3 Bonnes raisons d’utiliser un logiciel de note de frais

24 Avr 2019

Votre entreprise se développe et les tâches administratives sont chronophages ? Vous avez peut-être informatisé votre gestion de paie ou des congés. Sachez qu’investir dans un outil dédié à la gestion des frais professionnels est tout aussi important si vous êtes une entreprise dynamique dont les collaborateurs sont amenés à se déplacer pour signer des contrats ou rencontrer des prospects. Voici 3 raisons d’utiliser un logiciel de notes de frais pour que la gestion des frais de déplacement ne soit plus une corvée.

 Automatiser la saisie des notes de frais : un gain de temps et productivité 

L’automatisation de la gestion des frais professionnels élimine le travail fastidieux de la saisie manuelle avec le passage en revue d’une montagne de paperasse. En général simple d’utilisation et intuitif, un logiciel de notes de frais facilite la saisie, en particulier pour les utilisateurs mobiles, qui transmettent leurs justificatifs de n’importe où en temps réel grâce à la numérisation. Le contrôle des saisies des utilisateurs est rapide ; la vérification des pièces justificatives et le suivi comptable sont facilités par la dématérialisation des documents.

Il faut apporter une attention particulière aux frais professionnels car une erreur risque d’éveiller les soupçons de la part des contrôleurs de l’URSSAF , chaque note de frais doit être justifié pour prétendre à un remboursement.

La mise en œuvre d’une solution SIRH détermine clairement les rôles de chacun, de la vérification du bien-fondé des dépenses professionnelles par les managers au contrôle de leur conformité aux règles par les Ressources Humaines. La collaboration entre les différents services, les ressources humaines et la comptabilité ou le cabinet expert-comptable gagne en fluidité et permet un précieux gain de temps, donc une meilleure productivité. Cela garantit ainsi la bonne qualité du processus de remboursement pour vos salariés.

Limiter les risques d’erreur et d’abus

La saisie manuelle implique souvent un risque d’erreur élevé auquel pallie efficacement un logiciel de notes de frais. Son paramétrage réduit les erreurs de saisie ou les oublis et il indique les informations essentielles au traitement des remboursements de frais. Les montants à rembourser sont calculés automatiquement en fonction de la politique de frais ou des avances effectuées au salarié, comme par exemple les indemnités kilométriques, ainsi que les taux de TVA et la part de récupération de la TVA possible. Les écritures comptables sont de plus basculées automatiquement dans la comptabilité, ce qui allège davantage les tâches administratives liées aux notes de frais.

Outre cette automatisation offrant plus de confort à l’utilisateur et au service RH, il repère, voire stoppe, les éventuelles tentatives de double remboursement ou de remboursement de frais lors de périodes non travaillées. C’est donc un moyen de contrôle efficace qui sécurise la gestion administrative des frais professionnels.

 Utiliser un logiciel de note de frais : une meilleur politique de frais grâce à une analyse des dépenses 

haque entreprise met en place un ensemble de règles applicables en interne : barème kilométrique, plafonds, forfaits, etc. Lier votre politique de frais avec un outil de gestion dédié permet de l’automatiser au maximum et d’orienter votre stratégie (rembourser les frais kilométriques ou la location d’un véhicule, par exemple). Les dépenses professionnelles représentant l’un des plus gros budgets d’une entreprise, il est indispensable de pouvoir analyser les dépenses a posteriori. Cela favorise la mise en place de la politique de frais ou son amélioration avec un ajustement des modalités de remboursement, au réel ou au forfait.

Un logiciel de note de frais apporte par ailleurs à tous les acteurs de l’entreprise une vision globale et synthétique des frais professionnels engagés par les collaborateurs. Des tableaux de bord personnalisés peuvent être édités à tout moment par le manager souhaitant maîtriser son budget et le service comptable peut provisionner les futurs remboursements. Le tout pour un meilleur contrôle des dépenses avec une vision segmentée par client, par projet ou par département.

A propos de l’auteur :

Maxime Houx

CEO

Siqual : Développement de solutions Web.
Animé par les nouvelles technologies, le secteur informatique et le besoin d’entreprendre.