Quels sont les atouts d’un logiciel SIRH face aux enjeux du RGPD ?

18 Nov, 2022

Si les enjeux liés au RGPD concernent l’entreprise dans son ensemble, le service des ressources humaines est particulièrement concerné par l’important volume de données sensibles qu’il gère au quotidien. L’adoption d’une solution SIRH efficace pour assurer sa conformité au règlement se révèle alors essentielle. 

Depuis son entrée en vigueur, le 25 mai 2018, le Règlement général sur la protection des données, dit RGPD, impose à toutes les entreprises de l’Union Européenne l’adoption d’une politique renforcée en matière de protection des données personnelles, que celles-ci appartiennent à leur clientèle ou à leurs collaborateurs. Une vigilance particulièrement accrue est ainsi attendue de la part des services des ressources humaines compte tenu de la quantité de données personnelles qu’ils traitent.

En effet, en cas de non-conformité au RGPD l’entreprise peut alors s’exposer à une sanction pénale et à de lourdes sanctions financières : jusqu’à 20 millions d’euros d’amende, ou 4 % de son chiffre d’affaires mondial « groupe ». À cela s’ajoute, bien sûr, le préjudice non négligeable dont peut souffrir son image.

Pour assurer la conformité du service RH de son entreprise au RGPD, l’utilisation d’un logiciel SIRH (pour « Système d’Information des Ressources Humaine ») est toute adressée. On vous explique pourquoi ! 

Protéger les données personnelles en centralisant les dossiers du personnel

Données de localisation, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, évaluations annuelles des salariés, procédures disciplinaires, rupture de contrat de travail, justificatifs d’absence, arrêt maladie… sont autant de données personnelles que le service des ressources humaines d’une entreprise est amené à traiter, et autant de cas d’usage où l’entreprise s’expose à un risque de non-conformité au RGPD. Et ce, notamment si ses outils n’intègrent pas les exigences règlementaires, c’est le cas par exemple avec l’utilisation d’un tableur Excel.

L’emploi d’une solution SIRH conforme aux obligations du RGPD permet alors la centralisation et la sécurisation de ces données personnelles. Qui plus est, les collaborateurs, au même titre que les clients, doivent à tout moment pouvoir exercer leur droit d’accès, de suppression ou de modification sur leurs données personnelles. Un logiciel SIRH facilite notamment ces actions grâce aux données plus facilement localisées dans l’outil, qui seront organisées et hiérarchisées selon les besoins.

Gérer les données sensibles lors du recrutement et de l’onboarding

Dans le cadre d’un processus de recrutement, le service des ressources humaines est amené à recevoir une quantité plus ou moins élevée de CV et de lettres de motivation ; à mener un certain nombre d’entretiens ; et pourquoi pas, à proposer diverses formations. Garantir la stricte sécurité des données personnelles enregistrées lors de ce processus de recrutement est l’une de ses principales missions. 

L’utilisation d’un logiciel SIRH sécurisera ces échanges de données, mais permettra également de recueillir le consentement de tous les candidats en intégrant les mentions ad hoc en amont de la soumission de la candidature.

Garantir l’archivage et le coffre-fort numérique

Distribution des bulletins de paie, gestion des avantages sociaux et des frais de santé, tenue de l’épargne salariale, traitement des notes frais… Au sein d’un service RH, la gestion des missions qui revêtent un aspect financier sont monnaie courante, et l’entreprise doit assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles traitées durant la réalisation de chacune d’elles. 

Toujours dans le cadre du respect des exigences liées au RGPD, se pose alors la question de l’utilisation des bons outils pour la conservation et l’archivage électroniques de ces documents importants. Les solutions SIRH dotées d’un coffre-fort numérique présentent l’avantage d’être « certifiées » pour leur conformité au RGPD, ou à d’autres normes contribuant au respect du RGPD comme la norme NF 203 CCFN sur la sécurité des logiciels de coffre-fort numérique.

gerer archivage documents et coffre fort numerique

Sécuriser les serveurs où sont stockés les données

Si les données sont le nouvel or noir aux yeux des hackeurs, les serveurs où sont stockées l’intégralité des données sensibles doivent faire l’objet d’une sécurisation importante au sein de chaque entreprise. Faire preuve de négligence sur la sécurisation de ces données constitue, pour une entreprise, un risque d’intrusion et/ou de vol et une nuisance tant pour ses relations d’affaires que pour ses collaborateurs

Pour garantir la protection de ces données, des moyens techniques peuvent être déployés, à l’image d’une solution SIRH hébergée, par exemple, dans le Cloud. Les données sont ainsi chiffrées et stockées tout en permettant leur accessibilité au gré des utilisateurs autorisés.

Et si nous avions le logiciel qui répond à tous ces enjeux ?

Doté de nombreux modules, le logiciel isiRH de Silae vous permet de composer votre logiciel SIRH sur mesure. 

Entre instantanéité et sécurité, cette solution adaptée aux enjeux règlementaires vous fera gagner du temps dans l’accomplissement des missions quotidiennes !

À propos de l’auteur

Emma Gemptel

Rédactrice Web

isiRH

Passionnée par le webmarketing et désireuse d’apprendre.

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