Pourquoi adopter un outil RH collaboratif pour votre entreprise ?

8 Mai 2019

Vous pensiez peut-être qu’un SIRH servait surtout à calculer la paie et gérer l’administration du personnel ? Avec le développement des modes de travail dans l’entreprise, portés par les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC), le système d’information a évolué et est devenu aujourd’hui un véritable outil RH collaboratif pour l’entreprise.

Dès que l’entreprise embauche son premier salarié, elle a besoin de mettre en place un logiciel RH. Celui-ci lui permet de gérer les ressources humaines sans crainte de commettre d’erreurs : l’informatique formalise aujourd’hui de nombreux outils. 

Grâce à lui, la fonction stratégique des Ressources Humaines s’est renforcée. Mais quelles qualités principales une entreprise doit-elle donc attendre de la part d’un outil RH aujourd’hui ? Voici donc ce qu’apporte un tel outil à une entreprise

Un outil RH : l’allié idéal de l’assistant RH 

Une meilleure productivité

L’accès aux informations, la gestion des documents et leur mise à jour sont des paramètres cruciaux pour la productivité d’une entreprise, et ce d’autant plus que ses collaborateurs sont mobiles. La mise en place d’un coffre-fort numérique regroupant tous les documents encadrant la vie dans l’entreprise de chaque collaborateur et intégrant les exigences du RGPD, pallie la lourdeur administrative liée à la gestion du personnel, en particulier lorsque les équipes de travail sont dispersées sur différents sites. Un outil RH collaboratif permet aux salariés travaillant à distance d’avoir accès en temps réel, grâce à la synchronisation des fichiers, à leur dossier administratif. Le service RH les avertit de la mise à disposition d’un document dans leur espace par un SMS programmable. Moins sollicités, les gestionnaires RH gagnent du temps, tout comme les collaborateurs : chacun peut se concentrer entièrement sur son cœur de métier.

 

Une valorisation du capital humain

Tout en accroissant la productivité, l’optimisation des échanges liée à l’utilisation d’un tel outil RH dans son entreprise crée de la cohésion. Organigramme pour une vision claire du fonctionnement de l’organisation, trombinoscope pour mieux connaître ses collègues, boîte à idées en vue d’apporter des améliorations à l’entreprise : tout cela n’est pas centralisé au sein du service Ressources Humaines, mais accessible à chacun. L’intérêt ? Une implication réelle de chaque collaborateur dans l’entreprise et une meilleure communication avec le service RH guidant les salariés dans la prise en main de l’outil, pour un accompagnement propice à l’autonomie.

Chaque collaborateur est rendu acteur non seulement de sa carrière, mais aussi du fonctionnement de l’entreprise. En somme, le SIRH est un véritable outil conciliant les dimensions individuelle et collective, qui sont complémentaires.

 

Une évolution des technologies

Les logiciels RH permettent d’automatiser les tâches de gestion administrative du personnel afin de rendre leur traitement moins chronophage pour plus d’efficacité. Respect du Code du travail, élaboration des contrats de travail, suivi des temps de travail, gestion des absences, calcul de la paie : l’avènement des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication aide l’assistant RH à gagner du temps sur la partie administrative – d’autant plus important que cette dernière participe à l’élaboration de la paie – au bénéfice d’autres missions prenant de plus en plus d’ampleur dans l’entreprise.

 

Une recherche des talents et d’une productivité optimale

Les entreprises cherchent des talents, lesquels peuvent être difficiles à recruter du fait de leur rareté sur le marché de l’emploi. Le rôle des RH est de donner une impression positive autour de la marque employeur pour attirer les candidats afin qu’ils postulent sur le site internet de l’entreprise. L’assistant RH peut ensuite rechercher les candidatures dont il a besoin parmi le vivier constitué grâce à une CVthèque en ligne, solution digitale idéale pour les postulants autant que pour le service Ressources Humaines.

Gérer l’intégration des nouveaux embauchés grâce à un outil RH comprenant un module d’onboarding est essentiel pour les rendre opérationnels le plus rapidement possible au sein de l’entreprise. Cette dernière recherchant en effet la meilleure productivité possible, le nouveau collaborateur recruté doit pouvoir devenir très vite source de valeur ajoutée.

 

Une qualité de vie au travail améliorée

Pour pérenniser la productivité des salariés, l’assistant RH doit participer à maintenir leur bien-être pour réduire les risques psychosociaux et leur impact négatif sur la vie de l’entreprise. Plus disponible grâce au système d’information, il peut davantage prendre le temps de répondre aux problématiques des salariés le sollicitant et se concentrer sur des questions de fond comme le développement des compétences, aussi important pour l’épanouissement professionnel des collaborateurs que pour l’avenir de l’entreprise. En somme, grâce à son outil RH, l’assistant RH a le temps de se préoccuper de la dimension stratégique de la fonction ressources humaines.

 

Une analyse stratégique des données RH

L’exploitation des données RH est possible grâce au SIRH, qui permet à l’assistant RH de collecter les informations à analyser afin d’en tirer des statistiques, d’anticiper les inclinaisons futures ou d’aider à la prise de décision. L’élaboration de tableaux de bord grâce à ces données est primordiale pour la stratégie de la Direction des Ressources Humaines, qui gère le capital humain, pour anticiper les besoins en recrutement, prévenir l’absentéisme, fidéliser les talents ou encore réduire le turnover, par exemple.

