Coffre-fort numérique : quelques explications !

Les Ressources Humaines utilisent de plus en plus de solutions digitales. Logiciel de paie, de gestion des temps, outil de gestion des notes de frais, etc. Le SIRH inclut des modules perfectionnés comprenant une dématérialisation des documents pour faciliter la gestion du personnel dans l’entreprise. Parmi ces outils se trouve le coffre-fort numérique. Mais qu’est-ce que c’est, exactement ? Voici toutes les explications sur cet indispensable de l’archivage digital.

Le coffre-fort numérique : définition

De la même manière qu’un coffre-fort traditionnel, le coffre-fort numérique RH est un espace de stockage virtuel en ligne. Il permet d’archiver, de consulter et de transmettre tout type de document de façon sécurisée, comme les bulletins de salaire, les contrats de travail ou d’autres fichiers nécessaires au service RH. Il fonctionne comme n’importe quel autre coffre-fort, mais de manière dématérialisée.

Le cadre juridique

L’archivage à vocation probatoire des documents est effectué en fonction de règles rigoureuses (normes Afnor en France). L’e-coffre-fort fait ainsi l’objet d’une réglementation stricte en matière d’intégrité, de confidentialité et de disponibilité des données, qui doivent être sécurisées, traçables et accessibles.

Votre prestataire de coffre-fort numérique doit respecter la réglementation en vigueur et être labellisé par la CNIL. Il doit également apporter une « information claire, loyale et transparente » concernant les conditions de fonctionnement et d’emploi du coffre-fort avant même la signature du contrat de service. La situation géographique des serveurs, qui doivent être en France ou tout du moins dans l’UE est ainsi un élément indispensable à prendre en compte. Ceux d’isiRH sont en France, pour une protection des données en accord avec le RGPD.

Le fonctionnement du coffre-fort électronique

Les documents administratifs de vos collaborateurs sont archivés dans chaque coffre-fort numérique individuel. Pour y accéder, il suffit au salarié de s’identifier grâce à ses codes personnels.

Il a accès en particulier à ses bulletins de paie dématérialisés à n’importe quel moment de sa vie active, même après avoir quitté l’entreprise et ce jusqu’à son 75^e anniversaire ou pendant une durée de 50 ans. La loi permet la remise de la fiche de paie au format numérique sans avoir besoin de l’accord préalable du salarié. Si ce dernier préfère la recevoir en version papier, il doit en effectuer la demande auprès du service RH de son entreprise en cochant l’option via son espace personnel. Le service de gestion du personnel en est informé et tient compte de ce souhait dès le mois suivant.

Un atout pour votre entreprise

isiRH propose un coffre fort sécurisé, sur le même modèle qu’une GED (Gestion Electronique des Documents), qui permet de dématérialiser les documents essentiels lors de la vie du collaborateur dans l’entreprise.

Votre entreprise économise par ailleurs du papier, de l’encre et des timbres, toujours bon à prendre pour l’environnement. Enfin, documents numériques riment avec gain de temps et productivité pour le service RH, qui n’a plus à imprimer, mettre sous pli puis envoyer par voie postale les bulletins de salaire. Fini le temps perdu avec les fiches de paie, les gestionnaires RH peuvent se concentrer désormais sur leur cœur de métier !

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