Changement de SIRH : comment mener à bien ce projet ?

Un logiciel SIRH vous permet de répondre à des besoins quotidiens de gestion de données des collaborateurs, de pilotage RH, d’automatisation des processus. 

Ce type de logiciel vous permet de gagner du temps et de vous recentrer sur des activités RH à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, le marketing RH, la gestion des talents, la politique de recrutement ou encore la gestion des conflits sociaux. 

De plus, les stratégies digitales développées par les DRH s’appuient sur plusieurs tendances : automatiser les processus RH, créer une expérience collaborateur, engager le collaborateur, protéger les données RH etc. Ces axes stratégiques font de la mise en place d’un logiciel SIRH, un enjeu majeur pour 2020.

Vous êtes prêt à vous équiper d’un SIRH ou à en changer pour un logiciel plus performant ? Voici les facteurs-clés de succès dans la mise en œuvre d’un logiciel SIRH : choix d’un SIRH, adaptabilité, adhésion des collaborateurs etc.

S’équiper d’un SIRH : les questions à se poser en amont

Étudier les moyens financiers et humains

Tout d’abord, il est essentiel de réfléchir aux moyens humains et financiers à allouer au projet, le but étant de définir le budget et de mobiliser une équipe pour mener le projet. L’idéal est que cette équipe projet soit constituée d’experts RH et d’un DSI. Une équipe doit être également dédiée à la gestion du logiciel pour répondre aux questions des utilisateurs et contacter l’éditeur du logiciel.

Réfléchir au périmètre du logiciel SIRH

Ensuite, il faut réfléchir au périmètre de l’application, c’est-à-dire au nombre d’utilisateurs, aux différents services ayant accès au logiciel afin d’avoir un logiciel performant au niveau technique pour le nombre d’utilisateurs.

Définir les priorités

Puis, définir des priorités est important pour mener efficacement le projet. La question principale reste la suivante : Quels sont les processus à automatiser en priorité ? Pour quels établissements (si vous disposez de plusieurs sites) ? Pour ne rien oublier, créez un sondage diffusé auprès des différents services de l’entreprise pour identifier les insatisfactions concernant les processus mis en place. Cela permettra également de développer l’adhésion des collaborateurs au logiciel en prenant en compte les freins de tous.

Notre conseil d’éditeur SIRH : parfois, il peut sembler important d’optimiser tous les processus de l’entreprise mais nous vous conseillons de couvrir les besoins prioritaires, les processus à automatiser avant de perdre en productivité et de couvrir les autres besoins fonctionnels au fur et à mesure.

Prendre en compte les spécificités de l’entreprise

De plus, faire un listing de vos conventions collectives et de vos spécificités RH (saisie de temps, RTT, congés compensateur, forfait jour) vous permettra de trouver le logiciel SIRH le plus adapté à vos contraintes réglementaires et opérationnelles.

Enfin, si vous changez de SIRH, il faut prévoir une récupération complète de vos données pour les importer dans le nouveau SIRH. Vous devez alors rechercher des solutions interfaçables ou des solutions qui disposent de fonctionnalités d’import de données (grâce à des fichiers Excel mis à disposition par exemple).

Choisir un logiciel SIRH adapté à l’entreprise

Le type de SIRH choisi doit correspondre à la taille de votre entreprise. En effet, renseignez-vous sur les éditeurs en amont afin de ne pas choisir un éditeur qui a l’habitude d’équiper des ministères ou des mairies si vous êtes un entreprise du secteur privé. Dans ce sens, évaluez si l’éditeur équipe toutes les typologies d’entreprise ou seulement les PME ou les grands groupes. En effet, la solution sera adaptée aux typologies d’entreprises gérées par l’éditeur et pourrait donc ne pas être adaptée à la vôtre.

Ensuite, il est essentiel de choisir un partenaire qui saura vous accompagner tout au long de la mise en place du logiciel : formation des utilisateurs, assistance au paramétrage, support technique dédié. Nous vous conseillons d’opter pour un éditeur qui intègre à vos côtés le logiciel car il maîtrise sa solution et saura vous proposer des fonctionnalités développées spécifiquement selon votre mode de fonctionnement.

Voici une liste des autres éléments sur lesquels vous devez être attentif lors du choix d’un logiciel SIRH :

• Formations adaptées au profil des utilisateurs : administrateur, collaborateur lambda 
• Proposition de webinaires sur les évolutions, réglementaires ou fonctionnelles, du logiciel pour vous tenir informé
• Choix d’une solution complète mais simple d’utilisation
• Solution accessible sur tous supports : tablette, ordinateur, mobile
• Sécurité des données RH avec l’existence d’une politique de sécurité par exemple 
• Solution évolutive en fonction de vos besoins en local soit via le paramétrage ou via de potentiels développements par l’éditeur 
• Solution qui s’adapte à la croissance de votre entreprise
• Hébergement du logiciel SIRH : Saas ou On-premise. Si vous avez la possibilité de choisir entre les deux, la solution On-premise est à envisager uniquement si vous disposez d’ une équipe IT en interne pour gérer la maintenance et la mise à jour.

Mettre en œuvre un SIRH de façon efficace

Tout d’abord, n’hésitez pas à structurer votre projet et à répertorier vos besoins selon des catégories dans un cahier des charges. Quels processus souhaitez-vous automatisez ? Quelles sont les priorités ? Quels sont les bénéficiaires du SIRH ? Avez-vous plusieurs établissements à gérer ? Avez-vous des structures dans d’autres pays ? Quelles sont les spécificités de votre entreprise ?

Puis, comme évoqué dans la première partie de cet article, il est nécessaire de réfléchir à la composition de l’équipe en charge du projet et de la gestion du logiciel SIRH. Néanmoins, il faut également que les autres collaborateurs soient impliqués dans ce changement puisqu’ils vont être sollicités lorsque le déploiement aura lieu pour l’entreprise.

Ainsi, nous vous suggérons de lancer une campagne de communication en interne sur les changements liés à la mise en place du SIRH. Cela permettra de faire adhérer tous les collaborateurs à ce projet. Chaque utilisateur doit s’approprier le nouveau logiciel SIRH. Il est donc essentiel de le valoriser en indiquant les bénéfices que chaque collaborateur pourra retirer s’il l’utilise. In fine, l’adhésion du collaborateur augmentera par la même occasion sa productivité. Découvrir comment simplifier les démarches administratives permet d’améliorer la qualité de vie au travail.

isiRH, un logiciel SIRH complet, simple et évolutif

Si vous cherchez à changer de logiciel SIRH , pourquoi pas le logiciel isiRH ? C’est un logiciel SIRH qui comprend plus d’une centaine de fonctionnalités afin d’adapter le logiciel à vos besoins et à votre mode de fonctionnement. Il vous permet de gagner du temps sur les tâches chronophages afin de vous recentrer sur des activités RH comme la gestion des talents, le recrutement, les formations ou encore les entretiens professionnels et annuels !

N’hésitez plus et demandez une démonstration personnalisée du logiciel, une équipe sera dédiée à votre projet de mise en place d’un SIRH.