Comment bien choisir son prestataire de coffre-fort numérique ?

3 Juil 2019

Depuis la loi « Travail » de 2016, l’entreprise peut remettre à ses salariés un bulletin de salaire électronique, sauf si ces derniers s’y opposent. Le coffre-fort électronique, s’il permet l’accès et l’archivage des bulletins de paie, regroupe d’autres données RH utiles au suivi administratif des salariés. À la clé, une optimisation du temps de travail du service RH qui gagne en productivité, des économies pour l’entreprise de consommables, un engagement dans une démarche éco-responsable, des documents papiers n’encombrant pas inutilement le sous-sol et les bureaux… Et des documents mis en sécurité ! Mais pour adopter un coffre-fort numérique performant et répondant aux exigences légales, encore faut-il bien choisir son prestataire.

Les enjeux du coffre-fort virtuel

L’archivage électronique des informations doit leur permettre de conserver leur valeur légale ; il s’agit de leur vocation probatoire. Trois règles sont à suivre :

– Intégrité : les informations et documents ne doivent pas pouvoir être modifiés ou dénaturés. Pour garantir leur intégrité, les données font l’objet d’une traçabilité et leur accès est sécurisé.

– Authenticité : la copie dématérialisée doit être conforme à la pièce de base. Pour ce faire, avant d’être archivé, il est nécessaire de savoir qui est à l’origine du document, ce dernier devant être signé électroniquement et devant faire l’objet d’un horodatage.

– Lisibilité : les formats classiques tels que le type PDF apportent une lisibilité au document pour le rendre exploitable.

Le respect des normes en vigueur

Le prestataire est tenu d’avoir la norme française Afnor NF Z42-013 sur l’archivage numérique (devenue la norme internationale ISO 14641-1) et doit respecter la garantie de la confidentialité avec le cryptage chiffré des données du décret du 30 mai 2018. L’éditeur doit proposer un coffre-fort électronique suivant la réglementation sur la dématérialisation : la norme logiciel NF203, le label FNTC (Fédération des tiers de confiance) et la certification de la CNIL.

Les différents types de documents à stocker

La dématérialisation des documents en lien avec les Ressources Humaines ne se réduit pas aux fiches de paie. L’e-coffre-fort permet en effet au service RH de traiter d’autres types de documents importants : pièces justificatives des dépenses professionnelles, déclaration des kilomètres parcourus dans le cadre professionnel, contrats de travail, arrêts de travail, entretiens professionnels, convocations et attestations diverses. Peu importe le logiciel informatique gérant les différents dossiers, votre prestataire doit pouvoir vous proposer un coffre-fort numérique capable d’effectuer un traitement automatisé de tous ces documents.

La localisation des serveurs

Les serveurs de votre prestataire doivent se trouver en France ou au moins dans un pays de l’Union Européenne afin que les documents bénéficient d’une protection par la législation française ou européenne, comme le RGPD.

Associant disponibilité et accessibilité, isiRH met ainsi à votre disposition des serveurs français sans interruption de service. Ses techniciens interviennent en moins de 4 heures en cas de coupure momentanée ou de problème matériel.

L’intégration du coffre-fort numérique à d’autres logiciels

L’intégration du coffre-fort virtuel à d’autres programmes informatiques liés aux Ressources Humaines est importante : votre coffre-fort numérique doit permettre de gérer en toute sécurité les transferts automatisés des documents, de les contrôler et de rendre plus aisé l’accès lors d’une recherche de pièce ou d’une consultation. Intégré au logiciel de paie, le coffre-fort numérique permet la remise des bulletins de salaire dématérialisés en un seul clic. Le prestataire retenu connaît vos solutions informatiques de gestion de paie ou peut vous en proposer une. IsiRH met d’ailleurs à votre disposition une solution RH complète pour gérer vos Ressources Humaines de A à Z.

A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.