 

Un outil RH adaptable à toutes les missions de l’assistant RH

Pour gérer la multitude de volets que recouvre la gestion RH, un outil automatisé est nécessaire à l’assistant et au service RH dans son ensemble, mais doit s’adapter aux particularités de votre entreprise en fonction de ses caractéristiques et de ses objectifs. IsiRH conçoit des outils personnalisables s’ajustant à l’évolution de vos besoins.

Les 7 qualités d’un outil RH performant

Une conformité aux obligations légales

Le respect des contraintes juridiques est incontournable pour ne pas risquer une sanction. Tout logiciel RH doit prendre en compte le droit du travail en intégrant régulièrement des mises à jour automatiques suivant les évolutions législatives.

 

Une adaptabilité parfaite

  • Il doit être flexible et personnalisable afin de s’ajuster à la croissance de l’entreprise. De nouveaux modules doivent pouvoir s’incrémenter au fur et à mesure du développement de votre société. Si vous prévoyez un grand nombre de recrutements à la suite d’une évolution de votre stratégie RH, les modules CVthèque et onboarding vous seront sans conteste indispensables.
  • Primordial pour ne pas avoir à saisir les données en double et pouvoir les exploiter de différentes manières, le système d’information doit être interopérable.

 

Une possibilité offerte de travailler de n’importe où

Avec un outil cloud, travailler de n’importe où devient possible. Une connexion internet suffit. Gestionnaires RH, managers et collaborateurs peuvent ainsi gérer leurs tâches et effectuer les saisies facilement et en toute simplicité.

 

Une communication facilitée

La centralisation des données est indispensable pour gagner du temps. Elles doivent être regroupées au même endroit pour faire circuler l’information et encourager le dialogue, un avantage lorsque les équipes sont dispersées sur plusieurs sites ou que certains travaillent en horaires décalés.

Les solutions de travail collaboratif centralisent les informations et permettent la mise à jour en temps réel des fichiers comme les comptes-rendus de réunion, ce qui simplifie la communication interne. Un panneau d’affichage dématérialisé permet ainsi à chaque collaborateur de voir les notes de service sans voir sa boîte mail s’engorger. De même, le suivi informatisé de la gestion de projets améliore la coordination dans le travail en équipe.

La saisie en ligne facilite les demandes par le collaborateur de remboursement de frais, d’acomptes ou encore de congés. En un mot, elle accélère les processus RH. De plus, les échanges entre service RH et salariés sont simplifiés par la prise de rendez-vous dématérialisée, utile lors de la programmation des entretiens professionnels. Les échanges acquièrent de la fluidité et le service Ressources Humaines gagne en réactivité et en adaptabilité.

 

Une aide au pilotage de la GRH

Tous les besoins RH doivent être couverts par votre outil RH, de la gestion administrative du personnel à la GPEC (recrutement, gestion des compétences, mobilité, formation) en passant par la gestion de la paie, des congés, des absences… Cela permet d’automatiser les tâches, mais aide aussi au management. Les outils de pilotage comme les tableaux de bord sont indispensables dans la mise en œuvre d’une vraie stratégie RH.

 

Une dimension collaborative

Mettre en place un logiciel accessible à tous est important. Les salariés peuvent consulter leur dossier, réaliser leurs demandes administratives et saisir leurs notes de frais de manière autonome. Les managers peuvent mieux communiquer avec leurs équipes et le service RH gagne du temps et se rend plus disponible pour se concentrer sur leur stratégie. Le travail collaboratif renforce la cohésion dans l’entreprise et chacun y gagne en qualité de vie.

 

Une sécurisation optimale des données 

Chaque utilisateur dispose de droits d’accès aux informations selon son profil, que vous devez pouvoir contrôler. Votre logiciel SIRH doit faire l’objet d’un certificat de sécurisation des données SSL (Secure sockets layer) ou TLS (Transport layer security), les deux désignant la même chose. Les solutions d’isiRH sont ainsi protégées par un certificat TLS en https pour une sécurisation garantie.

isiRH, l’outil RH pour mettre l’humain au coeur de votre démarche

Aujourd’hui, la fonction de l’assistant RH ne consiste plus seulement à assurer la gestion administrative au quotidien. Véritable relais au sein du service des Ressources Humaines, il joue un rôle polyvalent et doit jongler avec de multiples casquettes. Les technologies ont impacté son métier : l’utilisation d’un outil RH est désormais incontournable pour mener à bien des missions très variées.

Une solution de travail collaboratif est donc un précieux soutien pour une transformation digitale mettant l’humain au cœur de votre entreprise. C’est pourquoi le logiciel isiRH vous accompagne dans votre transition numérique. Simple et intuitif, il s’adapte à votre organisation et à l’évolution de votre marque tout en s’inscrivant dans les valeurs de votre entreprise et permet d’optimiser les coûts de votre fonction RH.

isiRH analyse votre besoin et vous accompagne dans le déploiement de votre plateforme informatique. N’est-ce pas l’idéal pour que tous vos collaborateurs s’y adaptent le mieux et le plus rapidement possible ?

A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.