Comment calculer l’indemnité kilométrique mensuelle ?

12 Juin 2019

L’indemnité kilométrique permet de rembourser les frais du salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Non assujettie à l’impôt sur le revenu, tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent en outre en bénéficier, de l’employé au cadre en passant par l’agent de maîtrise. Faisons le point sur les modalités de calcul de l’indemnité kilométrique.

Ce que dit la loi

Plusieurs conditions sont nécessaires pour pouvoir bénéficier d’un remboursement de ses frais de route :

  • le salarié doit être le propriétaire officiel du véhicule (son nom doit figurer sur la carte grise) ;
  • il doit impérativement produire des justificatifs (date et lieu du déplacement, nombre de kilomètres effectués, motif professionnel) ;
  • il doit utiliser son véhicule à des fins strictement professionnelles ;
  • il ne peut se faire rembourser ses trajets entre son domicile et son lieu de travail.

Le remboursement concerne 3 types de véhicules :

  • la voiture ;
  • le 2-roues supérieur à 50 cm3 (moto);
  • le 2-roues inférieur à 50 cm3, (cyclomoteur comme le scooter).

Depuis la loi de 2016 sur la transition énergétique, les employeurs du privé peuvent prendre en charge les frais engagés par le salarié se déplaçant à vélo entre son domicile et son lieu de travail à hauteur de 25 centimes par kilomètre parcouru (exonérés de cotisations dans la limite de 200 € par an par salarié).

Le barème fiscal de l’administration, calculé en fonction du nombre de chevaux fiscaux et de la distance parcourue, est mis à jour chaque année. L’arrêté du 11 mars 2019 fixe les nouveaux montants des dépenses kilométriques pour 2019. Pour déterminer la base de remboursement de l’indemnité kilométrique, l’administration fiscale prend en compte dans son calcul les coûts afférant à l’usure globale du véhicule, au carburant, à l’entretien, aux réparations, à l’achat de pneus et à l’assurance.

Le remboursement est octroyé au salarié sous réserve de présentation d’un justificatif mentionnant la date et le motif professionnel du déplacement ainsi que la distance parcourue.

Il y a des montants à ne pas dépasser sous peine que ces derniers soient considérés comme des avantages en nature et donc soumis aux cotisations sociales. Les indemnités kilométriques reçues chaque mois doivent être mentionnées au pied du bulletin de salaire. En cas de contrôle de l’Urssaf, il suffit de présenter les justificatifs dans le logiciel isiRH.

Le calcul de l’indemnité kilométrique mensuelle avec isiRH

Le barème est mis en œuvre sur l’année civile, mais les salariés sont remboursés de leurs dépenses professionnelles mensuellement. Calculer les indemnités kilométriques mois par mois, donc au fil de l’eau, permet de minorer le risque d’erreur.

Sur isiRH, les taux applicables légalement sont paramétrables. Le calcul est simplifié : les différents taux publiés par l’Urssaf sont mis à jour automatiquement sur le module de gestion des indemnités kilométriques. Le profil de chaque salarié est renseigné avec le type de véhicule et la puissance administrative est enregistrée, ce qui permet de calculer automatiquement les indemnités à lui rembourser. En cas de changement de tranche kilométrique, les régularisations s’effectuent automatiquement. Le logiciel calcule le nombre de kilomètres remboursés depuis le début de l’année civile. isiRH permet par ailleurs la synchronisation avec des agendas (Google G Suite ou Microsoft Exchange), recueille les informations connexes aux déplacements professionnels (date, lieu, heure), calcule automatiquement la distance parcourue et remplit le formulaire mensuel. Concernant les cas particuliers, le logiciel permet l’ajout manuel des déplacements.

La gestion informatisée des indemnités kilométriques avec un outil collaboratif tel que isiRH apporte un gain de temps certain grâce à la dématérialisation des justificatifs et à la validation multi-niveaux de la saisie.

A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.