Comment assurer une gestion efficace du temps de travail ?
Le temps de travail d’un salarié fait partie des clauses définies lors de la signature du contrat de travail. Bien que le temps de travail soit indiqué au préalable dans ce contrat de travail, les heures de travail réalisées peuvent différer. L’employeur a pour obligation de mettre en place un suivi du temps de travail effectif afin de calculer justement la paie et de déclarer le nombre d’heures réellement travaillées.
Voyons ensemble quelles sont les obligations de l’employeur en matière de gestion de temps de travail, l’importance d’un bon suivi et comment mettre en place ce suivi efficacement.
Quelle est la réglementation du suivi du temps de travail ?
La gestion du temps de travail des salariés est une des obligations légales de l’employeur. En effet, en France notamment, le temps de travail des salariés ainsi que sa gestion sont très réglementés. Le salarié tout comme l’employeur ne peut pas faire ce qu’il veut en matière de temps de travail. C’est pourquoi vous devez être en mesure de justifier toutes les heures travaillées pour l’ensemble de vos salariés.
Par ailleurs, vous devez veiller à ce que les horaires de vos salariés correspondent à ce qui a été convenu dans leur contrat concernant le temps de travail. En effet, la gestion du temps de travail doit permettre de contrôler :
- Les amplitudes journalières,
- Les temps de repos,
- Les limites légales du temps de travail (exemple : temps partiel).
De plus, les heures supplémentaires ainsi que les absences et congés doivent être comptabilisés. Le suivi du temps de travail doit être enregistré au quotidien et récapitulé dans un décompte hebdomadaire.
Enfin, un résumé du suivi du temps de travail mensuel doit être réalisé et peut être joint au bulletin de paie chaque mois. En cas de contrôle de l’inspection du travail, vous devez être en mesure de fournir tous les documents qui servent au suivi du temps de travail des collaborateurs.
Quels sont les objectifs du suivi du temps de travail ?
Le gestion du temps de travail est essentielle. Cela permet de veiller au respect des réglementations et lois en vigueur. En effet, un bon suivi évite les oublis qui pourraient être aussi associés à du travail dissimulé. La gestion du temps de travail permet donc d’être en règle en cas de contrôle de l’URSSAF.
De plus, un suivi correctement effectué du temps de travail limite les litiges entre salariés et employeurs. Le temps de travail n’est jamais vraiment fixé, de nombreux paramètres interviennent, comme les retards, absences, congés, heures supplémentaires…etc. En effet, s’il y a un écart entre le temps réellement travaillé et le temps déclaré, cela a un impact financier sur les deux parties. Ainsi, si une des parties se sent lésée, cela entraîne inévitablement un litige.
Par ailleurs, grâce à une bonne gestion du temps de travail, on assure un calcul correct de la rémunération de l’employé. En effet, le calcul du salaire se fait en fonction du taux horaire ce qui implique d’avoir une gestion irréprochable du temps de travail. Ainsi, cela évite un mécontentement de la part du salarié et ne diminue pas la motivation du collaborateur à travailler pour l’entreprise.
Enfin, un logiciel de GTA répond aux problématiques de gestion de temps et permet d’avoir une meilleure organisation du temps de travail. Les plannings sont plus efficaces et par conséquent l’entreprise est plus productive.
Comment élaborer un suivi du temps de travail ?
Vous êtes tenu d’effectuer un suivi du temps de travail ? Voici quelques bonnes pratiques.
Tout d’abord, vous pouvez demander à vos salariés de se charger de noter eux-mêmes à la main leurs horaires de travail journaliers effectués et cela via un cahier ou registre. Cette méthode est le plus souvent utilisée pour les employés soumis à une convention de forfait annuel car ils organisent eux-mêmes leur temps de travail. Dans ce cas l’employeur ne peut en aucun cas contrôler les horaires.
Ensuite, vous pouvez utiliser un système de badgeage. Dans ce cas, l’employé doit pointer à chaque entrée et sortie de son poste de travail. Vous devez vous assurer que le système est fiable et infalsifiable. Le salarié quant à lui doit pouvoir vérifier que les horaires sont enregistrés pour s’assurer qu’ils coïncident avec les heures réelles.
Enfin, vous avez le choix de mettre en place un système de suivi du temps de travail grâce au logiciel SIRH. Ainsi, le salarié saisit son temps et ses absences directement sur le logiciel. Il indique ses heures de début et de fin de travail quotidiennement. L’avantage c’est que, pour tout oubli, les heures peuvent être ajoutées a posteriori. Les informations sont ensuite transmises aux supérieurs qui valident si les horaires sont corrects et ont la possibilité d’invalider si cela n’est pas correct.
Le logiciel SIRH est donc la solution la plus fiable. Par ailleurs, il centralise toutes les informations de suivi du temps de travail. On y retrouve les horaires de travail, les heures réellement travaillées, les absences, les arrêts, les congés. Le logiciel calcule également les compteurs temps comme les jours de récupération. L’employé comme les employeurs peuvent avoir accès à toutes ses données afin d’organiser au mieux le temps de travail.
Comment isiRH vous aide-t-il à la gestion du temps de travail ?
isiRH est un logiciel SIRH qui vous propose de nombreux modules d’aide à la gestion du temps de travail.
Tout d’abord, isiRH possède une gestion des absences et congés et permet au collaborateur d’accéder à un espace personnel pour réaliser des demandes d’absence et de congés et consulter ses compteurs temps : congés payés, RTT, récupération, repos compensateur. Suite à une demande, un workflow de validation est activé. Ces workflows de validation sont entièrement personnalisables à votre mode de fonctionnement : double validation, manager, service RH…etc.
Puis, accédez à un planning d’absences et congés, global, individuel ou par équipe. Les absences et congés posés remontent automatiquement dans les agendas pour une meilleure gestion du temps de travail.
Enfin, isiRH gère une multitude de typologies de saisie de temps de travail. Vous pouvez ainsi gérer l’annualisation du temps de travail, des relevés d’heures hebdomadaires, le forfait jours, des feuilles de pointage mais également de la saisie de temps sur des projets en cours. Accédez à un récapitulatif global des différentes saisies sur un module dédié à réaliser des exports des temps travaillés.
Pour conclure, même si vous n’avez aucune obligation légale quant à la manière de réaliser le suivi du temps de travail, la solution SIRH est la plus simple. L’automatisation des données vous donne un accès rapide et une vue d’ensemble, ce qui vous permet d’être plus efficace dans votre gestion du temps de travail.
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A propos de l’auteur :
Emma Gemptel
Rédactrice web
isiRH
Passionnée par le webmarketing, la communication et désireuse d’apprendre.
