou de tickets déjeuner. Trois fichiers sont ensuite exportés :

  • les variables de paie, dont l’exportation est compatible avec la majorité des logiciels de paie ;
  • les notes de frais, qui passent automatiquement en comptabilité, ce qui évite une double saisie par le service comptabilité et permet de récupérer la TVA ;
  • les tickets déjeuner, qui peuvent être transférés directement dans l’interface comme par exemple Edenred.

isiRH est utilisable sur n’importe quel type de support (ordinateur, tablette, smartphone) et intuitif, favorise la saisie correcte par les collaborateurs de leurs variables de paie et des alertes (par exemple, sur les soldes de congé ou encore sur les temps de repos) doivent pouvoir être mises en place pour simplifier la gestion administrative.

De cette façon, le risque d’erreur est limité et la gestion de paie s’en trouve optimisée : le service RH gagne du temps et peut se concentrer sur d’autres tâches plus stratégiques.

A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.